مؤثر ای میل کیسے لکھتے ہیں

01 سب سے پہلے، پیغام اور وصول کنندہ پر غور کریں

اگلا، وصول کنندہ کے نقطہ نظر پر غور کریں. آپ کے پیغام کو عمل کرنے یا سمجھنے کی کیا ضرورت ہے؟ پس منظر کی معلومات لازمی ہے (لیکن ضرورت سے زیادہ نہیں). اس کے علاوہ، اس خاص وصول کنندہ کے لئے مناسب آداب کو ذہن میں رکھیں. امیگاسنٹس اور مخففات، جیسے OMG یا LOL، نوکری کے ایپلی کیشنز اور سب سے زیادہ کاروباری ای میل کے لئے موزوں نہیں ہیں.

02 ایک تشریحی ای میل موضوع لائن لکھیں

جب آپ ایک ای میل لکھتے ہیں تو، موضوع کی لائن جیسے "ہیلو" یا "کام پر گھر کی ملازمت" کے بارے میں غیر معمولی کچھ نہیں لکھتے ہیں یا اسے خالی چھوڑ دیں. اس قسم کے موضوع کے ساتھ ای میلز وصول کنندہ کے سپیم باکس میں ختم ہونے کا واحد موقع ہے یا صرف نظر انداز کر دیا گیا ہے. اگر آپ کسی نوکری کے لئے درخواست دے رہے ہیں تو، موضوع کی لائن میں پوزیشن کا نام رکھیں. اگر ای میل کسی ساتھی کے پاس ہے تو، اپنی موضوع لائن کو ایک مختصر جملہ بنائے جو پیغام کے مقصد تک پہنچتا ہے. وضاحتی مضامین لکھنے کے لئے ایک اور فائدہ یہ ہے کہ آپ کو اس کے بعد ان کی تلاش کرنے کی ضرورت ہے تو یہ آپ کے ان باکس میں تلاش کرنے کے لئے آسان ہو جائے گا. اگرچہ "سوال" جیسے ای میل لائن کے ساتھ کچھ مددگار نہیں ہوگا، اگرچہ.

03 مناسب وصول کنندہ کو سلام

اگر آپ اپنے وصول کنندہ کا نام جانتے ہیں لیکن ذاتی طور پر اسے یا نہیں جانتے ہیں، تو عنوان کا استعمال کرکے سلام کرتے ہیں. عزیز محترمہ Brunelli. (جب خواتین کے لئے "محترمہ" یا "مس" مناسب ہو تو "محترمہ" کا استعمال کریں.) اگر آپ صنف کے بارے میں غیر یقینی ہیں تو، صرف پہلا اور آخری نام، یعنی پیارے کرس سمتھ کا استعمال کریں. اگر آپ شخص کا نام نہیں جانتے تو، آپ کے ای میل کو سلام نہ کریں یا سادہ سلام کا استعمال کریں. مثال کے طور پر. ہیلو، مبارک ہو، پیارے منیجر، وغیرہ.

اگر ای میل کسی ساتھی یا کسی اور سے آپ کو معلوم ہے، تو اس کا نام استعمال کریں جو آپ شخص یا فون پر استعمال کریں گے.

04 درست گرامر اور تکرار کا استعمال کریں

ای میل میں صحیح گرامر کا استعمال کرنا بہت اہم ہے. ذہنی طور پر یا ذہنی طور پر، قارئین کو جغرافیائی غلطیوں کے لئے بھیجنے والوں کو سزا دیتا ہے.

• چلائیں پر چلیں - جب آپ ایک ای میل لکھتے ہیں، تو دور نہ کریں. یہ چھوٹا سا پابند قارئین کا وقت دیتا ہے کہ الفاظ کے معنی میں لے جا سکے. مختصر سزائیں ان چھوٹے سے روکنے کے لئے اجازت دیتا ہے. جب تک وہ ٹیکنیکل طور پر چلنے والی سزائیں نہیں ہیں تو اس سے طویل عرصے تک توڑیں.
• کمانڈ - بہت کم یا بہت سے کمانڈ الجھن میں جا سکتی ہیں. کوما درست طریقے سے استعمال کرنا سیکھنا.
• موضوع کے قواعد و ضوابط - اس قسم کی غلطی کی سزاوں کو اچھے مواصلات کی مہارت کے ساتھ امیدواروں کی طلبگاروں کے لئے سرخ پرچم ہیں. مضمون فعل کے معاہدے کے لئے قواعد کا جائزہ لیں.

05 وصف اور کیپٹلائزیشن چیک کریں

ایک شیل چیکر کا استعمال کریں، لیکن اس پر متفق نہ کریں. ایک جادو چیکر "ان" کے لئے "ان" یا "وہاں" کے لئے "ان" کے لۓ نہیں پکڑ سکیں گے، اور اس قسم کی غلطی کو بے معنی سے ظاہر ہوتا ہے. "اگرچہ" کے لئے "آپ" یا "tho" کے لئے ٹیکسٹنگ اختصاصات کا استعمال نہ کریں جیسے "اگرچہ."

