پراجیکٹ چارٹر کے کردار اور مقصد

پروجیکٹ چارٹر کی وجہ سے منصوبوں کو ایک تنظیم میں رسمی طور پر موجود ہے. یہ ایک ایسا دستاویز ہے جو کام کرنے کے لئے کام کو مستحق کرتا ہے اور منصوبے مینیجر کو مقرر کرتا ہے. یہ آپ کو دیتا ہے، جیسا کہ پروجیکٹ مینیجر، اس میں بیان کردہ کام کرنے کا مینڈیٹ.

پروجیکٹ چارٹر کا سب سے اہم کردار یہ ہے کہ اس منصوبے کو یقینی بنایا جائے جو اس منصوبے کو حاصل کرے گا. آئیے اس لازمی منصوبے کے دستاویز میں کیا خیال ہے.

ایک پراجیکٹ چارٹر میں کیا جاتا ہے؟

پروجیکٹ چارٹر کے پہلے حصے میں منصوبے کا نام، سپانسر اور پروجیکٹ مینیجر کے نام اور دستاویز تیار کی گئی تاریخ سے باہر نکل جائے گا.

اس کے بعد آپ دستاویز کے گوشت میں داخل ہو جاتے ہیں.

ایک پراجیکٹ چارٹر کے اہم حصے مندرجہ ذیل ہیں.

پروجیکٹ مقصد: یہ وضاحت کرتا ہے کہ یہ منصوبہ کیوں چاہتا ہے. آپ کاروباری معاملہ یا اس منصوبے کو چلانے والے معاہدے کا حوالہ دے سکتے ہیں یا صرف اس بات کی توثیق کرسکتے ہیں کہ یہ کام کیوں کرنا ضروری ہے.

پروجیکٹ تفصیل: اس سیکشن میں وضاحت کیا جاسکتی ہے کہ اس منصوبے کو کیا حاصل ہے. آپ کو ان اشیاء پر تفصیلات شامل کرنا چاہیئے جو بنائے جانے جا رہے ہیں یا خدمات فراہم کرنے جا رہے ہیں.

بجٹ: اس موقع پر آپ کے منصوبے کے کاموں کے بارے میں تمام تفصیلات نہیں ہوسکتی ہیں، لہذا آپ کو ایک ساتھ مکمل اور تفصیلی منصوبے کا بجٹ نہیں مل سکتا. کسی بھی بجٹ کی رکاوٹوں یا اخراجات کی اعلی درجے کی رینج کو نوٹ کریں جو آپ کی توقع رکھتے ہیں.

خطرات: تمام منصوبوں میں خطرات ہیں. پراجیکٹ چارٹر کے اس حصے کو آپ کے منصوبے کے خطرے کی لاگت کا ابتدائی ورژن بناتا ہے. کسی بھی خطرے کا جو دستاویز آپ جانتے ہو اس دستاویز کے بارے میں جانتے ہیں تاکہ انتظامی ٹیم دیکھ سکیں کہ مستقبل میں اس منصوبے کو کیا اثر انداز ہوسکتا ہے.

میلسٹون: اگر آپ اعلی درجے کی سنگ میلوں کو جانتے ہیں، تو اس سیکشن میں پراجیکٹ چارٹر میں شامل ہیں. آپ بعد میں اپنے گنٹٹ چارٹ میں منتقلی کرسکتے ہیں جب آپ ایک مزید تفصیلی منصوبہ بندی کریں گے. اس وقت آپ کو صرف مردہ تاریخوں کو چھوڑنے یا آپ کے کام کرنے والے معاہدوں میں بیان کردہ کچھ بھی ڈھونڈ رہے ہیں.

پروجیکٹ کے مقاصد: یہ ایک بہت اہم حصہ ہے لیکن یہ ایک دوسرے کے ساتھ ڈالنے کے لئے مشکل ہوسکتا ہے. آپ اس سوال کا جواب دینے کی کوشش کررہے ہیں: "ہم کس طرح ختم ہو جائیں گے؟" لکھیں، اس منصوبے کی توقع کریں کہ آپ کونسی منصوبے فراہم کرتے ہیں اور آپ کو پتہ چلتا ہے کہ اگر آپ وہاں گئے ہیں. مثال کے طور پر، تمام محکموں کے لئے وقت کی ریکارڈنگ کے نظام کو شروع کرنے کے منصوبے میں، مقصد یہ ہوسکتا ہے: "تمام ٹیمیں سال کے اختتام تک سایڈیٹ سسٹم کا استعمال کریں گی." اس کے علاوہ یہ بھی ایک نوٹ بناؤ گا کہ کون کون ذمہ دار ہو گا اتفاق کرتے ہیں کہ آپ اس مقصد کو پہنچ گئے ہیں. اس منصوبے کے اختتام پر کسی بھی مسائل سے بچنے سے بچا جاتا ہے جہاں اچانک کام مکمل ہونے پر کوئی اچانک دستخط نہیں ہوتا.

پراجیکٹ مینیجر اتھارٹی کی سطح: جب تک کہ یہ واقعی کہیں اور واضح نہیں ہے، جب تک کہ چارٹر میں ایک سیکشن بھی شامل ہے جس میں آپ کسی اور سینئر سے کسی اور سے دستخط کئے بغیر بغیر کرنے کے قابل ہو. عام طور پر اس بات سے متعلق ہے کہ رواداری کی سطح کو بجٹ اور اوقات کا تعین کیا گیا ہے اور اس طرح کا اظہار کیا جائے گا: "پراجیکٹ مینیجر بجٹ پر 10 فیصد رواداری اور شیڈول پر 5٪ رواداری ہے. ان منظور شدہ حدود کے اوپر کسی بھی انحراف کو اس منصوبے کے اسپانسر کے ذریعہ دستخط کرنا ہوگا. "آپ اس سیکشن کو توسیع کر سکتے ہیں کہ اس کی وضاحت کرنے کے لئے، اگر کوئی ہے تو، پراجیکٹ مینیجر پراجیکٹ ٹیم سے عملدرآمد اور فائرنگ سے متعلق ہے .

پروجیکٹ چارٹر کی منظوری

پروجیکٹ چارٹر کے آخری حصے منظوری کے سیکشن ہے. پروجیکٹ مینیجر اور پروجیکٹ اسپانسر (یا جس شخص کو طویل عرصہ تک اسپانسر مقرر کیا گیا ہے، وہ کام کرنا چاہتا ہے) تو اس دستاویز پر دستخط اور دستخط کرنا چاہئے. آج، یہ ای میل کے ذریعے ہونے کا امکان ہے لہذا آپ کو اس منصوبے کی فائلوں میں ای میل کی اجازت کا ایک کاپی رکھنے کی صورت میں رکھیں اگر آپ اسے واپس لینے کی ضرورت ہے.