سرکاری تنظیموں نے منصوبوں کو شروع کیا جب لوگوں کے کام کو لے جانے کے کچھ پہلو تبدیل کرنے کی ضرورت ہے. پراجیکٹ مینجمنٹ انسٹی ٹیوٹ کے مطابق ، ایک منصوبے "ایک منفرد مصنوعات، سروس یا نتیجہ پیدا کرنے کے لئے تیار ایک عارضی گروپ کی سرگرمی ہے." جب اس منصوبے میں تبدیلی آئی ہے کہ تنظیم کس طرح کاروبار کرتا ہے، اس منصوبے کے اختتامی مصنوعات کو روزانہ کام میں شامل کیا جاتا ہے اور اس وجہ سے ادارے کا کام مستقل طور پر ہے.
یہ آسان لگ سکتا ہے، لیکن یہ نہیں ہے. تبدیلی مشکل ہے، اور منصوبوں کو آسانی سے ریلوں کو آسانی سے دور کر سکتے ہیں. ہر دن اس منصوبے کی ترقی اور حتمی کامیابی کے بارے میں چیلنجوں کو لاتا ہے. اس خطرے سے نمٹنے کے لئے، منصوبوں کو کچھ اہم عناصر کی ضرورت ہے. مندرجہ ذیل اشیاء کے ساتھ، ایک منصوبے کی کامیابی کا ایک بہت اچھا موقع ہے.
01 ایک کمیٹی پروجیکٹ اسپانسر
پروجیکٹ اسپانسر کے منصوبے سے متعلق چار بنیادی ذمہ داریاں ہیں. سب سے پہلے، اسپانسر چیمپیئن منصوبے. وہ پراجیکٹ ٹیم پر عام طور پر اور نجی طور پر جانتا ہے. دوسرا، اسپانسر منصوبے مینیجر کی حمایت کرتا ہے . جب ایک پروجیکٹ مینیجر کو رکاوٹوں کی ضرورت ہوتی ہے، تو وہ اسپانسر پر مدد کرتا ہے کیونکہ اس کے اسپانسر کو تنظیم بنانے کے لئے چیزیں ہوتی ہے. تیسری، اسپانسر وسائل کو حاصل کرنے کیلئے انہیں براہ راست فراہم کرنے یا دیگر اعلی سطح کے لوگوں کے ساتھ کام کرنے کے ذریعہ وسائل کو ترتیب دیتا ہے. جب اسپانسر ایک منصوبے کے لئے ایک مضبوط چیمپئن ہے، اسپانسر کے ساتھیوں کو معتبر وسائل میں حصہ لینے کا امکان زیادہ امکان ہے. چوتھے، اسپانسر فیصلہ سازی کی سہولیات فراہم کرتے ہیں. جب پروجیکٹ ٹیم نیچے پھینکتا ہے، اسپانسر فیصلے یا فلیٹ کو بروکر کر سکتا ہے تو فیصلہ کر سکتا ہے.
اس اسپانسر نے پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ مسلسل مواصلات کے ذریعے مطلع کیا ہے. دونوں کاموں کو مل کر کام کرنے کے لئے جب اسپانسر کو اس منصوبے کے مینیجر کی حمایت میں اسپانسر کی ذمہ داریوں کو زبردست طور پر بڑھنے کی ضرورت ہوتی ہے تو اس کی ضرورت ہے. مثال کے طور پر، ایک پروجیکٹ مینیجر تنظیم کے مالیاتی شعبے سے معلومات حاصل کرنے میں مصیبت ہوسکتی ہے. اس منصوبے کا اسپانسر اس صورتحال کے بارے میں اہم مالیاتی افسر سے رابطہ کرسکتا ہے اور اس سے پوچھتا ہے کہ معلومات حاصل کرنے کے کام کو مقابلہ کرنے والے کاموں کے اوپر ترجیح دی جاتی ہے.