درست سرمایہ کاری کا استعمال کریں. زیادہ تر لوگوں کو سزا اور مناسب صفتوں کے آغاز میں سرمایہ کاری کرنے کے بارے میں معلوم ہے، لیکن بہت سے ای میلز میں ایسا کرنے میں بہت ناکام ہے. دکھائیں کہ آپ شفٹ کی چابی کو مارنے کے لئے ایک سیکنڈ کے اس اضافی حصے کو لے جانے میں متفق نہیں ہیں. دوسری طرف، بہت سے دارالحکومت خط پڑھ سکتے ہیں. تمام کیپوں میں جملے لکھنے سے بچیں (جس میں بہت سارے افراد میں چیخ کی تشریح ہوتی ہے) کے ساتھ ساتھ سرمایہ کاری کرنا، صرف زور کے لئے، الفاظ کے پہلے خط جو ایک جملہ یا مناسب نام کے آغاز میں نہیں ہیں.

06 ای میل میں سادہ فارمیٹنگ کا استعمال کریں

یاد رکھیں کہ ای میل پروگراموں کو مختلف طریقے سے ظاہر ہوتا ہے. آپ کی اسکرین پر مکمل طور پر منسلک کیا نظر آتا ہے کسی دوسرے کے ساتھ چل سکتا ہے. اس وجہ سے، ای میل میں، ایک انتہائی فارمیٹ شدہ لفظ پروسیسنگ دستاویز کو پھانسی سے بچنے کے لۓ، دوبارہ شروع یا خط خط کی طرح. دستاویزات کا استعمال کریں جو سادہ متن کی شکل میں لکھے جاتے ہیں.

پیراگراف مختصر بنائیں. دوروں کی طرح، پیراگراف وقفے کو قاری کی آنکھ کو باقی بناتا ہے. سیل فون پر کسی کو پڑھنے والا ای میل مختصر پیراگراف سے فائدہ اٹھا سکے گا. لیکن پیراگراف کے حوالے سے بنیادی اصولوں پر عمل کرنے کے لئے محتاط رہیں.

07 بنو

ای میل کھاتے ہیں کہ دفعہ دفن کرنے والے ای میلز طے ہو جاتے ہیں اور آخر میں بھول جاتے ہیں. یا بدتر، وہ غلط سمجھ سکتے ہیں. جامع زبان کا استعمال کرتے ہوئے اپنا مقصد واضح کریں.

• کلام کو ختم کرو - فعال فعل کے ساتھ لکھیں. "جیک نے مجھے بھیجا" ایک فعال فعل کا استعمال کرتا ہے. "جیک کی طرف سے مجھے فارم بھیجے گئے تھے" غیر فعال ہے. غیر فعال فارم صرف چند الفاظ استعمال کرتا ہے، لیکن یہ اضافہ ہوتا ہے. اس سے زیادہ، اس کے قارئین کو اپنے سروں میں خیالات کو دوبارہ ترتیب دینے کی ضرورت ہوتی ہے.
• پوائنٹ پر چسپاں - بیرونی معلومات یا خیالات کو شامل کرنے کے لئے فتنہ کا مقابلہ کریں. دوسرے ای میل کے لئے ان کو محفوظ کریں.
• بلٹ پوائنٹس کا استعمال کریں - یہ آپ کے ریڈر کو اہمیت میں لے جانے کے لۓ بصری اشارے استعمال کرنے کی اجازت دیتا ہے. لیکن اگر گولیاں کیسے دکھائے جائیں تو گولیاں پیدا کرنے کیلئے اسٹریک یا ہائفینس کا استعمال کریں.

08 سائن ای میل مناسب طریقے سے

اگر آپ کے ای میل کو ایک معیاری دستخط پر غفلت ہے، تو یقینی بنائیں کہ یہ خاص ای میل آپ کو بھیج رہے ہیں کے لئے موزوں ہے. سیاسی بیانات یا آپ کے بچوں کے نام اور عمر کے ساتھ دستخط ذاتی ای میل کے لئے ٹھیک ہیں، لیکن کام کے لئے کم ذاتی دستخط استعمال کرتے ہیں. آپ کے ملازمت اور آپ کے آجر پر منحصر ہے، آپ اب بھی ایک اقتباس کے ساتھ اپنے ای میل دستخط کو ذاتی بنا سکتے ہیں. کچھ متنازعہ انتخاب کریں. اگر آپ کسی نوکری کے بارے میں پوچھ رہے ہیں تو، مناسب رابطے کی معلومات کو بغیر کسی کوٹ یا اضافی شخصیت کے لۓ اپنے دستخط کا استعمال کریں.

09 ریرید / ریتینک بھیجنے سے پہلے

بھیجنے سے قبل ہجے اور تنازعہ کی غلطیوں کی جانچ پڑتال کریں. اگر آپ کسی ای میل میں ایک نوکری کے درخواست کے لئے تلاش کرتے ہیں، تو اسے درست کریں پھر بھیجنے سے پہلے دوبارہ دوبارہ پڑیں. لیکن مواد کے لئے بھی درپیش ہے. اگر آپ کا ای میل بہت طویل ہے، تو اس سے زیادہ جامع بنانے کے طریقوں پر غور کریں. اور اگر آپ کا ای میل متنازعہ ہے یا غصہ میں لکھا گیا ہے، تو نہیں بھیجیں بچا. کچھ گھنٹوں یا ایک دن بعد میں اسے واپس آو اور دیکھو کہ اگر آپ اب بھی اسے بھیجنا چاہتے ہیں.

یہ ایک ای میل بھیجنے سے پہلے بہت کچھ کرنے لگے گا، لیکن اگر آپ مؤثر ای میلز بھیج رہے ہیں اور آپ کو اپنے ای میل کو مؤثر طریقے سے منظم کیا جائے تو، آپ کو آپ کو اصل میں زیادہ وقت نہیں مل جائے گا.