میٹنگ منٹ ریکارڈ کرنے کے لئے کس طرح (اور کیوں)
منٹ میں عام طور پر شامل ہیں:
- شرکاء کے نام،
- اجنبی اشیاء احاطہ کرتا ہے ،
- شرکاء کی طرف سے کئے گئے فیصلے،
- شرکاء کی طرف سے تعقیب عمل،
- وعدوں کی تکمیل کے لئے تاریخ، اور
- مستقبل کے جائزہ لینے یا تاریخ کے لئے دستاویزات کے قابل کسی بھی دوسرے واقعات یا بات چیت.
مثالی میٹنگ منٹ شرکاء کی طرف سے بنایا اجلاس اور وعدوں کے دوران کئے گئے فیصلوں پر توجہ مرکوز. وعدوں کے ساتھ ساتھ تاریخوں اور میٹنگ شرکاء کی طرف سے مشترکہ تفہیم کے لئے ضروری تفصیلات کے ساتھ ہیں .
میٹنگ منٹ ایک تاریخی دستاویز کے طور پر
ایک تاریخی دستاویز کے طور پر، وہ کلیدی خیالات یا بات چیت کو مسترد کرنے کے لئے بھی مفید ہیں جو فیصلے کرنے کے لۓ کام کرتی ہیں. مثال کے طور پر، بعد میں سوالات کا جواب دیتے ہوئے جب کسی ٹیم کے رکن کا کہنا ہے کہ، "جب ہم اس مقصد کا انتخاب کرتے ہیں تو ہم کیا سوچتے تھے."
موثر میٹنگ منٹ نے پانچ متبادلات کو ٹیم پر تبادلہ خیال کیا اور اس کی اہم وجہ یہ ہے کہ کسی کو دوسرے دستیاب راستوں پر کیوں منتخب کیا گیا تھا.
عام کاروباری اجلاس کے لئے مؤثر میٹنگ منٹ ہر بحث ریکارڈ کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
ان کی ضرورت بھی نہیں ہے، اور نہ ہی، جو ریاست نے کیا کہا ہے اس کی ضرورت نہیں ہے. نہ ہی، کیا وہ دستاویز میں ہر شریک کو تفصیل سے بتاتا ہے. مثال کے طور پر، ایک موثر نوٹس لینے والا ہر لفظ کو لکھنے کے مقابلے میں بحث کا خلاصہ کرتا ہے.
(اس بات کو تسلیم کریں کہ اس اصول کو دیگر قسم کے اجلاسوں کے لئے ایسی صورت حال میں قانونی کارروائی، عدالت کی سماعت اور اس طرح کے طور پر مختلف ہے.
یہ منٹ بات چیت اور بیانات کی صحیح ریکارڈ کی ضرورت ہوتی ہے.) لیکن، آپ کی عام کام کی جگہ کا اجلاس نہیں ہے.
جب اور میٹنگ منٹ کا اشتراک کیسے کریں
مثالی طور پر اجلاس کے اختتام پر میٹنگ شرکاء سے الیکٹرانک ملاقات کرنے کے لئے منٹ منایا جاتا ہے. ایسا کرنا، شرکاء میں ان کے وعدوں اور ضرب کی فوری نوٹس ہے. اگر یہ ممکن نہیں ہے (مثال کے طور پر، نوٹ لینے والا غلطیوں کو صاف کرنا چاہتا ہے) نوٹ لینے والا میٹنگ منٹ کو میٹنگ کے 24 گھنٹوں کے اندر تقسیم کرنا چاہئے.
منٹ منٹ کے دوران کئے جانے والی وعدوں کے ٹیم کے ایک یاد دہانی کے طور پر کام کرتے ہیں. وہ شرکاء کو اپنے مشن کو اپنے کیلنڈروں میں منتقل کرنے اور فہرستوں کو کرنے کے لۓ مدد کرتے ہیں. وہ کسی بھی چیز کی ایک یاد دہانی کے طور پر کام کرتے ہیں جو اگلے اجلاس کے سامنے شرکاء تک پہنچنا ضروری ہے.
(یہ اجلاس میں عام طور پر پاسپورٹ کی معلومات میں اجلاسوں کے ساتھ سب سے اہم مسائل میں سے ایک کو ختم کر سکتا ہے تاکہ شرکاء کو مباحثے کے بجائے میٹنگ پڑھنے پر خرچ کریں.) سب کے بعد، میٹنگ کے نقطہ نظر کو متفق نہیں ہے؟ کسی اور کے لئے، آپ کے پاس ای میل اور یرمر جیسے اوزار ہوں گے.
آپ اگلے میٹنگ کے آغاز میں اپنے پہلے اجلاس کے منٹ کا جائزہ لینے کے لئے چاہتے ہیں تاکہ لوگ ان کو درستی اور اگلے مرحلے کے لۓ دیکھ سکیں.
منٹ منٹ ملاقات کامیاب میٹنگوں میں مؤثر شراکت دار ہیں جب منٹ مناسب طریقے سے تحریری اور تقسیم کیے جاتے ہیں. یہ خاص طور پر سچ ہے جب کسی ٹیم نے اس کی کاروباری کامیابی کی حمایت کرنے والے مضبوط معیار کو تشکیل دیا ہے .