02 واضح اہداف اور دائرہ کار
منصوبے پر کام کرنے سے پہلے یا اس سے بھی منصوبہ بندی کی جانے سے پہلے، اس منصوبے کے اسپانسر کو اس منصوبے کے اہداف اور گنجائش کو ظاہر کرنا ہوگا. منصوبوں کو پورا کرنے کے لۓ بڑی چیزیں ہیں. مثال کے طور پر، ایک سافٹ ویئر بڑھانے کا منصوبہ لیں. انسانی وسائل کے شعبے کو پیروال کا انتظام کرنے کے لئے معروف حسب ضرورت کاروباری سافٹ ویئر کا استعمال کرتا ہے. تنظیم کو سیکھنے کے انتظام کے لئے ماڈیول شامل کرنا چاہتا ہے. منصوبے کے مقاصد تنظیم کی کاروباری ضروریات کو سیکھنے کے انتظام کے سافٹ ویئر کو اپنی مرضی کے مطابق بنانے اور موجودہ تنخواہ کے نظام کے ساتھ ضم کرنے کے لئے ہیں.
گنجائش منصوبے کے پیرامیٹرز کی وضاحت کرتا ہے. سافٹ ویئر پراجیکٹ مثال کے ساتھ جاری رکھیں؛ اس منصوبے کی گنجائش سیکھنے کے انتظام کے نظام پر لانے اور تنخواہ کا نظام کے ساتھ ضم کرنے کے لئے محدود ہے. کئی بار، یہ چیزوں کی شناخت کرنے میں مددگار ثابت ہوتا ہے جو دائرہ کار میں کیا سمجھنے کے لئے گنجائش سے باہر ہیں. اس منصوبے کے لئے، مزید ماڈیولز گنجائش سے باہر ہے. اکاونٹنگ ڈیپارٹمنٹ پراجیکٹ مینیجر میں نہیں آسکتی ہے اور بلنگ کے لئے طلب نہیں کرسکتا ہے، اکاؤنٹس وصول کرنے یا اکاؤنٹس قابل ادا ماڈیول.
اس منصوبے کی وضاحت کے بعد ایک ماڈیول شامل کرنا دائرہ کار کو پکڑنے کی اجازت دیتا ہے . گراؤنڈ منصوبے کے اسپانسرز اور پراجیکٹ مینیجرز گنجائش کے دائرے کے خلاف محافظ ہیں اور گنجائش وسط منصوبے کو شامل کرنے کے لئے بہت ناگزیر ہیں. پراجیکٹ کی گنجائش کو بڑھانے کے وسائل کے لئے وقت اور پیسہ جیسے پراجیکٹ کی ضرورت میں اضافہ ہوتا ہے. اضافی طور پر، اضافی گنجائش پر کام کر کے کام کی مصنوعات کو خطرے میں رکھتا ہے.
03 ایک اچھا پروجیکٹ مینیجر
پروجیکٹ مینیجرز عام طور پر مندرجہ ذیل علامات ہیں جو ان کے ساتھ ساتھ منصوبے کو منتقل کرنے میں مدد کرتے ہیں. پروجیکٹ مینیجرز منصوبہ ساز ہیں. وہ کام کے ترتیب کے بارے میں سوچتے ہیں اور جانتے ہیں کہ ٹیم کے بعد کام کرنے کے بعد کیا ضروری ہے. وہ اچھے منصوبے کرتے ہیں لیکن یہ بھی جانتے ہیں کہ جب ایک لچکدار ہونے کے بعد اور ایک منصوبہ سے نکلنا پڑتا ہے. پروجیکٹ مینیجر قابل اعتماد ہیں. دوسروں کے کام کے لحاظ سے ان کی کامیابی کے ساتھ، پروجیکٹ مینیجرز کو لوگوں کو ان کے اچھے ارادے اور صلاحیت پر بھروسہ کرنے کی ضرورت ہے. ٹرانس مینیجر اور پروجیکٹ اسپانسر کے درمیان تعلق میں ٹرسٹ خاص طور پر اہم ہے. پروجیکٹ مینیجرز ختم ہو جاتے ہیں کیونکہ ان کے کام میں سے زیادہ تر مواصلات شامل ہیں.
