ان 10 تجاویز ملازمین کو آپ کے اجلاسوں کی تعریف کرتے ہیں
لوگ دلچسپی رکھتے ہیں، لیکن سب سے زیادہ مؤثر اجلاسوں نے ان خیالات کو فروغ دینے والے سوالات اور جوابات، آڈیو-نظریات اور شرکت کے ساتھ ان کی توجہ وابستہ کی. یہ تجاویز آپ کو کامیابی لاتے ہیں.
- آئس بریکر یا گرم اپ کی سرگرمی کے ساتھ اپنے اجلاسوں، پیشکشوں اور تربیتی سیشن شروع کریں. ایک بڑی میٹنگ یا مختصر ملاقات میں، آئس بریک ایک واحد سوال ہوسکتا ہے جو اپنے پڑوسی کے ساتھ سوچنے اور بات کر رہا ہے. مثال کے طور پر، اس سوال سے پوچھیں کہ لوگوں کو اپنے ہاتھوں میں اضافہ کرنا پڑتا ہے. آئس بریکر کی لمبائی آپ کی میٹنگ کی لمبائی پر منحصر ہے، لہذا حکمت عملی کی منصوبہ بندی کریں.
- اپنے پریزنٹیشن طریقوں کو الگ کر دیں. اگر ہر اسپیکر ناظرین سے گفتگو کرتے ہیں تو، لیکچر کی شکل میں، یہاں تک کہ دلچسپی رکھنے والی سربراہ جلد ہی نوڈ. لوگوں سے پوچھیں کہ چھوٹے گروپوں میں بات کرنا ہے.
آڈیو بصری مواد جیسے ویڈیوز، سلائڈ، اور پاورپوائنٹ پریزنٹیشنز اور تصاویر استعمال کریں. اگر آپ نئی پینٹنگ کے عمل کے بارے میں بات کر رہے ہیں تو، پینٹ حصوں سے پہلے اور بعد میں اپنے ملازمین کو دکھائیں. مثبت کسٹمر سروے اور تبصرہ کارڈ کے ارد گرد پاس. - مہمانوں کی شرکت اور حوصلہ افزائی کے لئے مہمان مقررین کو مدعو کریں . آپ کے گاہکوں کو اپنی ضروریات اور معیار کی ضروریات کے بارے میں اپنے محافظ کو بہت ساری باتیں ملتی ہیں. ایک کلائنٹ تنظیم ہے کہ غیر منافع بخش، خیراتی تنظیموں کے ساتھ شراکت داری ان تنظیموں کے مہمان مقررین کو پیش کرتا ہے جو اپنے عطیات وصول کرتے ہیں. تنظیموں سے خطاب کرتے ہوئے آپ کے ملازمین مالی امداد کرتے ہیں.
- بات چیت کرنے کے لۓ سوالات کی حوصلہ افزائی کریں. لوگوں سے پوچھیں کہ ان کے سوالات کو میٹنگ سے پہلے اور میٹنگ کے دوران لکھتے ہیں. جب آپ جاتے ہیں تو ہر اسپیکر کو ہدایات دینے کے لئے وقت کی اجازت دیں.
اگر آپ فوری طور پر اور صحیح طریقے سے اس سوال کا جواب نہیں دے سکتے ہیں تو، لوگوں کو بتائیں کہ جب آپ کو صحیح جواب ملے گا تو آپ ان کے ساتھ واپس جائیں گے. سوالات وقت سے زیادہ ہوتے ہیں تو، موضوع پر ایک میٹنگ شیڈول کریں.
- اکثر نظر انداز، لیکن اہم، کامیاب میٹنگ کی حکمت عملی یہ ہے کہ ہر اسپیکر سے پوچھیں کہ ہر سوال کو بلند آواز سے دوبارہ زور دیا جائے . اس سوال سے جو سوال پوچھتا ہے اس سے پوچھتا ہے کہ اسپیکر سوال کو سمجھتا تھا. اجلاس میں شرکت کرنے والے دیگر افراد سننے والے سوالات کو بھی سن سکتے ہیں، نہ صرف سوال کو سراغ لگاتے ہیں - شاید غلط طور پر - اسپیکر کے جواب سے.
