منصوبے میں احتساب کی تعمیر کیسے کریں

کریک میٹ اجلاس میں 01 ایڈریس کی احتساب

اس منصوبے کی بنیاد پرست اصول کے طور پر احتساب قائم کرنا اہم ہے. پروجیکٹ اسپانسر اور پروجیکٹ مینیجر کو اپنی امیدوں کو ککف اجلاس میں واضح کرنا چاہئے. منصوبے اسپانسر کو دو پوائنٹس کو احتساب کے بارے میں کرنا چاہئے. سب سے پہلے، وہ پراجیکٹ مینیجر کو احتساب کرے گی، اور دوسرا، پروجیکٹ مینیجر ہر کسی کو احتساب کرے گا.

ان پوائنٹس پر تعمیر، منصوبے کے مینیجر کا کہنا ہے کہ جبکہ منصوبے کے سپانسر نے پراجیکٹ مینیجر کو احتساب کیا ہے، احتساب وہاں سے روکا نہیں ہے. پروجیکٹ مینیجر نے ٹیم کے اراکین کی توقع کی ہے کہ اسے جوابی طور پر بھی احتساب کیا جائے. اس کے علاوہ، پروجیکٹ مینیجر نے ٹیم کے اراکین کو ایک دوسرے کو جوابدہی رکھنے کی توقع کی ہے. ایک دوسرے کو کال کرنے کی حوصلہ افزائی کی جاتی ہے جب تک کہ تمام ٹیم کے ارکان پیشہ ورانہ اور دوسروں کی طرف احترام کرتے رہیں.

یہ بیانات ایک واضح نظام احتساب قائم کرتی ہیں. پروجیکٹ مینیجر بالآخر منصوبے کی کامیابی کے لئے ذمہ دار ہے، لیکن کامیابی حاصل کرنے کے لئے، پروجیکٹ مینیجر کو ہر کسی کو احتساب ہونے کی ضرورت ہے اور ایک دوسرے کو جوابدہی رکھنے کی امید ہے.

02 ٹاسکس کی انٹرکنجیکرن کو نمایاں کریں

منصوبوں میں تقریبا ہمیشہ متفقہ کاموں میں شامل ہیں. پراجیکٹ کامیاب ہونے کے لئے کچھ چیزوں کو ترتیب میں ہونا ضروری ہے. جیسا کہ پروجیکٹ مینیجر نے ٹیم میں اس منصوبے کی تفصیلات فراہم کی ہے، اس منصوبے کے مینیجر کو کاموں کی منسلکیت کو نمایاں کرنے کے بارے میں جان بوجھ کر ہونا چاہئے.

یہاں منسلک کاموں کا ایک مثال ہے. ایک حکومتی پروگرام اس کام میں بنیادی تبدیلی کی طرف جاتا ہے جس کی وجہ سے اس کے قانونی اتھارٹی میں تبدیلی کی وجہ سے ہوتا ہے. اس بات کا اندازہ کرنے کے لئے کہ یہ پروگرام کس طرح شفٹ کے بعد کام کرے گا، اس منصوبے کو چارٹرڈ کیا گیا ہے . پروجیکٹ ٹیم کے ایک رکن پیشہ ورانہ ترقی ٹرینر ہے جو پروگرام اسٹاف کو فراہم کرنے کے نصاب کو تیار کرے گا. اس تربیت کو تیار کرنے کے لئے، باقی ٹیم کو یہ فیصلہ کرنا ہوگا کہ پروگرام کس طرح کام کرے گی. اس ٹرینر نے ٹیم کو ان چارٹ اور کام کی خرابی کی ساخت میں فیصلہ کن فیصلہ سازی وقت کے نشانوں کے جواب دہندگان کی ذمہ داری دیتی ہے تاکہ اس کے نصاب کو تیار کرنے کا کافی وقت ہو.

کبھی کبھار کاموں کو ہم آہنگی سے چلاتے ہیں. یہ ضرورت سے یا کارکردگی کے مفاد میں ہو سکتا ہے. کاموں کو مکمل کرنے کے بعد، ان کے کام کی مصنوعات کو بعد میں کام میں استعمال کیا جاتا ہے. احتساب کی ساخت اوپر مثال کے طور پر کام کرتا ہے. اگلے کام پر کام کرنے والوں کو ان لوگوں کو جن کا پچھلے کاموں پر کام کرنا پڑتا ہے وہ ذمہ دار ہے.

