ملازمین کے سوالات سے نمٹنے کے لئے ملاقات کی حکمت عملی
لیکن ریورس بھی سچ ثابت ہوسکتا ہے: مثبت بات چیت شروع کریں اور دوسروں میں شامل ہونے کے لئے مدعو کریں اور نتیجہ ان لوگوں کے ساتھ مل کر کام کرنے والی ملاقات ہوسکتی ہے جو میٹنگ ان کے وقت کے قابل تھا.
کاروباری اجلاسوں کے بارے میں سب سے بڑی شکایت یہ ہے کہ وہ اکثر غیر ضروری ہیں اور قیمتی کام کا وقت ضائع کرتے ہیں. اس بات کا یقین رکھو کہ آپ اپنی میٹنگ کے مقصد کو واضح طور پر بیان کرتے ہیں، اس وقت پیش سیٹ کریں جو آپ اجلاس (اور ساتھ ہی کسی بھی کھلی بات چیت کے بارے میں) وقف کریں گے اور میٹنگ کے موضوعات اور منصوبہ بندی کی مدت میں رہیں گے. شاید آپ میٹھی بریکر یا گرم اپ کی سرگرمیوں سے ملاقات کے ساتھ بھی میٹنگ کرنا چاہتے ہیں.
یہاں ملازمتوں سے نمٹنے کے لئے حکمت عملی ہیں جنہوں نے میٹنگوں کے دوران سوالات اٹھائے ہیں جن کو آپ جواب دینا چاہتے ہیں، یا آپ کسی میٹنگ کے دوران کسی بھی وقت ایڈریس نہیں کرنا چاہتے ہیں.
فوری طور پر ایک سوال پر عمل کرنے کے لئے
اگر کوئی سوال بروقت اور کام پر ہے تو آپ محسوس کرتے ہیں کہ اسے حل کرنا چاہئے، فوری طور پر جواب دیں- لیکن مختصر طور پر اور پھر بیان کرنے کے بعد آپ میٹنگ کے اختتام پر مزید سوالات لیں گے.
اپنے بیان کی مدد کریں کہ آپ جسمانی زبان کے ساتھ چل رہے ہیں. اپنے نوٹوں کو دیکھو یا ایک سفید تختہ کا سامنا کرنا پڑیں. وغیرہ آنکھوں کے رابطے کو توڑنے سے آپ کو یہ پتہ چلتا ہے کہ آپ آگے بڑھ رہے ہیں. اگر آپ سامعین میں نظر آتے ہیں (خاص طور پر بلند کردہ ابرو کے ساتھ) آپ کو ایک سگنل بھیجا جا سکتا ہے جسے آپ مزید سوالات کے لئے کھولنے جا رہے ہیں.
اگر سامعین منفی یا دشمن ہیں تو، ان کے خدشات کو تسلیم کرتے ہیں لیکن صرف غیر مستقیم طور پر. آپ کو سمجھنے اور ان کے خدشات کا اشتراک کرنے کے لئے ایک لمحہ لے لو لیکن اگر آپ بہت دور دور ہو جائیں تو کچھ بھی نہیں کیا جائے گا. تجویز کریں کہ لوگ بعد میں ان کے سوالات لکھتے ہیں، یا آپ کے ساتھ مل کر آپ کو ذاتی طور پر ملنے کا ارادہ رکھتے ہیں جہاں آپ مزید تفصیلات میں ان کے خدشات پر گفتگو کر سکتے ہیں.
ایک سوال کا جواب جواب میں آتا ہے کیونکہ یہ:
- میٹھی ہولڈر کو ایسی چیزوں سے خطاب کرنے کی اجازت دیتا ہے جو ان کے بارے میں نہیں سوچتے ہیں؛
- یہ ایک پیغام بھیجتا ہے کہ آپ اپنے سامعین کو سن رہے ہیں؛
- صرف ایک سوال لے کر، آپ پیغام بھی بھیجتے ہیں کہ آپ ابھی تک میٹنگ کے کنٹرول میں ہیں لیکن اس کے بارے میں خیال رکھنا کہ حاضرین کونسی سوچ رہے ہیں.
ایک سوال کو مؤثر طریقے سے حل کرنے کے لئے کس طرح
اگر سوال پوچھا جائے گا بعد میں اجلاس میں خطاب کیا جائے گا، "یہ ایک اچھا سوال ہے اور ہم جلد ہی خطاب کر رہے ہیں."
اگر سوال پوچھا جا رہا ہے تو میٹنگ میں آف موضوع ہے اور اس سے خطاب نہیں کیا جائے گا، حل کے لئے مخصوص ہدایات کا ایک سیٹ دیں. اگر آپ صرف ایک سوال یا فیصلے کا جواب دینے سے انکار کرتے ہیں، "یہ اس میٹنگ کا مقصد نہیں ہے،" آپ کو اپنے ملازمین کو غلط پیغام بھیجنا ختم ہوسکتا ہے: انتظام نہیں کرتا.
اس سوال کے بارے میں بحث نہیں کی جائے گی کہ ایک اور طریقہ یہ ہے کہ آپ کو ذاتی طور پر آپ کے ساتھ (یا انتظامیہ کا ایک مناسب رکن) سے ملنے کے لۓ ان سے مزید معلومات میں ان کے خدشات پر تبادلہ خیال کرنا ہے.
ممکن ہو کہ آپ (اگر مناسب ہو) بھی مشورہ دے سکیں کہ مستقبل مستقبل میں ایک علیحدہ اجلاس میں خطاب کرنے کے بارے میں غور کرنے کے لۓ کافی اہمیت رکھتا ہے.
ایک سوال جمع کرانے میں مددگار ہے کیونکہ:
- ایک آرام دہ اور پرسکون کام کے ماحول کے ملازمین میں ان کے دماغ کو بولنے کے لئے بہت آزاد محسوس ہوسکتا ہے اور میٹنگ کا کنٹرول لے سکتا ہے؛
- زیادہ تر ناراض یا ناپسندیدہ ملازمین کو کسی اور سے زیادہ سنا جانا ہے. انہیں صحیح وقت میں ایک مناسب بورڈ دینے اور ترتیب دینے میں بڑی دشواریوں سے چھوٹی مسائل سے بچنے میں مدد مل سکتی ہے؛ اور
- ملازمین کی ضرورت ہے اور اچھی قیادت کا جواب دیں. اگر مینجمنٹ منصفانہ اور متوازن طریقے سے کنٹرول رکھتا ہے، تو وہ ملازمین کو پیغام بھیجتا ہے جو انتظام سن رہا ہے، لیکن مناسب حدود قائم کرنا لازمی ہے.