سوالات، امداد کی کارکردگی، نمائش کی اہلیت، اور رپورٹ کی تعمیر
موثر مواصلات کو "مواصلاتی معنی" کے لئے مکمل طور پر مواصلات کے انٹرویو کے تمام اجزاء کی ضرورت ہوتی ہے. جب سوال پوچھا جاتا ہے اور جواب دیا تو یہ خاص طور پر اہمیت ہے.
مواصلات میں اجزاء
کسی بھی مواصلات اور چھٹی میں پانچ اجزاء موجود ہیں جو کام جگہ کی مجموعی ماحول ہے جس میں مواصلات ہوتی ہے. مواصلات کے اجزاء ہیں:
- انفرادی پیغام بھیجنے والا. بھیجنے والا پیغام واضح طور پر اور کافی تفصیل سے پیش کرنا چاہیے تاکہ رسیور کا مطلب مرسل کے ذریعہ ہے.
- پیغام کے لئے سیاق و سباق. سیاق و سباق یہ ہے کہ پیغام کے بھیجنے والے کی طرف سے پیغام کیسے پہنچایا گیا ہے. اس مضمون میں غیر معمولی مواصلات جیسے اشاروں، جسم کی زبان، چہرے کا اظہار، اور اس طرح کی آواز کی آواز جیسے عناصر شامل ہیں. ایک پیغام کے لئے سب سے زیادہ سیاق و سباق صرف اس وقت دستیاب ہے جب رسیور پیغام بھیجنے والے کو دیکھ اور سن سکتا ہے. مثال کے طور پر، ای میل اور IM اموٹوکس ایک غریب متبادل ہیں کیونکہ بھیجنے والا ان وصول کنندہ سے ان پٹ کے بغیر تشکیل دیتا ہے.
سیاق و سباق کا ایک اور حصہ یہ جذبات ہے جو رابطے کے دائرے میں شامل ہیں. کیا ناراض ہے؟ کیا رسیٹر کے مواصلات یا ناپسندیدہ مواد کے مواد کو لاپتہ نہیں ہے؟ عمومی انسانی جذبات کو متاثر ہوتا ہے کہ آیا پیغام کامیابی سے مشترکہ ہے.
- پیغام وصول کرنے والے شخص. رسیور کو احتیاط سے اور سنجیدگی سے سننے کے لئے، وضاحت کے سوالات پوچھیں، اور اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ وصول کنندہ کے ذریعہ وصول کنندہ معنی کا حصول ہے. اگر وصول کنندہ وصول کنندہ پر اعتماد رکھتا ہے، تو مؤثر مواصلاتی اضافہ کے امکانات.
- ترسیل کا طریقہ آپ منتخب کرتے ہیں. پیغام کے معنی کو پہنچانے کے لئے وسائل کے ذریعہ منتخب کرنے کے ذریعہ درمیانی زیادہ تر مؤثر طریقے سے ڈلیوری کا طریقہ منتخب کیا جانا چاہئے. چونکہ مواصلات کے طریقوں کمپیوٹر اور موبائل آلات کے اختتام کے بعد بہت مختلف ہیں، ترسیل کے طریقہ کار کے بارے میں فیصلے زیادہ پیچیدہ ہو گئے ہیں. ترسیل کے طریقہ کار کو بھیجنے والے اور رسیور دونوں کے مواصلاتی ضروریات کو پورا کرنا ہوگا.
مواصلاتی طریقوں میں زبانی مواصلات، فوری پیغامات (ایم ایم)، ای میل، خط، علامات، پوسٹرز، ویڈیوز، اسکرین شاٹس، ٹیلی فون، نوٹ، فارم، تحریری دستاویزات، اور مزید شامل ہیں. یہ طریقوں کو بڑھانے کے لئے جاری رکھیں گے، اور ملازمت کی توقعیں ان کے کام کے ساتھ کام کرنے کے بارے میں فوری طور پر مواصلات کے لئے ترقی جاری رہے گی.
ذاتی مواصلات اہمیت میں اضافہ ہوا ہے خاص طور پر تنظیمی معلومات کے لۓ جو کہ تبدیلی کے لئے کال کرسکتے ہیں، ملازم کی شناخت فراہم کریں، یا جگہ پر سوالات کی اجازت دیں. انفرادی مواصلات بھی انعقاد کی جاتی ہے کیونکہ ملازمتوں کو جزوی، سیاق و سباق تک رسائی حاصل ہے.
