شعبوں کی بڑھتی ہوئی تعداد میں، سیکریٹریز ایک بیچلر کی ڈگری رکھتے ہیں یا معتبر قانونی سیکرٹری یا مصدقہ میڈیکل انتظامی اسسٹنٹ کی طرح خاص توجہ مرکوز سرٹیفیکیشن حاصل کرتے ہیں.
سیکریٹری / انتظامی اسسٹینٹس کے لئے ملازمت کی ضروریات
انتظامی پوزیشن میں کام کرنے کے لئے ، آپ کو مختلف طریقوں سے ٹیکنالوجی کا استعمال کرتے ہوئے آرام دہ اور پرسکون ہونا پڑے گا. آپ کو دستاویزات پیدا کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے، سلائڈ پریزنٹیشنز کو جمع کرنا، اسپریڈشیٹس تخلیق کریں، ڈیٹا بیس کو منظم کریں اور ویب سائٹ کو برقرار رکھنا. مائیکروسافٹ آفس، ای میل، اور انٹرنیٹ کا استعمال کرتے ہوئے آپ کو آرام دہ اور پرسکون ہونا چاہئے. ایک چھوٹا سا کاروبار میں نوکری کے لۓ، آپ کو QuickBooks یا دیگر اکاونٹنگ سافٹ ویئر کے پروگراموں سے واقف ہونا ضروری ہوسکتا ہے.
اچھا زبانی اور تحریری مواصلات کی مہارت ضروری ہے. جب آپ کسی دفتر کی ملازمت میں کام کرتے ہیں تو آپ کو مبنی تفصیل کی ضرورت ہے اور ثبوت کی مہارت حاصل کرنے کی ضرورت ہے. لکھنا / ترمیم کی مہارت سمیت آپ کو انگریزی زبان کا ایک ٹھوس کمانڈ ہونا چاہئے. کچھ نوکری ذمہ داریوں میں دستاویزات اور / یا ویب سائٹس شامل ہوسکتی ہیں. آپ کو آرام دہ اور پرسکون نظر ثانی کرنے یا مواصلات یا ویب مواد کی تشکیل کرنے کی ضرورت ہوگی.
دفتر مینیجر کا کردار آپ کی ذمہ داریوں کا حصہ ہوسکتا ہے. کامیاب مینیجر بننے کے لئے، آپ کو ملٹی ماسک اور اچھی طرح منظم کیا جا سکے گا. مینیجر کے طور پر، آپ اکثر عملے کے واقعات کی منصوبہ بندی کرتے ہیں جیسے ایوارڈز کے ڈاینڈرز اور فنڈ ریزنگ کے واقعات یا کلائنٹ اجلاسوں کا شیڈول کرتے ہیں اور اپنے ساتھیوں کے لئے شیڈول کا بندوبست کریں گے.
سکریٹری / انتظامی اسسٹنٹ کے طور پر ایک ملازمت کیسے تلاش کریں
آپ کی تلاش شروع کرنے سے پہلے، پچھلے نرسوں سے حوالہ جات جمع. اگر آپ کو زیادہ کام کا تجربہ نہیں ہے تو، آپ ذاتی حوالہ استعمال کرسکتے ہیں.
ملازمین جو ایک سیکرٹری یا انتظامی اسسٹنٹ کو ملازمت کررہے ہیں انفرادی طور پر وہ آرام دہ اور پرسکون کام کر سکتے ہیں، جو دوسرے اسٹاف کے ساتھ اچھی طرح سے مرکب کریں گے اور جو خفیہ معلومات کے ساتھ بھروسہ کر سکتے ہیں. سفارش کا مضبوط خط ان خصوصیات کو ظاہر کر سکتا ہے.
ملازمت کے افتتاحی پر لے جانے کیلئے اپنی نیٹ ورکوں میں ٹیپ کریں. فیس بک اور لنکڈ ان رابطوں، خاندان کے دوستوں، پڑوسیوں اور سابق آجروں تک پہنچیں اور انہیں بتائیں کہ آپ کسی ایسے شخص کے تعارف کی تعریف کریں گے جنہیں وہ جانتے ہیں کہ وہ کام کر رہے ہیں.
اگر آپ کسی شعبے پر قانون، طب، پبلشنگ، یا اعلی تعلیم کے بارے میں آپ کی تلاش پر توجہ مرکوز کر رہے ہیں، مثال کے طور پر، اپنے رابطے خاص طور پر کسی ایسے پیشہ ور افراد کے لئے حوالہ جات کے لۓ جن سے وہ روزگار کے ان علاقوں میں جانتا ہے.
شخص میں لاگو
آپ اس کمپنی کا ایک نمائندہ رہیں گے جو آپ کو برقرار رکھتی ہے اور گاہکوں یا گاہکوں کو اکثر تاثرات فراہم کرتی ہیں. اس کا مطلب صاف صاف تصویر ہے اور سیکرٹریوں اور انتظامی معاونوں کو مضبوط رکھنے کے لئے مضبوط باہمی مہارت کی اہمیت ہے.
