ملاقاتیں زیادہ پیداواری بنانے کے لئے سہولت کا استعمال کریں
ایک سہولت سازی کا اہم کردار گروہ کی منصوبہ سازی سیشن یا میٹنگ کو گروپ کو کام کو برقرار رکھنے اور ایک ہی سمت میں مل کر آگے بڑھ کر قیمت میں اضافہ کرنا ہے.
سہولت بھی اس بات کو یقینی بناتا ہے کہ ہر گروپ کے ممبر نے اجلاس میں حصہ لیا.
گروپ سہولت
گروہوں یا ٹیموں کی سہولیات کو داخلہ ملازمین، یا بیرونی کنسلٹنٹس کی طرف سے فراہم کی جاتی ہے، جو اس میں مہارت مند ہیں:
- پیش کردہ مواد اور معلومات،
- ایک ایسے عمل کو ڈیزائن اور تیار کرنا جو ایک گروپ میں مدد ملتی ہے اس کے مقاصد کو حاصل،
- میٹنگ ، ٹریننگ، ٹیم کی عمارت سیشن، یا کسی دوسرے کام کی تقریب کیلئے ایک مناسب ڈھانچہ فراہم کرنا، تاکہ گروپ کا مشن سیشن میں مکمل ہوجائے،
- اجلاس کے نتائج کے لئے مشترکہ ذمہ داری کو فروغ دینے اور
- شرکاء سے سوالات اور مسائل کے حل کے جواب سے آگے ڈرائنگ.
انفرادی سہولت
جب افراد عمل میں حصہ لیں گے تو عام طور پر یہ ہے کہ دو یا زیادہ ملازمین تنازعہ ، اختلافات، باہمی مقاصد کو قائم کرنے کی ضرورت ہے، یا اس منصوبے، عمل یا تجربے کو حل کرنے کی ضرورت ہے. ایک ہنر مند سہولت سازی، انفرادی ملازمین کی طرف سے ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ساخت، مواد اور عمل فراہم کرسکتے ہیں تاکہ ان کے مسائل کے حل کے حل میں متفق ہوجائیں.
سہولت فراہم کرنے والے افراد کی خصوصیات
سہولت ایک سیکھا مہارت ہے جو ان لوگوں کو قدرتی طور پر آتا ہے جو ایسی خصوصیات کو ظاہر کرتی ہیں:
- مضبوط گروپ کی قیادت کی مہارت،
- گروپ کے عمل اور ڈھانچے کی گہری علم،
- گروپ اور انفرادی طور پر متحرک اور علمی اور غیر معمولی مواصلات کی تفہیم کا علم ،
- تخنیک طور پر تربیتی اور ٹیم کی تعمیر کے مواد کو پیش کرنے کی صلاحیت جس طرح سے سیشن حاضرین سے شرکت کی حوصلہ افزائی کرتی ہے،
- لوگوں اور ان کی حالتوں کے لئے ہمدردی،
- طاقتور سننے اور مواصلات کی مہارت، اور
- گروپ کے مداخلت اور واقعات کو گروپ کے لئے مطلوب نتائج پیدا کرنے کی صلاحیت کی صلاحیت.
ایک مایوس کن سہولت سازی کی قیادت کے تحت، اجلاسوں، ٹیم کی عمارت کے سیشن، اور ٹریننگ کلاسز رہنما کے بغیر نتائج ممکن نہیں ہوسکتے ہیں. یہی وجہ ہے کہ ٹیم کے شرکاء کو اکثر مؤثر طریقے سے اپنے کام کے عمل کو مؤثر طریقے سے سہولت دینے کی صلاحیت، اجازت، اور معاونت کی کمی نہیں ہے.
ملاقاتوں سے دور رہنے سے متعلق گفتگو
کام میں لوگوں کے ساتھ مؤثر کام کرنے والے تعلقات اکثر یہ مشکل ہے. یہ سہولت سہولت میں آتا ہے. اجلاسوں میں مؤثر گروپ کی سہولت مشکل لوگوں کے درمیان بات چیت کی بات چیت کے سلسلے میں منسلک کرتا ہے.
دو یا اس سے زیادہ میٹنگ کے ممبروں کے درمیان آف موضوع کی بات چیت وقت ضائع ہوتی ہے، گروپ کی ترقی کو روکتا ہے، اور ٹیم کے افراد کو انفرادی طور پر محدود کرتی ہے. اس کے علاوہ، بہت سے چھوٹے گروہوں میں بات چیت کرتے ہوئے، موضوع پر جب تک، ان خیالات کے ٹیم کے ارکان سے محروم ہوجاتا ہے کہ ٹیم کے ارکان بحث کررہے ہیں.