- پیغام کا مواد. پیغام کا مواد صاف اور پیش کیا جانا چاہئے اور رسیور سے سمجھنے کے لۓ کافی تفصیل میں بیان کیا جانا چاہئے. اگر پیغام کا مواد گونج اور جوڑتا ہے تو، کچھ سطح پر، رسیور کے پہلے سے ہی عقائد کے ساتھ، یہ سب سے زیادہ مؤثر ہے.
کس طرح اچھے سوالات مواصلات کو بہتر بناتے ہیں
جیمز اے. پییل اور مریمن کرینچ نے مندرجہ ذیل میں شامل مؤثر مواصلات کو شامل کیا.
انسانی وسائل سے کسٹمر سروس تک، برا سوال تقریبا ہر کام جگہ کو آلودگی کرتی ہے. خراب سوالات اکثر ناکافی یا گمراہ کن جوابات کو فوری طور پر جواب دیتے ہیں اور جنسی تعلقات کو کمزور کر سکتے ہیں. دوسری طرف، اچھے سوالات کی صلاحیت، صلاحیت، اور رپورٹنگ کی ایک قابل قدر ذریعہ ہے.
چھ قسم کے اچھے سوالات ہیں: براہ راست، کنٹرول، دوبارہ، مسلسل، خلاصہ، اور غیر معقول. مختصر طور پر ان کی وضاحت کرنے کے لئے:
- براہ راست: آپ بنیادی تحقیق کے ساتھ ایک سادہ سوال بناتے ہیں.
- کنٹرول: جب آپ اسے پوچھتے ہیں تو آپ پہلے سے اس کا جواب جانتے ہیں. یہ جاننے کا ایک طریقہ ہے کہ یہ شخص جھوٹ بول رہا ہے، غیر جانبدار، اور / یا توجہ دینا نہیں.
- دہرائیں: آپ دو مختلف سوالات سے پوچھتے ہیں جو اسی معلومات کے بعد ہیں.
- مستقل: آپ مطلوبہ سوال کے تمام پہلوؤں کو تلاش کرنے کے مختلف طریقوں سے اسی سوال سے پوچھتے ہیں.
- خلاصہ: آپ ایک ایسے سوال سے پوچھتے ہیں جو ذریعہ کو جواب دینے کا موقع فراہم کرنے کا موقع ہے.
- غیر معتبر: یہ اس مضمون سے متعلق نہیں ہے جو آپ جاننا چاہتے ہیں، لیکن یہ ایک شخص ہے جس کے بارے میں شاید جھوٹ نہیں ہوگا. یہ یہ دیکھتا ہے کہ سچائی "کی طرح لگ رہا ہے" کو دیکھنے اور انسان کو آپ کو کھولنے کے لۓ کیا حاصل ہے. یہ سوال پوزیشن تبادلہ کے تناظر میں بھی جاسکتا ہے.
6 سوالات کے بارے میں تفصیلات
براہ راست
براہ راست سوالات بہترین ہیں: ایک تحقیقاتی، ایک فعل، اور ایک سنجیدہ یا ضمیر.
- تم کون ہو؟
- پارٹی میں کیا ہوا؟
- آپ دفتر میں کب آئے تھے؟
- کار چابیاں کہاں ہیں؟
- آپ نے جلدی ملاقات کیوں کی؟
- آپ نے اس رکن کے لئے کتنی رقم ادا کی؟
اختیار
جب آپ کہتے ہیں، "میں جان بوجھ کر براہ راست سوال نہیں مانگوں گا؟" جب آپ کسی جواب کے سچائی یا درستگی کی جانچ پڑتال کرتے ہیں، تو آپ کنٹرول کا سوال استعمال کرتے ہیں اور استحکام کے لۓ دیکھتے ہیں.
کنٹرول سوالات جان بوجھ کر سوالات ہیں جو آپ کو اس کا جواب جانتا ہے وہ معلومات کی دریافت کے بارے میں نہیں ہیں. وہ رویے، تقریر کے نمونے، اور سچائی کی درستگی یا درستگی کے بارے میں ہیں. شاید یہ بات ہے جو آپ نے شخص کے ساتھ پہلے کے بارے میں بات کی تھی.
اگر آپ جانتے ہیں کہ آپ کے انسانی وسائل کے ٹیم نے کسی ملازم کو الگ کردیا ہے کیونکہ ملازم کسی شخص کے بارے میں شکایت کرنے کے لئے ایک ای میل بھیجتا ہے، آپ شاید ایک کنٹرول کے سوال سے کہیں گے، "یہ آج پامیلا کے ساتھ کارکردگی کا جائزہ لینے میں کیسے آیا ہے؟" معلومات کے؛ آپ صرف یہ جاننا چاہتے ہیں کہ آپ کا HR شخص کس طرح سوال کا جواب دیتا ہے.
