7 آپ کو بھیجنے سے پہلے اپنے آپ سے پوچھنا سوالات
ای میل کسی کے ساتھ رابطے کا ابتدائی نقطہ ہو سکتا ہے اور اس کی وجہ سے، یہ تاثرات کا پہلا موقع ہے. اپنے پیغامات کی تشکیل میں بہت اچھا خیال رکھو. بھیجنے سے قبل، ان 7 سوالات کا جواب دیں.
1. کیا میرا پیغام غلطی مفت ہے؟
غلطی کے لئے اپنے ای میل کی جانچ پڑتال کرنے سے قبل آپ کو یہ سب سے اہم چیز ہے جسے آپ کرسکتے ہیں. غلط ہجے اور برا گرامر آپ کو بے گھر نظر آئے گا. یہ تاثرات کے خلاف ہوتا ہے جسے آپ بنانے کی کوشش کررہے ہیں، خاص طور پر اگر آپ کسی نوکری کے لئے درخواست دے رہے ہیں.
جب تک کہ آپ کو یقین ہے کہ جب تک آپ کو اعتماد نہیں پڑتا ہے تو آپ کو تمام ہجے اور گرامیٹیکل غلطیوں، جیسے ٹائپس بھی شامل ہیں. Grammarly.com میں مفت آلات ہیں، بشمول Chrome براؤزر کے لئے ایک توسیع بھی شامل ہے جو آپ کو اس کے ساتھ مدد کرسکتا ہے.
2. میرے ای میل ایڈریس مجھ سے کیا کہتے ہیں؟
آپ کے کام کا ای میل ایڈریس - جس طرح سے، آپ کو تلاش کے لۓ کبھی بھی استعمال نہیں کرنا چاہئے- شاید بہت آسان ہے. زیادہ سے زیادہ امکان یہ ہے کہ آپ کا نام کچھ مختلف ہے.
آپ ذاتی ای میل کے لئے استعمال کرنے کے لئے کم کاروباری طرح کا پتہ منتخب کر سکتے ہیں. ایک ایڈریس جس میں مشورہ، بچپن یا پیارا ہے، ٹھیک ہے اگر آپ اپنے دوستوں اور خاندان کے پیغامات بھیجنے کے لئے صرف اس کا استعمال کرتے ہیں لیکن اگر آپ پیشہ ورانہ ای میل لکھتے ہیں تو، ایک نئے اکاؤنٹ کے لئے سائن اپ کریں جو پیشہ ورانہ طور پر پیش کرتے ہیں.
ایک ای میل ایڈریس قائم کریں جو آپ کا اصل نام استعمال کرتا ہے. اپنے پہلے اور آخری نام کی کوشش کریں؛ آپ کا پہلا نام، درمیانی ابتدائی اور آخری نام؛ یا ان کا کچھ مجموعہ Chickybabe@mymail.com سے اپنا پیشہ ورانہ ای میل کبھی نہیں بھیجیں.
3. فیلڈ صحیح "نام" میں نام اور ای میل ایڈریس ہیں؟
جب آپ وصول کنندہ کا نام "فیلڈ" فیلڈ میں لکھتے ہیں تو، سب سے زیادہ ای میل کلائنٹس باقی نام میں آپ کے رابطوں سے ایک کے ساتھ بھریں گے. آپ آسانی سے اس میدان میں غلط نام کے ساتھ ختم ہوسکتے ہیں تاکہ اس پر توجہ دینا یقینی بنائیں.
تصور کریں کہ اگر آپ غلطی سے غلط وصول کنندہ کو ای میل بھیجتے ہیں تو کیا مصیبت پیدا ہوسکتی ہے. آتے ہیں کہ جب آپ اب بھی ملازم ہیں تو آپ کسی نوکری کی تلاش کر رہے ہیں. ممکنہ آجر کے ملازمین کو ملازمت کرنے والا ایک نام ہوسکتا ہے جو آپ کے موجودہ مالک کے نام کے ساتھ ہی اسی خط سے شروع ہوتا ہے. اگر آپ اپنے مالک کو اس ملازمت کے مینیجر کے لئے ایک پیغام بھیجا تو کیا شرمندہ ہو جائے گا؟ نہ صرف آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ آپ کا پیغام اپنی منزل مقصود تک پہنچ جائے، لیکن آپ یہ بھی یقینی بنانا چاہیں گے کہ یہ ایک غیر منظم شدہ تک پہنچ جائے.