پروجیکٹ مینیجر نے ٹیم کے ارکان کو دکھایا کہ کس طرح کام ایک دوسرے سے متعلق ہیں اور کس طرح ہر ٹیم کے رکن کسی دوسرے ٹیم کے ممبروں کے فائدے کے لئے اچھے کام کرنے کی ضرورت ہے، اس کے مینیجر ٹیم کے ممبران کو ایک دوسرے کے جواب دہندگان کو برقرار رکھنے میں حوصلہ افزائی کرتا ہے. اگر ایک ٹیم کے رکن کسی کام کو شروع نہیں کرسکتا جب تک کہ کسی اور ٹیم کے کسی رکن نے سابقہ ​​کام ختم نہ کیا، انحصار ٹیم کے ممبر دوسرے ٹیم کے ممبر کی کامیابیوں میں قابل دلچسپی رکھتا ہے اور اس وقت ٹیم اور اراکین کو بروقت اور اعلی معیار کی کارکردگی کے لئے ذمہ دار کرے گا.

03 ایکشن اشیا پر عوامی عدم اطمینان حاصل کریں

پراجیکٹ مینیجر مختلف وجوہات کے لئے ٹیم کے اجلاسوں کو منعقد کرتے ہیں. ایک وجہ یہ ہے کہ منصوبے کی ترقی کس طرح کی گئی ہے کے مطابق اگلے مرحلے کا تعین کرنا ہے. جب ممکن ہو، چیزیں منصوبہ بندی کے مطابق رہیں، لیکن جب غیر متوقع مسائل سامنے آئے تو انہیں سنبھالنے کی ضرورت ہے. پراجیکٹ مینیجر بہت سے لوگوں کی دیکھ بھال کر سکتا ہے لیکن سب نہیں.

کوئی مسئلہ نہیں ہے جو ایک مسئلہ کو سنبھالنے سے اتفاق کرتا ہے، ایک ٹیم کے رکن جو کارروائی کے لۓ کام کرتا ہے وہ عوامی عزم بنا دیتا ہے. عزم کو کچھ رسمی معاملہ نہیں ہونا چاہیے، لیکن سب کو یہ جاننا چاہئے کہ متوقع کیا ہے. جب کوئی کارروائی کے سامان سے اتفاق کرتا ہے تو، پروجیکٹ مینیجر کو اس بات کو یقینی بنانا چاہیے کہ بالکل کیا کیا جاسکتا ہے اور جب تک یہ مکمل ہونا چاہئے.

کارروائی کی اشیاء میٹنگ نوٹس میں یا ایک کارروائی اشیاء لاگ ان میں دستاویز کی جانی چاہئے. مختلف پراجیکٹ مینجمنٹ فلسفہ یہ الگ الگ کرتے ہیں. کلیدی مستقبل کے حوالہ کے لئے کارروائی کی اشیاء لکھنے کے لئے ہے.

04 عام طور پر ایکشن اشیا پر عمل کریں

جب ٹیم کے ارکان وعدے کرتے ہیں تو، پوری ٹیم کو ان وعدوں کی کامیاب تکمیل پر بھروسہ کرنا ہوگا. ان کے وعدوں کو لکھنا بہت اچھا ہے، لیکن اگر کوئی کارروائی کے سامان پر کوئی عمل نہ کرے تو، ٹیم کے ارکان اس بات پر یقین رکھتے ہیں کہ ان وعدوں کو کوئی فرق نہیں پڑتا. جب ان سے کوئی سوال نہیں ہوتا تو وہ اس کے ذریعے کیوں پیروی کرنی چاہئے؟

جیسا کہ عوام میں وعدہ کیا جاتا ہے، پروجیکٹ مینیجر کو عوامی طور پر ان وعدوں پر عمل کرنا چاہئے. یہ لوگوں کو ان کے کلام پر رکھنا پڑتا ہے. عوامی شرم کی طاقتور طاقتور تحریک ہے.

سب سے اچھا حصہ پروجیکٹ مینیجرز برا آدمی بننے کی ضرورت نہیں ہے. ایک بار جب پروجیکٹ مینیجر نے احتساب کے ماحول کو قائم کیا ہے، کوئی بھی برا آدمی نہیں ہے کیونکہ ہر ایک کو ایک دوسرے کے جواب میں ایک دوسرے کے جواب میں رکھتا ہے. صرف ایک وقت برا آدمی ہے جب وہ عزم پر عمل نہیں کرتا ہے.