دہرائیں
آپ دو مختلف طریقوں سے اسی معلومات پر آنا چاہتے ہیں. مثال کے طور پر، اگر آپ نے پوچھا، "سیلز فورس پر کتنے لوگ ہیں؟" آپ جو شخص بول رہے ہو وہ جواب دے سکتا ہے: "میدان میں 22 ہیں." بعد میں، جب آپ اس کے ساتھ کچھ مختلف باتیں کر رہے ہیں - ایسے علاقوں میں جہاں کمپنی ایک پائیدار ہے، مثال کے طور پر - آپ پوچھ سکتے ہیں، "آپ کے پاس کتنے فروخت کے علاقوں ہیں؟"
وہ جواب دے سکتا ہے، "22،" جو فروخت فورس پر اہلکاروں کی تعداد کی تصدیق کرنے کا ایک طریقہ ہے. یہ ایک مکمل آزمائش نہیں ہے، لیکن اس سے قبل اس نے کہا کہ اس قدر قدر اور جدت ملی ہے. وہ دو مختلف سوالات ہیں جن کی معلومات فراہم کی جاتی ہے.
دوبارہ سوالات کا استعمال کرتے ہوئے، آپ کو بھی اختلافات کو بے نقاب کر سکتے ہیں. اگر آپ کے ذریعہ اس مثال کا جواب ہے کہ 28 سیلز علاقوں میں موجود ہیں، تو آپ کچھ واضح کرنا چاہتے ہیں. شاید وہاں ایک اچھی وجہ سے اچھی وجہ ہے - سیلز فورس عام طور پر 28 کی تکمیل رکھتی ہے، لیکن حال ہی میں بہت زیادہ تبدیلی ہوئی ہے کہ وہ چھ مختصر ہیں - لیکن جواب اس حقیقت کو شکست دینے میں اضافہ کرتی ہے کہ نمبر کے درمیان کوئی غلطی ہے اہلکاروں اور سیلز علاقوں کی تعداد. اس خرابی کا مسئلہ حل کرنے کے لۓ مزید پوچھ گچھ کرنا ہوگا.
مسلسل
کسی بھی تبادلے میں جس سے ایک سوال سے زیادہ جواب دیا جا سکتا ہے، مکمل جواب حاصل کرنے کے لئے مستقل سوالات کا استعمال کرتے ہیں. دوبارہ سوالات کی طرح، مسلسل سوالات مفید بھی ہیں اگر آپ کو شک ہے کہ یہ شخص سچا نہیں ہے.
"آپ کی چھٹیوں پر آپ کی چھٹیوں پر کیلیفورنیا کہاں گئے؟" اس جواب کے جواب میں شاید "ڈینیلینڈ." ہوسکتا ہے. اگرچہ یہ ممکن ہے کہ ڈزنی لینڈ صرف ایک ہی جگہ ہے، اس سوال کا پیچھا کرنے کے لئے منطقی ہے، "کہاں اور؟"
ڈینگی لینڈ کے بارے میں سوالات کو براہ راست بائپنگ کرنا اور براہ راست جانے کا مطلب یہ ہے کہ آپ کو اپنے دوست کی کیلیفورنیا کی سفر کی مکمل تصویر حاصل کرنے کا موقع ملتا ہے، جب تک کہ کسی اور وقت میں یہ اطلاع نہ پائے.
خلاصہ
خلاصہ کے سوالات سچائی کا تعین کرنے کے بارے میں نہیں ہیں جتنا اس نے کہا ہے اس کے ذریعہ اس کے ذریعہ واپس کھانا کھلانے کے لۓ اس کے بارے میں سوچنے کا موقع ہے، "کیا میں اصل میں کہہ سکتا ہوں کہ میں کیا کہنا چاہتا ہوں؟"
آپ کو دو قسم کے ہیچ بیک بیک سے مکمل سائز کے عیش و آرام کی ماڈلوں میں ہر قسم کی کاریں فروخت کرتی ہیں. ایک نوجوان جوڑے شو روم میں آتے ہیں اور عیش و آرام کی ماڈلوں میں سے ایک ٹیسٹ ٹیسٹ کرنے کے لئے کہتے ہیں.
"آپ اکثر وقت کے لئے کار کا کیا استعمال کریں گے؟" آپ پوچھتے ہیں.
"کام کرنے کے پیچھے آگے آگے کام. ہم اسی عمارت میں کام کرتے ہیں، "وہ کہتے ہیں.