4. میں نے وصول کنندہ کو ایڈریس کرنے کے لئے مناسب عنوان استعمال کیا ہے؟
اگر آپ پہلے سے ہی ایسے فرد کے ساتھ ہیں جو آپ ای میل کر رہے ہیں اس کے ساتھ، آپ کے پیغام میں ان سے خطاب کرنا ٹھیک ہے.
تاہم، اگر یہ آپ کی پہلی بار کسی کے ساتھ بات چیت کر رہی ہے، یا آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ وہ کس طرح حل کرنا چاہتے ہیں، تو یہ رسمی عنوان جیسے مسٹر، محترمہ، مسز، یا ڈاکٹر اور وصول کنندگان کی آخری کا استعمال کرنا بہتر ہے. نام.
ہمیشہ احتیاط کی طرف سے غلط. یہ رسمی طور پر تکلیف دہ نہیں ہوسکتی ہے. ایک اشارہ کے بارے میں کہ کس طرح آپ کے پاس پہلے سے ہی قائم کردہ تعلقات موجود ہے، اس سے پہلے کہ آپ کو خطاب کیا جائے، پہلے پیغامات پر نظر آتے ہیں کہ وہ کس طرح دستخط کئے جائیں. یہ آپ کو کیا کرنا ہے فیصلہ کرنے میں مدد ملے گی.
5. کیا میرا سر میرے پیغام کو ٹھیک ہے؟
جیسا کہ کہا جاتا ہے، "یہ آپ نہیں کہہ رہا ہے لیکن آپ یہ کیسے کہتے ہیں." جب آپ کسی کو چہرے سے گفتگو کرتے ہیں، تو آپ اپنے الفاظ میں اضافی معنی دینے میں مدد کے لئے اندرونی، جسمانی زبان اور چہرے کے اظہار پر بھروسہ کرسکتے ہیں.
جب آپ ایک ہی پیغام کو تحریر میں کرنے کی کوشش کرتے ہیں تو، غلط فہمی کے لئے زیادہ جگہ ہے کیونکہ قاری آپ کے چہرے کو دیکھ نہیں سکتا، اپنی جسمانی زبان کو پڑھتے ہیں یا اپنی آواز سن سکتے ہیں.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کا پیغام سنجیدہ ہے اور دوستانہ آواز ہے، اور یہ کہ آپ کا مقصد معنی واضح ہے.
6. کیا میرا پیغام سادہ ہے، لیکن کرپٹ نہیں ہے؟
اپنے پیغامات کو مختصر رکھنے اور میٹھی کو سمجھنے میں آسان بنائے گا. ایک ہی وقت میں، آپ کو کچھ اہم نہیں ہونا چاہئے. آپ اپنے ای میل کے وصول کنندہ پر مجبور نہیں کرنا چاہتے ہیں کہ یہ اندازہ کریں کہ آپ کیا کہنا چاہتے ہیں. آپ کا پیغام ممکنہ طور پر درست ہونا چاہئے لیکن تمام ضروری معلومات شامل کریں.
7. کیا میں غیر منسلک منسلک منسلکات شامل ہوں؟
بہت سے لوگ ای میل منسلکات کھولنے سے انکار کرتے ہیں جو ان کی توقع نہیں کرتے ہیں. وہ ایسا کرنے سے بچنے کا حق ہیں. کمپیوٹر وائرس اکثر ان منسلکات میں منتقل ہوتے ہیں. اگر آپ کسی شخص کو ایک فائل بھیجنا چاہتے ہیں تو، مثال کے طور پر، آپ کو دوبارہ شروع کرنا، اپنے وصول کنندگان سے اپنی اجازت کے لئے پہلے سے پوچھیں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں.