آپ منصوبہ، لیڈ، اور نتائج پیدا کرنے کے لئے اجلاس کا انتظام کرسکتے ہیں
اگر آپ ان میٹنگ مینجمنٹ کے مواقع میں سے کسی کو نظر انداز کرتے ہیں تو آپ کی ملاقاتوں اور ٹیمیں آپ کے سرمایہ کاری کے وقت سے آپ کی خواہش کا پھل نہیں بنائے گی. ان بارہ میٹنگ مینجمنٹ تجاویز لے لو اپنے حاضرین کو متوقع، مثبت اور تعمیل نتائج حاصل کرنے کے لئے رہنمائی کریں.
مؤثر اجلاسوں کو یقینی بنانے کے لئے اجلاس سے پہلے کیا کرنا ہے
میٹنگ سے قبل میٹنگ کے نتائج کو پورا کرنے کے لۓ ایکشنز. آپ تمام ضروری پیروی کرسکتے ہیں لیکن بغیر کسی مؤثر میٹنگ کے منصوبے کے بغیر، آپ کے نتائج آپ کو مایوس کرے گی. یہ تجاویز آپ کو اجلاس کی منصوبہ بندی اور لاگو کرنے میں مدد کرے گی.
اجلاس کی منصوبہ بندی کریں
نتیجے میں مؤثر اجلاسوں کا اجلاس میٹنگ منصوبہ بندی کے ساتھ شروع ہوتا ہے. سب سے پہلے، شناخت کریں کہ آیا آپ ملازمت کی منصوبہ بندی میں مدد کرنے کے لئے دوسرے ملازمین کی ضرورت ہے. پھر فیصلہ کرو کہ آپ کونسی میٹنگ منعقد کرتے ہو. آپ کے اجلاس کے لئے قابل اہداف قائم کریں.
آپ کے مقاصد کا تعین ایک موثر میٹنگ پلان کے لئے فریم ورک قائم کرے گا. جیسا کہ سٹیفن کوی کہتے ہیں کہ انتہائی مؤثر لوگوں کے سات آبیوں میں ، "اختتام کے ساتھ دماغ میں شروع کریں." آپ کے اجلاس کا مقصد میٹنگ کے فوکس، میٹنگ ایجنڈا اور میٹنگ کے شرکاء کو آپ کو مقصد کو پورا کرنے کی ضرورت ہے.
یقینی بنائیں کہ آپ میٹنگ کی ضرورت ہے
ایک بار جب آپ نے اپنی میٹنگ پلان تیار کی ہے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ سیٹ اہداف کو پورا کرنے کے لئے ایک میٹنگ مناسب گاڑی ہے. ایک میٹنگ کا شیڈول کرنے اور منعقد کرنے کے لئے مہنگا ہے جب آپ شرکت کرنے والے لوگوں کے وقت کا حساب رکھتے ہیں تو اس بات کا تعین کرنے کی کوششیں کریں کہ ایک میٹنگ مسئلہ کو حل کرنے، عمل کو بہتر بنانے ، یا جاری منصوبہ بنانے کا بہترین موقع ہے .
آپ یہ محسوس کر سکتے ہیں کہ آپ میٹنگ کے اہداف کو ای میل بحث یا کمپنی نیوز نیوز لیٹر کے ذریعے معلومات کی تقسیم اور درخواست کے ذریعے پورا کر سکتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ میٹنگ کی ضرورت ہے اور آپ کے لئے صرف آسان نہیں - آپ کو اپنے میٹنگ حاضرین سے بہتر نتائج ملے گا جب آپ نے اپنی ضروریات کا ذخیرہ لے لیا ہے.
میٹنگ میں مناسب شرکاء کو یقینی بنائیں
اگر میٹنگ آپ کے مقاصد کو پورا کرنے کے لئے مناسب ذریعہ ہے ، تو شرکاء کے ساتھ چیک کریں جنہوں نے کامیاب ہونے کے لئے اجلاس میں شرکت کی ہے. ضروری حاضرین کو اجلاس میں شرکت کیلئے دستیاب ہونا لازمی ہے.
اہم اسٹاف کے ارکان کے بغیر اجلاس منعقد کرنے کے بجائے میٹنگ کو ملتوی کیا. اگر ایک اہم فیصلہ ساز سازی کی جگہ میں ایک نمائندہ ہو تو، اس بات کو یقینی بنائیں کہ نامزد کردہ عملے کا رکن اجلاس میں فیصلہ کرنے یا ملتوی کرنے کا اختیار رکھتے ہیں.
میٹنگ سے پہلے پری کام تقسیم اور جائزہ لیں
آپ نے شرکت کی ہے کہ کتنی ملاقاتیں آپ نے شرکت کی ہیں جن کے ساتھ ملاقات کے سہولت کو ہتھیاروں کی واپسی سے گزرنے یا مائیکروسافٹ پاور پاور سلائڈ کی بحث کے لئے شروع کیا گیا ہے؟ مایوسی تم شرط بنتے ہو اجلاس میں ایک گروپ پڑھ لیا جاتا ہے، مقصد کی کامیابی کے لئے مشکل سے محتاط ہے.
جب ایک اجلاس منعقد کرنے کے لئے بیان کردہ مقاصد فیصلہ سازی اور جواب دینے کا مطالبہ کرتے ہیں تو، ایک گروپ پڑھنے میں لوگوں کے وقت کی شرمناک فضلہ ہے.
آپ سب سے زیادہ پیداواری ملاقاتیں کر سکتے ہیں اور اصل ملاقات سے پہلے ضروری کام کو فراہم کرکے نتائج کو یقینی بنا سکتے ہیں. میٹنگ کی کامیابیوں کو متاثر کرنے سے پہلے 48 گھنٹے پہلے پری کام، چارٹ، گرافس، اور پڑھنے کے مواد فراہم کرنا. مزید تیاری کے وقت جسے آپ نے مختص کیا ہے، بہتر تیار کردہ لوگ آپ کی ملاقات کے لئے ہوں گی.
دستاویزات جو آپ کو میٹنگ کے اہداف کو حاصل کرنے میں مدد ملے گی وہ رپورٹیں شامل ہوسکتی ہیں؛ اعداد و شمار، چارٹ، اور مسابقتی معلومات کے لنکس، فروخت کی مہینہ، اور پیداوار کی منصوبہ بندی؛ مائیکروسافٹ پاورپوائیٹ سلائڈ کرتا ہے جو کلیدی بحث پوائنٹس کی وضاحت کرتی ہے؛ اور پہلے یا متعلقہ اجلاسوں اور منصوبوں سے منٹس ، نوٹس اور اپنائیں ملیں .
قبل از کم کام، معلومات کو پڑھنے کے لۓ یہاں تک کہ صرف ایک ہی وقت میں تقسیم کیا جاسکتا ہے، جس میں سنگین توقع ہے کہ حاضریوں میٹنگ سے پہلے پری کام پڑھے گی، اس بات کا یقین کرنے میں مدد ملتی ہے کہ آپ کی ملاقات کامیاب ہو جائے گی.
مؤثر اجلاسوں کو یقینی بنانے کے لئے ملاقات کے دوران
ملاقات کے وقت کا مؤثر استعمال موضوع کے لئے حوصلہ افزائی کرتا ہے. یہ شرکاء سے عزم اور کامیابی کی احساس پیدا کرتی ہے. لوگ اپنے روزانہ چیلنجوں سے کہیں زیادہ بڑا محسوس کرتے ہیں. لہذا، ایک اچھی طرح سے سہولت، فعال میٹنگ جس کا پیچھا کرنے کے لئے مرحلے کا تعین میٹنگ کے نتائج پیدا کرے گا.
مؤثر اجلاس کی سہولیات
میٹنگ کے رہنما اجلاس کے شرکاء کے درمیان بات چیت کے لئے مثبت، پیداواری سر قائم کرتا ہے. مؤثر میٹنگ سہولیات اہداف کا جائزہ لینے، یا متوقع نتائج، اور ایجنڈا کے ساتھ شروع ہوتا ہے. سہولت سازی سے مدد ملتی ہے کہ گروپ کے ارکان کو توجہ مرکوز اور محتاط رہیں.
میٹنگ کے ڈیزائن اور ایجنڈا نے اجلاس کے لئے فریم ورک قائم کیا. ایک مؤثر سہولت دہندہ، جو ٹریک پر شرکاء رکھتا ہے، میٹنگ کے متوقع، مطلوب نتائج کو پورا کرتا ہے.
میٹنگ میں پری کام کا استعمال کریں
اجلاس کے دوران اجلاس سے پہلے پیش کردہ کام اور دوسری معلومات کا استعمال کریں یا حوالہ کریں. آپ شراکت داروں کی ضرورت کو مضبوط کرنے کے لئے وقت کی ضرورت کے وقت کو خرچ کرنے کے لئے تقویت دیتے ہیں جو مطلوب نتائج کو پورا کرنے کے لئے لازمی ہے.
آپ کے شرکاء آپ کے اجلاسوں میں شرکت کرنے سے پہلے تیار کریں گے اور آپ کے نتائج ٹھوس تیاری اور قیادت کی گواہی دے گی. کوئی بھی تیار نہیں، غیر متوقع، یا کسی ٹیم کی آنکھوں میں حصہ لینے کے لئے نہیں چاہتا ہے.
اعمال میں ہر شرکاء کو شامل کریں
ہر کام گروپ میں مختلف شخصیتیں ہیں جو میٹنگوں کے لئے پیش کرتے ہیں. آپ کو آرام دہ اور پرسکون ساتھیوں اور لوگ ہیں جو ہر پلیٹ فارم پر غلبہ کرتے ہیں. چاہے میٹنگ میں سہولت یا شرکت کی جائے، آپ کو میٹنگ کے اہداف کو پورا کرنے میں ہر حاضری کو شامل کرنے کی ضرورت ہے.
اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ میٹنگ کے موضوع میں اور پیروی میں ہر شریک کو سرمایہ کاری کیا جاتا ہے. آپ تمام ٹیموں کے ساتھ زیادہ نتائج حاصل کریں گے جو ایک اہم عملہ شخص کے ساتھ پہاڑ پر دھکیلنے کی کوشش کر رہے ہیں.
ایک مؤثر اجلاس کی پیروی کی منصوبہ بندی بنائیں
میٹنگ کے دوران، کارروائی کی اشیاء کے ساتھ ایک پیروی کی منصوبہ بندی کریں. مؤثر منصوبوں میں مندرجہ ذیل شامل ہیں.
- مخصوص کارروائی کا سامان،
- اس شخص کا نام جس نے "مالک" کرنے کے لئے کارروائی کی ہے،
- کارروائی کی شے کی تاریخ، اور
- کارروائی کے سامان کی تکمیل کی بابت کیا معاہدے کے بارے میں ایک معاہدے.
کامیابی کے لۓ حقیقی زندگی کے منظر عام اور رکاوٹوں پر تبادلہ خیال کریں کہ ٹیم کے ممبران اس تجربے کو پورا کرنے کی کوشش کریں گے جو ضروری نتائج پیدا کرے گی. آپ کی اگلی میٹنگ کے لئے ایک وقت مقرر کریں، اگر ضرورت ہو تو، شرکاء حاضرہ میں موجود ہیں.
مؤثر اجلاسوں کو یقینی بنانے کے لئے ملاقات کے بعد
اجلاس سے پہلے اور اس دوران منصوبہ بندی آپ کی توقع، مثبت اور تعمیری نتائج حاصل کرنے میں مدد کرنے میں ایک اہم کردار ادا کرتی ہے. ملاقات کے بعد آپ کے اعمال صرف اہم ہیں. اگلی مقررہ میٹنگ میں پیروی اپ کو نتائج کو یقینی بنانے کے لئے سرمایہ کاری کا کافی نہیں ہے.
میٹنگ منٹ شائع کریں
24 گھنٹوں کے اندر اپنے منٹ اور عمل کی منصوبہ بندی کی اشاعت سے شروع کریں. لوگ فوری طور پر نتائج میں حصہ لیں گے اگر وہ کارروائی کے سامان کو ابھی تک شروع کردیں. ان میں ابھی بھی ملاقات کی ایک نئی یاد ہے، بحث اور منتخب شدہ سمت کے لئے منطق ہے.
وہ حوصلہ افزائی اور شروع کرنے کے لئے تیار رہیں گے. منٹوں کی تقسیم میں تاخیر آپ کے نتائج کو نقصان پہنچے گا کیونکہ زیادہ تر لوگوں کو ان کے وعدوں سے نمٹنے کے لئے شروع ہونے سے قبل آنے والے منٹوں تک پہنچنے کا انتظار ہوتا ہے.
مؤثر اجلاس کی پیروی
احترام اور تعقیب کا مشاہدہ اور تعقیب آپ کی ملاقاتوں کے نتائج حاصل کرنے میں مدد کرے گا. اجلاس کے دوران قائم کردہ آخری تاریخ قائم کی گئی تھی. میٹنگ کے بعد، ہر ایک شخص کو ایکشن شے کے ساتھ ان کے عزم کی اپنی ذاتی کامیابی کے لئے بھی منصوبہ بنانا چاہئے.
چاہے وہ اپنے منصوبہ بندی میں قدم لکھتے ہیں، کاموں کو کسی اور عملے کے شخص کی نمائندگی کریں یا صرف کام کو مکمل کریں، انفرادی تعقیب ذمہ دار ہے.
تو میٹنگ پلانر ہے. آپ میٹنگ کے نتائج کو ہر فرد کے ساتھ درج کرکے کر سکتے ہیں جو میٹنگ کے درمیان ایکشن شے کے ذریعہ ہے. آپ کا مقصد ترقی کی جانچ پڑتال کرنا ہے اور اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ کامیں جاری رہیں. یاد رکھو کہ آپ جو کچھ پوچھنا چاہتے ہو وہ پورا ہو جاتا ہے.
اگلے میٹنگ کے دوران بیک اپ کے لئے احتساب
کیا آپ نے کبھی ایک پیچیدہ میٹنگ میں بیٹھا ہے جس میں ہر شرکاء سے تعلق رکھنے والے گروپ پر مشتمل ہے کہ وہ اپنی عزم کو پورا کرنے میں قاصر ہیں؟ نتیجہ بے شمار ہے. آپ کے میٹنگ سائیکل میں ابتدائی نتائج شروع ہونے کے لۓ جوابیاتی طور پر یا احتساب کی اپنی مرضی کا تعین کرنا .
میٹنگ کے درمیان سہولت سازی کے ذریعہ تعقیب میں مدد ملتی ہے، لیکن گروپ کو وعدوں کو ناقابل قبول رکھنے میں ناکامی کا سامنا کرنا پڑتا ہے . اگلے اجلاس میں پیش رفت اور نتائج پر رپورٹ کریں اور امید رکھیں کہ سب کو پورا کیا جائے گا. متبادل طور پر، اگلے میٹنگ میں پیش رفت کی جانچ پڑتال کریں اور اگر ترقی کے لئے ایک حقیقی روڈ بلاک موجود ہے تو یہ معلوم ہے کہ کس طرح آگے بڑھنا.
مسلسل بہتر بنانے کے لئے میٹنگ کے عمل کو یاد رکھیں
ہر میٹنگ پر بحث کرنے کی مشق مسلسل مسلسل بہتری کے لئے ایک طاقتور ذریعہ ہے. شرکاء نے اس بات پر تبادلہ خیال کیا کہ موجودہ میٹنگ کے عمل کے بارے میں مؤثر یا غیر موثر کیا تھا. وہ ان ترقی پر بھی بحث کرتے ہیں جو محسوس کرتے ہیں کہ گروپ اس موضوع پر کام کر رہی ہے جس کے لئے اجلاس منعقد ہوا.
دوسرے سطح پر مسلسل بہتری بڑھانے کے لۓ، کامیاب ٹیموں نے ان کے پورے منصوبے کے ساتھ ساتھ اس بات کا اندازہ لگایا کہ وہ نتائج کیسے پیدا کرنے میں کامیاب ہوگئے ہیں. مستقبل کے اجلاسوں کی تشخیص کی عکاسی ہوتی ہے. تنظیموں کو تنظیم کے نتائج پیدا کرنے کے لئے ایک اور مؤثر ذریعہ بھی شامل ہے.
نتیجہ
نتائج حاصل کرنے اور اچھی طرح سے منصوبہ بندی اور لاگو ہونے والے اجلاسوں سے متوقع ہیں. ان بارہ سفارشات کو پورا کرنے کے لئے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ حاضریوں کے ساتھ ملاقاتوں میں سرمایہ کاری کے وقت متوقع، مثبت اور تعمیل نتائج حاصل کریں. جب آپ ان مؤثر میٹنگ کی تجاویز کا استعمال کرتے ہیں تو آپ کی تنظیم آپ کی کامیابی کا اعزاز حاصل کرے گی اور آپ کے ساتھی کارکن آپ سے محبت کریں گے.