آخر میں اجلاسوں میں تیار محدود خیالات کا نتیجہ ہے.
چاہے آپ میٹنگ رہنما، مینیجر یا کسی گروپ کے ممبر ہوں، آپ گروپ کے ممبران ایک وقت میں ایک سے زیادہ بحث کرتے وقت گروپ کو ساتھ ساتھ ساتھ لے کر مندرجہ ذیل خیالات کا استعمال کرسکتے ہیں.
مسابقتی مقابلہ کے انتظامات
- غیر معمولی مواصلات کا استعمال کریں: ایک لمحے کے لئے شرکاء میں مسلسل نظر آتے ہیں. دیکھتے وقت اپنے ابرو اٹھائیں یا شرکاء کو لہرائیں. اس شخص کو روکو جس کے پاس ایک منٹ کے لئے منزل ہے جبکہ دیگر شرکاء نے گروپ میں شرکت کی. ایسا کرنے سے مت ڈرتے ہیں - یہ مینیجر کے یا ٹیم لیڈر کے ملازمتوں کا حصہ ہے جو اجلاسوں کو کنٹرول کرنے کے لئے ہے.
- ایک سوال پوچھیں: مقابلہ گفتگو میں حصہ لینے والے گروپ کے اراکین میں سے ایک پر فون کریں. اجلاس میں ہونے والی گفتگو کے مختصر خلاصہ کے ساتھ، اس کی رائے سے پوچھیں. اس سے پوچھیں کہ وہ اپنے خیالات کو میٹنگ میں باقی لوگوں کے ساتھ اشتراک کریں.
کہو، "مجھے یقین ہے کہ ہم سب کو اس معاملے پر اپنے خیالات میں دلچسپی رکھتے ہیں، کیری." یہ آپ کے لئے تھوڑا بے چینی ہوسکتا ہے، لیکن یہ دو مقاصد پر عمل کرتا ہے: یہ بات چیت کو اہم بات چیت میں لاتا ہے اور یہ سب کو یہ جانتا ہے کہ رویے جائز نہیں ہے.
- زبانی طور پر مداخلت: براہ راست گروپ کے ممبران سے مقابلہ کرنے میں بات چیت میں حصہ لینے سے پوچھو کہ گروہ یا غضب کا استعمال بغیر گروہ بحث میں شامل ہوسکتا ہے. کہہ دو، "میں ڈرتا ہوں کہ جب ہم سب ایک ہی وقت میں بات کررہے ہیں تو ہم اچھے خیالات سے محروم ہیں. میں جانتا ہوں کہ میں ان تمام خیالات کا سراغ لگانا نہیں رکھ سکتا." عام طور پر، اس حکمت عملی کو استعمال کرنے کے لئے دوسری یا تیسری کوشش کے طور پر لوگوں کو ھیںچو. یہ براہ راست اور بہت مؤثر ہے لیکن ٹیم کے اراکین کو شرمندہ کر سکتے ہیں.
- ایک گروہ سگنل قائم کریں: گروہ سگنل نے شرکاء کو ایک وقت میں ایک بحث منعقد کرنے کی یاد دلاتا ہے . ایک سگنل جو مؤثر طریقے سے کام کرتا ہے ایک میٹنگ کی نشاندہی کرنے کے لئے ایک انڈیکس انگلی کو پکڑنے کے بعد ایک غیر زبانی وقت کا نشان بنانا ہے. اگر ٹیم کے ممبروں میں ایک اچھا تعلق ہے تو، ایک مذاق بھی ایک مؤثر ذریعہ ہوسکتا ہے. کچھ کی کوشش کریں، "اے، جان اور جین، آپ کی دنیا کو لے جانے کی منصوبہ بندی کرنے اور میٹنگ میں واپس آنے کی کوشش کرنی چاہئے."
اجلاس میں مقابلہ کے بارے میں بات چیت کے بارے میں حتمی لفظ
لوگ کاروباری اجلاسوں میں حصہ لینے والے اپنے کام کا ایک اچھا حصہ خرچ کرتے ہیں. اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ آپ اپنے ملازمین کو اپنے وقت کا اچھا استعمال کر رہے ہیں بنانے کیلئے یہ مینیجر کے طور پر آپ کی ذمہ داری ہے. موثر میٹنگ مینجمنٹ ان کے وقت کو برقرار رکھتا ہے اور طرف سے بات چیت کو کنٹرول کرنے سے آپ اس بات کا یقین کرسکتے ہیں کہ میٹنگ کو جاری رکھیں اور کوالٹی کے کام کو تیار کرے.