1. اپنے شائقین کو سمجھو
یہاں تک کہ ایک ایسی دنیا میں جہاں ہم اگلے کام پر منتقل کرنے کے لئے جلدی ممکن ہو سکے چیزیں جلانے کے لئے جلدی کر رہے ہیں، آپ کے ای میل میں اچھے شائقین کو استعمال کرنے کا وقت لگائیں.
"براہ مہربانی" اور "شکریہ".
جب لوگوں کو خطاب کرتے ہوئے آپ کو اچھی طرح سے یا بالکل نہیں معلوم ہے، یا جس کے ساتھ آپ کے پاس صرف رسمی تعلق ہے، تو ان کے عنوان اور آخری نام سے خطاب کریں، جب تک کہ انہوں نے آپ کو دوسری صورت میں نہیں کہا. مثال کے طور پر، "عزیز جناب وائٹ" یا "عزیز محترمہ گرے" کہتے ہیں. اگر آپ ایک ای میل کے جواب دے رہے ہیں اور اصل پیغام کے بھیجنے والے نے اپنے پہلے نام کے ساتھ صرف اس پر دستخط کیا ہے، تو آپ انہیں اسی طرح ایڈریس کرنے کے لئے محفوظ طور پر قبول کر سکتے ہیں.
2. آپ کی آواز دیکھیں
ٹون یہ ہے کہ آپ کس طرح، مصنف کے طور پر، ای میل پیغام میں اپنے رویے کا اظہار کرسکتے ہیں. اس پر اثر انداز ہوتا ہے کہ یہ کس طرح موصول ہوئی ہے. آپ عام طور پر وصول کنندگان کو عزت مند، دوستانہ، اور قابل رسائی کے طور پر آنے کے لئے یقینی بنانا چاہتے ہیں. آپ کو کم کرنا یا مطالبہ نہیں کرنا چاہتے ہیں. بھیجنے سے پہلے اپنے پیغام کو کئی دفعہ دوبارہ دیکھیں.
جب کسی کو لکھ کر جس نے آپ سے پہلے بات چیت کی ہے، کچھ دوستانہ باتیں کہہ کر شروع کریں گے. "مجھے امید ہے کہ آپ ٹھیک ہیں." اگرچہ emojis آپ کو ٹون زیادہ آسانی سے پہنچانے میں مدد کرسکتے ہیں، پیشہ ورانہ ای میل میں ان کا استعمال کرنے سے انکار کرتے ہیں جب تک آپ کسی ایسے شخص کو لکھتے ہیں جن کے ساتھ آپ کے پاس غیر رسمی تعلق ہے.
جب کسی ممکنہ آجر کو لکھتے وقت ان کا استعمال نہ کریں.
یہ ہمیشہ غریب ای میل سمجھا جاتا ہے جس میں ایک ای میل لکھنا پڑتا ہے یا ایک بڑے حصے میں ایک ایک حصے لکھا جاتا ہے. یہ آپ کو ایسا لگتا ہے جیسے آپ چل رہے ہیں.
3. بنو
مصروف لوگوں کو ایک انفرادی ای میل پڑھنے کے ایک لمحے سے زیادہ وقت خرچ کرنے کا وقت نہیں ہے.
اگر آپ اپنے وصول کنندہ کو فوری طور پر اپنے پیغام کو پڑھنے کی اجازت دینا چاہتے ہیں، اور پھر بھی اسے سمجھنے کے لۓ، آپ کو اسے مختصر رکھنا ضروری ہے.
تاہم، تفصیل سے متعلق تفصیلات نہ چھوڑیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا پیغام واضح طور پر پہلی جگہ میں لکھ کر اپنی وجہ سے بیان کرے. اگر آپ اپنی تفصیلات کھولنے کی کوشش کرتے ہیں تو آپ کو کوئی وقت نہیں بچتا ہے.
4. ٹیکسٹنگ اکاونٹس کا استعمال کرتے ہوئے سے بچیں
اگرچہ آپ وقت کو بچانے کے لئے چاہتے ہیں، آپ کو اپنے پیشہ ورانہ ای میل میں ٹیکسٹنگ کے اختتام تک استعمال نہیں کرنا چاہئے. اگر آپ بہت کچھ لکھتے ہیں، تو بہت سے لوگ کرتے ہیں، آپ اپنے دوستوں سے بات کرنے کے لئے ایک قسم کی آتشبازی کا استعمال کرنے کے عادی ہوسکتے ہیں. مثال کے طور پر، آپ "آپ،" "آپ،" "آپ،" اور "برائے مہربانی" کی بجائے "آپ،" اور "پلیز" کا استعمال کرسکتے ہیں. یہ تحریریں کاروباری مباحثے میں کوئی جگہ نہیں ہے، جب تک وصول کنندہ کسی کے ساتھ نہیں ہے جس کے ساتھ آپ کو آرام دہ اور پرسکون تعلق ہے.
5. پیشہ ورانہ ای میل ایڈریس کا استعمال کریں
اپنے موجودہ ملازمت سے متعلق پیغامات کے لۓ، ہمیشہ آپ کے آجر کو آپ کے ملازم کو ای میل ایڈریس کا استعمال کریں. تاہم، آپ کو ایسے پیغامات کو بھیجنے کے لئے کبھی استعمال نہیں کرنا چاہئے جو آپ کے کام سے متعلق نہیں ہیں، مثال کے طور پر، اگر آپ ایک نیا تلاش کر رہے ہیں. اس کے بجائے ذاتی ای میل اکاؤنٹ کا استعمال کریں.
اگر آپ کے پاس کوئی ذاتی اکاؤنٹ نہیں ہے، مثال کے طور پر، جب آپ سروس کے لئے دستخط ہونے پر آپ کے انٹرنیٹ سروس فراہم کنندہ فراہم کرتے ہیں، تو ایک مفت ای میل اکاؤنٹ حاصل کریں.
جی میل یا دوسری خدمت کا استعمال کرتے ہوئے ایڈریس قائم کرنے کیلئے پیشہ ورانہ آواز ہے. کسی بھی چیز کو پاگل یا مشکوک استعمال نہ کریں. آپ کا پہلا ابتدائی اور آخری نام یا آپ کا مکمل نام مناسب انتخاب ہے.
6. ہجے اور گرامر شمار مت بھولنا
یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے ای میل کو احتیاط سے پڑھیں. اس اہم قدم کو نظر انداز نہ کریں، اس بات سے کوئی فرق نہیں کہ آپ کتنی مصروف ہیں. جو چیز آپ چاہتے ہیں وہ صحیح ہجے اور مناسب گرامر ہیں. عام الفاظ کو صحیح طریقے سے ہجے کرنے کے علاوہ، آپ کو لوگوں کے ناموں کو بھی صحیح کرنا ہے، بشمول آپ کے وصول کنندہ اور اس کی کمپنی کا نام بھی شامل ہے.
ہجے چیکرس پر بھروسہ کرنے کے بارے میں محتاط رہیں. غلط طریقے سے استعمال کرتے وقت وہ الفاظ کی غلط استعمال نہیں کرسکتے ہیں. مثال کے طور پر، ایک جادو چیکر لفظ میں "کرنے" کو پرچم نہیں دے گا، "مجھے آپ کے سوالات ہیں،" اگرچہ، اس تناظر میں، یہ "دو" ہونا چاہئے. ڈبل چیک کی شناختیں آپ مفت آن لائن لغت جیسے Merriam-Webster استعمال کرتے ہوئے غیر یقینی ہیں.