آپ کی تیاری کا تعین ہے کہ آپ اپنے مطلوبہ نتائج حاصل کریں گے
ملاقاتوں کے منٹ کے ساتھ مل کر ، دستاویزات جو شرکاء کو ایک میٹنگ کے بعد حاصل کرتے ہیں، اجنبی میٹنگ کے لئے منصوبہ ہے اور پہلے میٹنگ کے لئے رپورٹ کی پیروی کی جاتی ہے.
جب آپ ایک میٹنگ کے لئے ایک ایجنڈا تیار کرتے ہیں جو باقاعدگی سے مقرر نہیں کیا جاتا ہے تو، مندرجہ ذیل اقدامات آپ کی مدد کرے گی. اس آرٹیکل میں بعد میں، آپ باقاعدگی سے طے شدہ میٹنگ کے لئے ایک ایجنڈا ٹیمپلیٹ دیکھیں گے. دو قسم کے اجلاسوں میں اسی ایجنڈا کی چیزیں شامل ہیں لیکن بالکل وہی نہیں ہیں.
اجلاس ایجنڈا کی ترقی
سب سے پہلے، شناخت کریں کہ آیا آپ ملازمت کی منصوبہ بندی میں مدد کرنے کے لئے دوسرے ملازمین کی ضرورت ہے. پھر فیصلہ کرو کہ آپ کونسی میٹنگ منعقد کرتے ہو. آپ کے اجلاس کے لئے قابل اہداف قائم کریں . آپ کے مقاصد کا تعین ایک موثر میٹنگ پلان کے لئے فریم ورک قائم کرے گا. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ نے میٹنگ کے وقت کے فریم کے اندر مناسب طریقے سے حاصل کرنے کے قابل نہیں کیا ہے.
جیسا کہ سٹیفن کوی نے کہا کہ "انتہائی مؤثر افراد کے سات آداب"، "دماغ میں اختتام کے ساتھ شروع کریں." آپ کے اجلاس کا مقصد اجلاس کے فوکس، میٹنگ ایجنڈا، اور میٹنگ شرکاء کا تعین کرے گا.
ایک ایجنڈا کی تعمیر میٹنگ کے لئے ایک منصوبہ بنا رہی ہے.
آپ اس اہم مقصد یا مقصد کے ساتھ شروع کرتے ہیں جسے آپ میٹنگ منعقد کرنے کی کوشش کر رہے ہیں. ایک بار جب آپ نے اپنے مقصد پر فیصلہ کیا ہے، تو آپ کو یہ معلوم کرنا ہوگا کہ آپ اپنے اجنبی کی منصوبہ بندی کے لئے اضافی ملازمین کی مدد کی ضرورت ہے. اگر ہاں، تو انہیں اپنے میٹنگ ایجنڈا کو عام طور پر ای میل یا ٹیکسٹ کے ذریعے بنانے میں دعوت دینا ہے تاکہ اضافی میٹنگ کی ضرورت نہ بن سکے.
آپ کے اجلاس کے ایجنڈا کی ترقی کے طور پر بنانے کے فیصلے
اپنے مجموعی مقصد کا تعین کرنے کے بعد، آپ، یا آپ کی ٹیم، مندرجہ ذیل فیصلے کرنے کی ضرورت ہے. میٹنگ کے مقصد یا مقصد کے علاوہ، ان میں سے ہر ایک چیز میٹنگ ایجنڈا پر ظاہر ہوتا ہے.
- اصل اجلاس کے لئے ضروری شرکاء،
- ایسی چیزیں جو بحث یا کارروائی کی ضرورت ہوتی ہے جو مقصد یا مقصد کی تکمیل کی راہنمائی کرتی ہیں،
- اس گروپ کی متوقع وقت جس کی رقم آپ کو متوقع ہو، ہر چیز کی بحث کے لئے ضرورت ہو گی،
- اجلاس کے لئے تاریخ اور وقت،
- ایک مناسب مقام، جس میں اجلاس کے لئے تمام شرکاء کو آرام دہ اور پرسکون رکھا جائے گا،
- اجلاس کے لئے پری کام. اس میں کسی بھی پڑھنے، دستاویزات ، ڈیٹا، پہلے اجلاس سے منٹ منٹ، یا کسی دوسرے تیاری میں شامل ہوں گے جو آپ کی حقیقی ملاقات کامیاب ہوجائے گی. اس تیاری کو میٹنگ نوٹس اور ایجنڈا سے منسلک کیا جانا چاہئے جب آپ شرکاء کو دعوت دیتے ہیں.