اگر آپ ممکنہ آجروں کی طرف سے محسوس کرنے کا راستہ ڈھونڈ سکتے ہیں تو یہ آپ کو ایک امیدوار کے طور پر کنارے دے سکتا ہے. سفارش کے اپنے خطوط کے ساتھ اور ہاتھ میں دوبارہ شروع کریں، مقامی تنظیموں اور کاروباروں پر جائیں. انفرادی طور پر کسی نوکری کے لئے درخواست دینے کا طریقہ یہاں ہے .
دریں اثناء کو توجہ دیں اور پوچھیں کہ اگر آپ تنظیم کے ساتھ معاون عملے کے عہدوں کے بارے میں کسی بھی نگرانی یا مینیجرز سے بات کرسکتے ہیں. اگر مینیجرز دستیاب نہیں ہیں تو، استقبال کرنے والے کو آپ کے اسناد کے بارے میں کچھ اہم حقائق بتائیں اور پوچھیں کہ اگر آپ اپنے مالک کے ساتھ دوبارہ شروع کرنے کے لئے کافی خوش ہوں.
آن لائن ملازمتوں کے لئے تلاش کریں
ملازمت کی فہرستوں کو پیدا کرنے کے لئے تلاش کرنے کے لئے گوگل تلاش کریں جیسے انتظامی اسسٹنٹ، مارکیٹنگ اسسٹنٹ، ایڈیشنلیل سیکرٹری، میڈیکل سیکرٹری، قانونی سیکریٹری، اور آفس اسسٹنٹ جیسے مطلوبہ الفاظ کے ساتھ. آپ کے مقامی اخبار یا چیمبر آف کامرس کے لئے ویب سائٹ کے ملازمت کے سیکشن پر بہت سے انتظامی ملازمتوں کو بھی اشتہار کیا جائے گا.
انتظامی اسسٹنٹ نوکریاں کے لئے انٹرویو
جب آپ کھلی پوزیشن کے لئے انٹرویو کرتے ہیں تو آپ کی ذاتی تصویر اور باہمی مہارت کو نرسوں کی طرف سے جائزہ لیا جائے گا. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو ناقابل یقین لباس پہنایا اور تیار ہو. اپنے انٹرویو کو گرم گرم مسکراہٹ اور فرم ہینڈش کے ساتھ سلام. گروپ کے حالات میں آپ کے ہر انٹرویو کے ساتھ مناسب آنکھ کا رابطہ بنائیں.
انٹرویو کے لئے وقت سے پہلے کاروبار کی تحقیق سے تیار رہیں. وہ دفتر میں کیا کرتے ہیں اور جو ان کے مراجع ہیں ان سے واقف ہوں. اس کے علاوہ، 5 - 7 اثاثوں کو اجاگر کرکے اپنے آپ کو فروخت کرنے کی تیاری کرے گی جو آپ کو تنظیم میں سیکرٹری یا انتظامی اسسٹنٹ کے طور پر آپ کی کردار میں مؤثر ثابت کرے گی. ہر اثاثے کے لئے، آپ ذکر کرتے ہیں کہ، کسی ایسی کردار، پراجیکٹ یا کام کا حوالہ دینے کے لئے تیار رہیں جہاں آپ نے اس طاقت کو لاگو کیا اور کچھ مثبت نتائج پیدا کیے.
ان کہانیوں کو بتانا کہ ماضی میں آپ نے کس طرح عمدہ کیا ہے، نوکریوں کو قائل کرنے کا ایک طویل راستہ چلا سکتے ہیں جو آپ کے پاس کام میں ایکسل کی صحیح چیزیں ہیں. احتیاط سے اشتہار یا ملازمت کے بارے میں تفصیل کو جائزہ لیں اور ان کی ترجیحات / ضروریات کی فہرست بنا دیں. ہر قابلیت کے لۓ، اس مثال کے بارے میں سوچتے ہیں کہ آپ نے اس کیفیت کو کس طرح نمائش دی ہے یا اس مہارت کا اطلاق کیا.
دیگر عام سوالات کے جوابات تیار کریں جیسے انتظامی انٹرویو جیسے آپ کی کمزوریاں اور چیلنجیں جو آپ نے ماضی میں ملاقات کی ہیں. ملازمتوں کا امکان ہے کہ ماضی میں آپریٹرز کے ساتھ تعلقات کے بارے میں آپ سے پوچھیں کہ آپ کس طرح مالک کے ساتھ اچھی طرح سے کام کرتے ہیں اور چیلنج افراد کو مؤثر انداز سے نمٹنے اور مؤثر تحریری حوالہ جات کے ساتھ نمٹنے کے لئے تیار رہیں.
انٹرویو کے بعد اپنائیں
انٹرویو کے فورا بعد، ایک شے کارڈ یا خط لکھیں جو واضح طور پر اشارہ کرتا ہے کہ آپ اس آجر کے ساتھ کام کرنا چاہیں گے. اس بات کا اظہار کرتے ہیں کہ آپ ان سے کتنی تعریف کرتے ہیں کہ آپ اپنے ساتھ ملنے کے لۓ وقت لگائیں اور مختصر طور پر وضاحت کریں کہ آپ پوزیشن کے لئے بہترین فٹ کیسے ہیں.
اگر آپ نے متعدد انٹرویو کے ساتھ انٹرویو کیا ہے تو، ہر مواصلات میں کچھ مختلف بھی شامل کریں تاکہ ظاہر کریں کہ آپ ایک انتہائی حوصلہ افزائی اور فکری شخص ہیں.