اس منصوبے کے مینیجر کے لئے کوئی ضرورت نہیں ہے جس کے تحت لیمباسٹ کے ذریعے کوئی پیروی نہ ہو. گروپ کی متحرک حالات کو دیکھ بھال کریں گے. پیر کے دباؤ کو مثبت فیشن میں کام کر سکتا ہے. پروجیکٹ مینیجر صرف کارروائی اشیاء پر توجہ دینا اور ذمہ دار شخص کو بات کرنے کی ضرورت ہے. ٹائم ٹائم سے، پراجیکٹ مینیجر کے بارے میں سوالات کی تحقیقات کرنے کی ضرورت ہو سکتی ہے کہ ایک وعدہ کیوں نہیں مل سکا، لیکن عام طور پر، ذمہ دار شخص غلطیوں، مالیات یا رکاوٹوں کے بارے میں آگے بڑھا جائے گا اور اصل کارروائی کے شے کو پورا کرنے کے لئے ایک نیا عزم پیدا کرے گا. ممکنہ طور پر کارکردگی میں کسی بھی گزرنے کے لئے تیار ہے.

05 کنفروٹ خراب کارکردگی

ایک پروجیکٹ ٹیم کے رکن کی غریب کارکردگی ایک مسئلہ ہے، پروجیکٹ مینیجرز کو فوری طور پر اور سفارتی طور پر نمٹنے کے لئے ضروری ہے . اگر دوسرے منصوبے کے ٹیم کے ارکان کو برداشت کرنی پڑتی ہے تو ان کی حوصلہ افزائی کی جائے گی، اور ان کی کارکردگی اس کے مطابق ہو گی. تاہم، پروجیکٹ مینیجرز جب وہ توقعات کو پورا نہیں کرتے تو کمزور فنکاروں کو کاٹنے والے بوجبوس نہیں بن سکتے. یہ چیزیں سنبھالنے اور انہیں انسانیت سے نمٹنے کے درمیان ایک توازن عمل ہے.

غریب کارکردگی خود کی طرف سے نہیں جاتا ہے. یہ انگوٹھی کرنے کی اجازت نہیں دی جا سکتی ہے، لیکن منصوبے کے مینیجرز کو ان کے رویے کو درست کرنے کے لۓ غریب کارکردگی کا وقت ضائع کرنا ہوگا.

06 عیسائیت کی کارکردگی کے مسائل جب ضروری ہیں

اگر ایک کمزور کارکردگی کو سنبھالنے میں کوئی کام نہیں کرتا تو، پروجیکٹ مینیجر کو مسئلہ کو ٹیم کے ممبر کے سپروائزر کو بڑھانا چاہیے. اگر وہ ناکام ہوجاتا ہے، تو اس منصوبے اسپانسر کو صورت حال میں قدم اٹھانا ہوگا. ایک سے خطاب کرتے ہوئے، سپروائزر کو بڑھانے اور اسپانسر کو بڑھانے کا ایک بہترین منصوبہ ہے جسے پروجیکٹ ٹیم کے رکن کی جانب سے خراب کارکردگی کو سنبھالا. ایک قدم کو چھوڑ کر ان میں شامل ہوسکتا ہے اور بالآخر وقت ضائع کر سکتا ہے.

پروجیکٹ اسپانسر کو ایک مسئلے سے پہلے، ایک پروجیکٹ مینیجر کو دوسرے اختیارات کو ختم کرنا چاہئے. غریب کارکردگی کے معاملے میں، اس کا مطلب یہ ہے کہ ایک بار پھر ایک صورتحال کو حل کرنے اور اس کے بعد ٹیم کے رکن کے سپروائزر سے اپیل کی جا رہی ہے.

پروجیکٹ مینیجر کو اس منصوبے کے اسپانسر کے ساتھ مخصوص ہونا چاہئے جس کے بارے میں پروجیکٹ مینیجر نے اس منصوبے اسپانسر کو کیا کرنے کی سفارش کی ہے. اگر پروجیکٹ مینیجر چاہتا ہے کہ کسی دوسرے لائن مینیجر کی ٹیم ٹیم کے کسی مشیر سے مشاورت ہو تو، پراجیکٹ مینیجر کو یہ کہنا چاہیے. اگر پروجیکٹ مینیجر چاہتا ہے کہ ٹیم کے رکن کو تبدیل کیا جائے تو، پروجیکٹ مینیجر کو اس طرح کی درخواست کرنا چاہئے. اس منصوبے کے اسپانسر کو ہر اختیار کے اختیارات اور اختیارات اور مواقع کی ضرورت ہے.