- اپنے دورانیاتی اجلاس کے لئے اہداف مقرر کریں. آپ کمپنی کے کاروبار کا ہر پہلو ایک گھنٹہ اجلاس میں پیش نہیں کرسکتے. لہذا، اہم، بروقت مسائل کا فیصلہ کریں اور ان پر ملاقات کا وقت خرچ کریں. حاضریوں کی اکثریت کے مفادات کو بھی غور کریں.
یاد رکھو، آپ کو کمپنی کی معلومات سے گفتگو کرنے کے لۓ دوسرے طریقوں ہیں جن میں ایسے پروگرام شامل ہیں جیسے یرمر، گوگل Hangouts، GoToMeting، اسکائپ برائے بزنس، فلوڈاک، ای میل اور IM. ایک میٹنگ میں اسٹریٹجک کمپنی کی معلومات کے مواصلات کو جگہ نہیں ملتی. - اجندا کو احتیاط سے تشکیل دیں. شراکت داروں کی اکثریت کی ضروریات اور مفادات کی شناخت کریں. اچھی خبریں کے ساتھ شروع کریں جو حاضریوں کو اچھا محسوس کرے گا.
ہر مہینے ایجنڈا کے مقررین کے حکم سے الگ کریں. آپ چاہتے ہیں کہ لوگوں کو نمائش کے ذریعے پھنسے نہیں. اجنبی میں لازمی چیزیں تقسیم کریں تاکہ لوگ میٹنگ کے اختتام کو ختم نہ کریں، یا سوچیں کہ حتمی اشیاء کم اہم ہیں. - کئی برس پہلے والی وال سٹریٹ جرنل میں ایک مضمون نے کہا ہے کہ امریکی مینیجر اس وقت کے 80٪ وقت کو بچائے جائیں گے جب انہوں نے ملاقاتیں کیں تو انہوں نے دو چیزوں کو صحیح طریقے سے کیا. سب سے پہلے ہمیشہ ایک ایجنڈا ہونا تھا. دوسرا وقت پر شروع اور وقت پر ختم کرنا تھا . میں شامل ہوں گا کہ آپ کو ہر اسپیکر کو اپنے موضوع کا احاطہ کرنے کے لئے ضروری وقت کی ضرورت ہے. انہیں ان کے وقت کی حد میں پکڑو - اچھی طرح سے.
- جسمانی ماحول کو منظم کریں تاکہ میٹنگ کے مواد پر لوگوں کو توجہ ملے. کوئی بھی آپ کے اسپیکرز کے پیچھے نہیں بیٹھنا چاہئے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ تمام حاضریوں کے لئے نشستیں موجود ہیں، اور اگر نوٹ لینے کی ضرورت ہو تو، ایک سطح بھی لکھنے کے لئے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ بصیرت نظر آتے ہیں، اور لوگ سن سکتے ہیں. آپ مائکروفون کا استعمال کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے. آپ کو دیکھنے کے لئے کمرے کے ارد گرد props یا نمونے منتقل کر سکتے ہیں.
- کسی میٹنگ میں کھانا کی طاقت کو کم نہ کریں. کھانے کا ماحول آرام کرتا ہے، لوگوں کو آرام دہ اور پرسکون محسوس کرنے میں مدد ملتی ہے، لوگوں کو مثبت توانائی کی سطح کو برقرار رکھنے میں مدد ملتی ہے اور ٹیم کی الماری کو بناتا ہے. یقینی بنائیں کہ آپ اپنے گروپ کی متنوع ضروریات کو پورا کرتے ہوئے کھانے کے ساتھ ملیں. مثال کے طور پر، ڈونٹس کے علاوہ پھل اور دہی پیش کرتے ہیں. باقاعدگی سے فرک کے ساتھ سبزیوں اور کوش گرم گرم کتے پیش کرتے ہیں.
ایک کامیاب اجلاس کے لئے آپ کی ضرورت ہے:
- اسپیکر کھڑے یا میز
- مائیکروفون
- ایجنڈا
- بصری ایڈز