مندرجہ بالا فیصلے کی اشیاء کے علاوہ، معیاری میٹنگ ایجنڈا اشیاء میں شامل ہونا چاہئے:
- ملاقات کا مقصد، ایجنڈا، اور متوقع نتائج اور مصنوعات کا جائزہ لیں.
- پہلے اجلاس کے منٹ کا جائزہ لیں.
- پہلے اجلاس میں شرکت کی شرائط اور کارروائی اشیاء پر شرکاء کی ترقی کا جائزہ لیں.
- نوٹ لینے والا یا رہنما کو حتمی ایجنڈا کے آئٹم کے طور پر موجودہ اجلاس کے دوران شرکاء کی جانب سے کئے گئے وعدوں کا جائزہ لینے کی ضرورت ہے.
فیصلہ کریں جو آپ کے اجلاس کے ایجنڈا کو پورا کرنے میں حصہ لیں
ایک بار جب آپ نے فیصلہ کیا ہے کہ آپ کا مقصد پورا کرنے کے لئے ایک میٹنگ ضروری ہے، تو آپ کو شرکاء کی فہرست تیار کرنے کی ضرورت ہے.
ہر ملازم ہر میٹنگ میں حصہ لینے یا نہیں کر سکتے ہیں، لیکن صحیح شرکاء کو مدعو کرنے میں آپ کی کامیابی کا امکان بڑھ جائے گا.
آپ کے اجلاس ایجنڈا کو پورا کرنے کے لئے شرکاء کو شناخت کرنے کی ضرورت ہے
آپ کے شرکاء کو ایک یا وقت کے لئے یا اجلاسوں کا مختصر سلسلہ یا باقاعدگی سے طے شدہ یا جاری اجلاس کے لئے اپنے آپ سے سوالات جیسے مندرجہ ذیل سوالات کی طرف متوجہ کریں.
- اس گروپ کو کونسا حل کرنا ہوگا جو گروپ تیار ہو؟
- اس گروپ کا کونسا عمل ہے جو گروپ پر بحث کر رہا ہے؟
- آپ کو تقسیم کرنے والی معلومات کو کون جاننے کی ضرورت ہے؟
- فیصلے کرنے کی راہنمائی کے لئے کون کون سا ڈیٹا اور حقائق فراہم کرسکتا ہے؟
- گروپ کے ساتھ اشتراک کرنے کا تجربہ یا مہارت کون ہے؟
- کسی بھی حل یا کاموں کے عمل کو کون کرنا ضروری ہے؟
- میٹنگ کے نتائج کو پورا کرنے کے لئے کونسی اجازت یا وسائل فراہم کرنا ضروری ہے؟
- کسی بھی حل یا سمت کے عمل کو کون کرسکتا ہے؟
کیا آپ باقاعدگی سے شیڈول اجلاسوں کے لئے میٹنگ ایجنڈا کی ضرورت ہے؟
ہر میٹنگ کو اپنی مرضی کے مطابق تیار ایجنڈا کی ضرورت نہیں ہے. زیادہ تر ملازمین نے اپنے محکموں یا ورکنگ گروپوں کے لئے باقاعدگی سے مقررہ میٹنگ کیے ہیں. آپ کے پاس ٹیموں اور منصوبوں بھی ہیں جن میں آپ شرکت کرتے ہیں.
ایک جاری منصوبے ہر میٹنگ کے لئے نئے تیار کردہ ایجنڈا کی ضرورت نہیں ہوسکتی ہے، لیکن آپ کی ٹیم آپ کی میٹنگ میں معیاری نقطہ نظر کو اپنانے کی طرف سے اچھی طرح سے خدمت کی جائے گی.