"آپ کے لئے گاڑی کا کیا استعمال کریں گے؟"
"میرے والدین کو دیکھنے کے لئے اختتام ہفتہ پر سفر. اس طرح کا سامان. "وہ روکتا ہے اور اضافہ کرتا ہے،" وہ ایک سو میل میل دور رہتے ہیں. "
"آپ کیوں سوچتے ہیں کہ عیش و آرام کار بہترین انتخاب ہے؟"
وہ ایک نظر بدلتے ہیں. وہ کہتے ہیں، "ہم اسے دوسروں سے بہتر پسند کرتے ہیں."
"آپ کا پسندیدہ رنگ کیا ہے،" آپ پوچھتے ہیں، براہ راست اس کی تلاش میں.
"لال."
"لہذا مجھے یہ دیکھنے دو کہ مجھے یہ حق مل گیا ہے. میں نے آپ کو سنا ہے کہ آپ عیش و آرام کی کلاس میں ایک سرخ، مکمل سائز کار چاہتے ہیں. اس معاملے میں.)
وہ ایک اور نظر بدلتے ہیں. انہوں نے کہا، "ہم سوچتے ہیں کہ ایک زیادہ ذرا رنگ بہتر ہوسکتا ہے."
"عیش و آرام کی ماڈل کے بارے میں آپ کو کیا خیال ہے کہ آپ کے لئے یہ سب سے بہتر ہے؟" (پھر، یہ آپ نے سنا ہے کہ اس بات کا خلاصہ اور اس بات کی توثیق کرنے کا ایک طریقہ ہے. آپ کو یہ معلوم کرنا ہوگا کہ وہ صرف مہنگی نظر کی توقع رکھتے ہیں. ایسی گاڑی جسے وہ کسی اور چیز پر غور نہیں کرنا چاہتے ہیں، یا اگر پہلا جواب ایک خاص واقعہ سے نمٹنے کے لئے تھا.)
"میرے والد کا کہنا ہے کہ یہ سڑک پر سب سے محفوظ کار ہے."
خلاصہ سوال کا جواب آپ کو بتاتا ہے کہ وہ، حقیقت میں، اس کی طرح، لیکن اس کی وجہ سے یہ کیسے لگتا ہے. آپ لائنوں کے درمیان پڑھتے ہیں. وہ صرف ان کی زندگی میں ایک ساتھ شروع کر رہے ہیں. اس کے والد نے شاید انہیں "سڑک پر سب سے محفوظ کار" خریدنے کے لئے ڈیلرشپ میں بھیجا ہے جسے وہ خریدنے میں مدد کریں گے. آپ فروخت کے ساتھ آگے بڑھنے کا فیصلہ کرتے ہیں، جانتے ہیں کہ نیچے کی ادائیگی اور قرض کی درخواست شاید آپ کی باقی کہانی دے گی.
کچھ لوگ شاید خلاصہ سوال پوچھنا آرام دہ اور پرسکون نہیں ہوسکتے ہیں جیسے اس فروخت میں مربوط افراد کی وجہ سے اس وجہ سے وہ سادہ ذہن یا ناخوش نہیں دیکھنا چاہتے ہیں. اگر آپ اس سوال سے بالکل پوچھتے ہیں کہ آپ نے پہلی مرتبہ اس سے پوچھا تھا، تو ان کے پاس ایک درست نتیجہ ہوسکتا ہے.
آپ یہ بھی نہیں چاہتے کہ قطار میں دو دفعہ اسی سوال سے پوچھیں اگرچہ آپ باضابطہ تبدیلیاں کرتے ہیں. پہلی فاصلے پر آپ کو سوال اور دوسرا اثر پڑتا ہے، اور سوال تھوڑا سا ریفریجری کرنے کے بعد، کچھ فاصلہ ڈالنے سے، آپ صرف اس طرح کے کسی ایسے شخص کے پاس آتے ہیں جو دوسرے شخص کو کیا کہنا چاہتی ہے.
غیر قابل ذکر
آپ کو معلوم ہوسکتا ہے کہ آپ کے سوالات کا جواب دینے والے شخص نے زور دیا ہے. غیر معقول سوال کشیدگی کو کم کر سکتا ہے. یا، شاید آپ کو اپنے خیالات کو سوچنے یا اس کا حوالہ دینے کے لئے وقت کی ضرورت ہے، لہذا آپ اس سوال کا استعمال کرتے ہیں کہ آپ تھوڑی جگہ اور وقت خریدیں.
اشارہ کردہ سوالات سے پوچھتے ہوئے، "ماضی میں آپ نے کیا منصوبہ کیا ہے؟" اور "آپ نے اس مسئلے کو حل کرنے کی کوشش کی؟" آپ آسانی سے کام کے امیدوار محسوس کر سکتے ہیں جیسے کہ وہ جنگجوؤں کے تحقیقات کے وسط میں ہے. .