تنظیموں کو میٹنگ منٹ کیسے لے جا رہے ہیں؟
میٹنگ کی کامیابی کے لئے اہمیت ، نوٹ لینے والا یا ریکارڈر کا اجلاس شرکاء، تاریخ، اور ملازمتوں کے لئے میٹنگ دستاویز کرتا ہے جو میٹنگ میں ٹرانسمیشن کیا جاننے کی ضرورت ہے. مکمل میٹنگ منٹ کے بغیر، کامیابی کے لئے میٹنگ کے امکانات کم ہو گئے ہیں.
ملازم جو میٹنگ منٹ لیتا ہے عام طور پر ٹیم کا ایک رکن ہے اور اجلاس میں حصہ لینے کے دوران نوٹ لیتا ہے. مجلسوں میں جو قانونی یا حکومتی متعلقہ کارروائیوں، رویوں، یا ضروریات جیسے سننے کے لۓ، کارپوریٹ بورڈ کے اجلاسوں، یا جمع کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، کسی غیر متوقع شخص کو سرکاری منٹ لے جاتے ہیں اور اکثر اس کی کارروائی ریکارڈ کرتی ہیں.
ملازم جو منٹ کو ریکارڈ کرتا ہے وہ درست طریقے سے ریکارڈ کرنے کے لئے کانوں کے لئے کان ہونا ضروری ہے. منٹ کو ریکارڈ کرتے ہوئے ملازم میں بھی شرکت کرنے کے لئے مؤثر طریقے سے مل کر کام کرنا ضروری ہے.
کچھ اجلاسوں میں، ایک ہی ملازم ہر میٹنگ میں منٹ لیتا ہے. دوسروں میں، ملازمین سے ملازم سے منٹ لینے والا کردار گزرتا ہے. ملاقات کی قیادت کی طرح، نوٹ لینے والے کا کردار قیادت ، مواصلات ، اور مؤثر اجلاس کی قیادت کی مہارتوں کی تعمیر کرتا ہے .
میٹنگ منٹ کی ضروریات کیا ہیں نوٹ لینے والا؟
ریکارڈر یا نوٹ لینے والے کی ضروریات میں شامل ہیں:
- اجلاس میں کئے گئے فیصلوں، وعدوں اور اہم بحث پوائنٹس درست طریقے سے ریکارڈ کریں.
- کارروائی اشیاء کو ریکارڈ کریں جو ممبران سے ملاقات کرنے کے لئے انجام دینے والے ممبران کے ساتھ ساتھ کرنے کے لئے انجام دینے کے لئے انجام دے رہے ہیں. ایکشن اشیاء میں ایک نام کا منسلک ہوتا ہے، لیکن عام بات یہ نہیں بتاتی ہے کہ غیر سرکاری ملازمین کی ملاقاتوں میں کیا کہا گیا ہے.
- میٹنگ کے اختتام پر اہم فیصلے اور تفویض یا رضاکارانہ وعدے اور کارروائی کی اشیاء کا جائزہ لیں تاکہ شرکاء اجلاس سے نکلنے سے پہلے ہونے والے واقعات اور وعدوں پر نظر ثانی کر سکیں.
- میٹنگ کے رہنما نوٹ ٹییکر سے ملاقات کر سکتے ہیں تاکہ میٹنگ کے دوران وقفے سے بحث دوبارہ کریں.
- اجلاسوں کی مسلسل سلسلے میں، اگلے میٹنگ کے آغاز میں اجلاس منٹ کے جائزہ لینے کے لئے نوٹ لینے والا ایک منٹ لگتا ہے. ملازمت والے ملازم کسی بھی چیز کو شامل کرنے یا درست کرسکتے ہیں کہ وہ منٹ میں متفق ہوں.
- اجلاس کے 24 گھنٹوں کے اندر میٹنگ منٹ کی ایک نقل تقسیم کرنے کے سالوں تک سہولت سازوں کو پورا کرنے کی معیاری سفارش کی گئی ہے . اب، ریکارڈر کا سب سے زیادہ امکان یہ ہے کہ ایک الیکٹرانک آلہ پر منٹ لگے جیسے لیپ ٹاپ یا رکن. لہذا، نوٹ لینے والا میٹنگ نوٹوں کو جلدی سے منسلک منٹ کے اندر یا اس کے اندر، ہجے، گرامر اور وضاحت کے فوری جائزہ لینے کے بعد تقسیم کرنا چاہئے.
ریکارڈر ایک ایسا کردار ہے جس میں ایک میٹنگ کو اس بات کا یقین کرنا ہوگا کہ میٹنگ کے نتائج مباحثے اور شرکاء کی طرف سے کام کئے جائیں. نوٹوں کے بغیر، شرکاء کو دوسرے شرکاء کی یاد پر انحصار کرنا ضروری ہے. ضمانت دی گئی، یہ ایک اچھی منصوبہ نہیں ہے.
میٹنگ کے نوٹ لینے والا دستاویزات میٹنگ کی کامیابی کے لئے لازمی ہے، جیسے ہی ملازم کی کارکردگی کو بہتر بنانے کے لئے دستاویزات ضروری ہے.