باقاعدگی سے مقررہ ملازمت کا اجلاس تین حصوں میں تقسیم کیا گیا ہے جس کے لئے ہر ایک معیاری اجنبی اشیاء ہیں: اطلاعاتی اشیاء، ایکشن اشیاء، اور فارورڈ منصوبہ بندی.
باقاعدہ طور پر شیڈول کردہ اجلاسوں کے لئے میٹنگ ایجنڈا کے اجزاء
معلوماتی اشیاء
کسی بھی ایجنڈا کی اشیاء کو لکھیں جو ہر میٹنگ کے لئے معلوماتی ہو. مثال کے طور پر، مینیجر نے سینئر مینجمنٹ میٹنگ کے نتائج پر گروپ کو اپ ڈیٹ کیا ہے.
ایکشن اشیاء
اجندا پر رکھیں جو کسی بھی چیز کو جو آپ چاہتے ہو وہ گروپ ہر باقاعدگی سے مقررہ میٹنگ پر نظر ثانی کرنا چاہیں گے. مثال کے طور پر، وقت کی مدت کے لئے بجٹ کی کارکردگی اور لاگت کی بچت اور مسلسل بہتری کے شناخت گروپ کو حاصل کرنے کا منصوبہ ہے.
فارورڈ پلاننگ
اس ایجنڈا پر رکھیں جو کسی بھی چیز کو گروپ بنانا چاہتی ہے یا آگے بڑھنے کے لئے تیار ہو. مثال کے طور پر، آئندہ مہینے کے لئے مختصر مدت کے مقاصد یا آئندہ تفویض پر شریک کارکن کی مدد کی ضرورت ہے.
اگر آپ اپنے میٹنگ ایجنڈا کو تیار کرتے وقت ان ہدایات کی پیروی کرتے ہیں تو، آپ کو امکان ہے کہ آپ کا اجلاس نتائج پیدا کردیں.
باقاعدگی سے شیڈول میٹنگ کے لئے نمونہ اجلاس ایجنڈا
باقاعدگی سے مقررہ میٹنگ کے لئے اس نمونہ ایجنڈا کا استعمال کریں تاکہ یہ یقینی بنایا جائے کہ آپ کے اجلاس آپ کے نتائج تلاش کریں.
- گرم اپ اور مبارک باد. اس گروپ کے ساتھ کتنی بار ملاقات ہوتی ہے اس پر منحصر ہے کہ ایک مختصر برفبریکر پر غور کریں.
- ملاقات کا مقصد، ایجنڈا، اور متوقع نتائج اور مصنوعات کا جائزہ لیں.
- پہلے اجلاس کے منٹ کا جائزہ لیں.
- مناسب محکمہ اور کمپنی کی معلومات فراہم کریں جو ٹیم کی ضرورت ہے.
- کارروائی اشیاء، عمل کی منصوبہ بندی، اور وعدوں پر نظر ثانی کریں. مقاصد پر گروپ کی ترقی کا جائزہ لیں.
- اس میٹنگ کے لئے اجنبی اشیاء کے بارے میں بحث کریں اور فیصلے کریں.
- اگلے مرحلے کی شناخت کریں.
- اگلے اجلاس کے لئے مقصد، نتیجہ، اور ایجنڈا کی شناخت کریں.
- میٹنگ کے اختتام پر، نوٹ لینے والا اجلاس کے دوران لوگوں کی جانب سے کئے گئے وعدوں کا جائزہ لینے کے لۓ.
- گروپ میں نہ ہونے والے افراد کی ضرورت کسی بھی معاونت کی شناخت کریں اور شرکاء کو رابطہ کرنے کے لئے تفویض کریں.
- اس بات کا تعین کریں کہ کونسل کے شرکاء کے باہر کون سا پتہ چلتا ہے کہ آپ کس طرح رابطے کو پورا کریں گے.
- میٹنگ کے 24 گھنٹوں کے اندر اندر منٹ بھیجیں یا فوری طور پر اگر نوٹ لینے والا الیکٹرانک طور پر نوٹ لے لیتے ہیں (نارمل).
مؤثر اجلاسوں کو ہولڈنگ کرنے سے متعلق