امیدواروں کا کہنا ہے کہ، "میں نے ایک عام مقصد کے ارد گرد ڈیپارٹمنٹ کی ریلی کی طرف سے اس مسئلے کو حل کرنے کی کوشش کی - جس طرح میں اپنے بیٹے کی چھوٹی لیگ ٹیم کو گیند کو مارنے پر توجہ مرکوز کرتا ہوں."
آپ پوچھتے ہوئے امیدواروں کو ایک وقفے دے سکتے ہیں، "آپ نے تھوڑا سا لیگ کتنا عرصہ لگایا ہے؟" اس سے پہلے کہ آپ اس کے پیچ کی بحث پر غور کریں اور اسے کیسے ٹھیک کرنے کی کوشش کی.
آخر میں، دو ضروری طریقے سے سوالات کو برباد کرنے کے لئے ہیں جو تمام ضروری اجزاء کے ساتھ شروع ہوتے ہیں اور اچھے سے مختصر ہوتے ہیں .
- بہت سے قابلیت یا دوسرے الفاظ اور جملے کو شامل کرنے سے سوال سے مشغول ہے. مثال کے طور پر، "ڈنر میں ناشتا کے لئے آپ نے کیا کیا ہے، جہاں وینیل انسداد سٹول ٹوٹے ہوئے ہیں اور ڈپٹ ٹیپ سے ڈھک جاتے ہیں؟"
- جواب کا انتظار نہیں کرنا بھی عام ہے. آپ پوچھتے ہیں، "آپ کا پسندیدہ کھانا کیا ہے؟" اس شخص کو فوری طور پر جواب دینے کے بجائے ایک لمحہ سوچتا ہے. آپ، "روسٹ بیف میں چومنا؟" خاموش ایک مؤثر سوال دہندگان کا آلہ ہے.
جب آپ اپنے کانوں کو کھولنے کی ضرورت ہوتی ہے تو دریافت، معلومات، آپ کے منہ کھولنے کا نتیجہ بن جاتا ہے. پوچھ گچھ کے سب سے زیادہ حاصل کرنے کے "دو کانوں، ایک منہ" کو یاد رکھیں.
ماحولیات اور مواصلات
مواصلات کے اوپر اجزاء مشترکہ معنی کو فروغ دیتے ہیں جب وہ مؤثر طریقے سے ایک پیغام فراہم کرنے کے لئے مل کر کام کرتے ہیں. کام کا ماحول جس میں ان اجزاء ہوتے ہیں مواصلات کو متاثر کرتی ہیں اور مواصلات موصول ہوتے ہیں یا نہیں.
جب آپ درست سوالات طلب کرتے ہیں تو آپ رشتہ بناتے ہیں اور اعتماد کو متاثر کرتے ہیں. سوالات کا مطلب یہ ہے کہ کام کی جگہ مواصلات کے لئے بنیاد کے دوسرے حصے کا سوال
ایک کام کے ماحول میں جو کھلے مواصلات، ملازم ملوث ، اور عام مقاصد پر زور دیتا ہے، مواصلات زیادہ بار بار اور زیادہ مؤثر ہے. لیکن، اہم مواصلات کی توقع ان سب سے بہترین کارپوریشنوں میں بار زیادہ ہے. لہذا، اعلی حوصلہ افزائی میں بھی، ملازمین پر توجہ مرکوز کے کام کے ماحول ، ملازمین کو شکایت ہے کہ وہ نہیں جانتے کہ کیا چل رہا ہے.
ہر اجزاء اور مجموعی طور پر کسی فرد کے کام کی جگہ کے ماحول میں، مواصلات چیلنج رہتی ہے. عمر کے بارے میں سوالات جن کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے، وہ کب اور جاننے کی ضرورت ہے، اس کے بارے میں کسی کو اطمینان کے بارے میں مکمل طور پر جواب دیا جاتا ہے.
بہت زیادہ معلومات کے بارے میں ملازمین کی شکایات ، کافی معلومات نہیں، اور یہاں تک کہ، معلومات اوورلوڈ، کارپوریشنز میں گونج جاری رکھے گی. آپ مواصلات کے مسئلے کا علاج کبھی نہیں کریں گے، لیکن، عزم اور فکرمندگی کے ساتھ، آپ اپنے باہمی مواصلاتی اور آپ کے کام کے مواصلات دونوں مواصلات کی مؤثریت میں اضافہ کرسکتے ہیں.
مؤثر کام کی جگہ مواصلات سے متعلق متعلقہ