وہ لوگوں کو اپنے وعدوں پر جواب دیتی ہے. یہاں ایک مثال ہے. ایک پروجیکٹ ٹیم کے رکن کے سپروائزر نے اس منصوبے مینیجر کو بتایا کہ ٹیم کے رکن اس ہفتے کے منصوبے میں چار گھنٹے وقف کرسکتے ہیں. اس ٹیم کے رکن نے قطار میں دو ہفتوں کی میٹنگوں کو مسترد کر دیا ہے اور ان کی تفویض کردہ کاموں پر کام کی خرابی کی ساخت میں کوئی پیش رفت نہیں کی ہے. پہلی یادگار میٹنگ کے بعد، پروجیکٹ مینیجر نے ٹیم کے ممبر سے ملاقات کی، غیر حاضری پر غور کرنے اور اختتامی مراعات کے بارے میں تبادلہ خیال کیا. ٹیم کے رکن نے کہا کہ وہ زیادہ دباؤ کی ترجیحات رکھتے ہیں. اس منصوبے کا مینیجر اس پر شک کرتا تھا کہ یہ سچ نہیں تھا، تو دوسری یادگار ملاقات کے بعد، پروجیکٹ مینیجر نے ٹیم کے رکن کے سپروائزر سے ملاقات کی. سپروائزر نے اس منصوبے کے مینیجر کو بتایا کہ وہ اس بات کا یقین کر لیں گے کہ ٹیم کے رکن کے رویے کے ارد گرد تبدیل ہوجائے گا.
04 انجیکر اسٹیک ہولڈرز
منصوبے پر اسٹیک ہولڈرز ایسے لوگوں ہیں جو اس منصوبے کی کامیابی میں قابل دلچسپی رکھتے ہیں لیکن پروجیکٹ ٹیم کے ارکان نہیں ہیں. وہ پروجیکٹ منیجر یا پروجیکٹ کے ممبر کے ممبران جیسے منصوبے کے بارے میں نہیں سوچتے ہیں، لیکن وہ منصوبے کے اہداف کے حوالے سے کلیدی فیصلے اور مجموعی ترقی پر لوپ میں رہنا چاہتے ہیں.
اسٹیک ہولڈرز نے ان منصوبوں کی سرگرمیوں کے بقایا رہنے کے لئے ان کی اپنی حوصلہ افزائی کی ہے، لیکن منصوبے کے مینیجر کی ذمہ داری یہ ہے کہ وہ منصوبوں کے اہداف پر کام آگے بڑھانے کے طریقوں میں گنا میں ڈالیں. بہت سے معاملات میں، ایسا کرنے میں بہت زیادہ ان پٹ حاصل کرنے اور بہت کم ان پٹ حاصل کرنے کے درمیان نازک توازن شامل ہے. اسٹیک ہولڈر ہر فیصلہ پر وزن نہیں کر سکتے ہیں. یہ اس منصوبے کو تباہ کرے گا اور ہر فیصلہ کو ایک لڑائی بنا دے گی. اس کے برعکس، اسٹیک ہولڈرز کو بند نہیں کیا جاسکتا ہے کیونکہ تقریبا ہر منصوبے کا ایک بڑا پہلو ذیلی ہولڈرز کو تسلیم کرتا ہے.
05 وقف پروجیکٹ ٹیم کے ارکان
پروجیکٹ ٹیم کے ارکان منصوبے کے کام کو پورا کرتے ہیں. بہت سے اوقات، پروجیکٹ ٹیم کے ارکان اپنے باقاعدگی سے فرائض کے سب سے اوپر ایک منصوبے پر تفویض کیے جاتے ہیں یعنی مطلب یہ ہے کہ اس منصوبے کے ذریعہ لایا گیا اضافی کام کے لۓ دوسرے کام میں کوئی کمی نہیں ہے. پروجیکٹ مینیجرز اس مسئلے پر ٹیم کے ممبران اپنے نگرانیوں کے ساتھ بات چیت کرنے میں مدد کرسکتے ہیں، لیکن منصوبے مینیجر اس منصوبے سے باہر ذمہ داریاں پروجیکٹ ٹیم کے ممبران پر کوئی کنٹرول نہیں رکھتے ہیں.
اس منصوبے کے لئے ٹیم کے ارکان کے وقفے بہت قیمتی ہیں. وقفے کے بغیر، ڈائم لائنز پرچی اور کام کی مصنوعات اچھے معیار کی نہیں ہیں. وقف ٹیم کے ارکان اس منصوبے کے اہداف کو وقت، بجٹ کے اندر اور معیار کی توقعات تک پہنچنے کے لئے حوصلہ افزائی کر رہے ہیں.