ایک پراجیکٹ بورڈ کے 4 اہم کردار

کس طرح کے بورڈ بورڈ اور اسٹیئرنگ گروپ آپ کے منصوبے کی حمایت کرتے ہیں

کیا آپ کے منصوبے میں پروجیکٹ بورڈ ہے؟ آپ اسے ایک سٹیئرنگ گروپ یا اسٹیئرنگ کمیٹی بھی کہتے ہیں. یہ مضمون اس اہم حکومتی تقریب کے کردار اور ذمہ داریاں بیان کرتا ہے.

چلو شروع کرتے ہیں کہ پروجیکٹ بورڈ کسی منصوبے کے تنظیمی ڈھانچہ کا ایک اہم حصہ ہے. اگر آپ کے پاس کوئی نہیں ہے تو، آپ کو ایک مینیجر حاصل کرنے کے بارے میں اپنے مینیجر سے بات کرنی چاہئے.

پراجیکٹ بورڈ اس منصوبے اسپانسر کی زیر صدارت ہے اور عام طور پر دوسرے سینئر اسٹاک ہولڈرز اور منصوبے مینیجر میں شامل ہوں گی.

عام طور پر بورڈ پر تین سے پانچ افراد ہیں. وہ تمام اہم منصوبے کے حصول دار ہیں اور ان لوگوں کو جو اس منصوبے کے لئے کام کرنے کی صلاحیت رکھتے ہیں.

نیچے کی لائن: یہ ایسے لوگوں کا ایک گروہ ہے جو اس منصوبے کی نگرانی میں مدد کرنے کے لئے ملنے اور اس کی صحیح سمت میں آگے بڑھ رہے ہیں.

پراجیکٹ بورڈز منصوبے کی زندگی کی زندگی کے آغاز میں قائم ہیں اور اس منصوبے کو مکمل طور پر کام کرتے ہیں جب تک یہ بند نہیں ہوتا. پروجیکٹ بورڈ کے 4 اہم کرداروں پر نظر آتے ہیں.

پروجیکٹ بورڈ گورننس فراہم کرتا ہے

سب سے پہلے، پروجیکٹ بورڈ کو اہم گورنمنٹ فراہم کرتا ہے. وہ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ پالیسیاں کارپوریٹ سطح اور پورٹ فولیو یا پروگرام کی سطح پر نظر آتی ہیں. وہ نگرانی کرتے ہیں کہ اس منصوبے کی ٹیم کس طرح کی جاتی ہے. وہ منصوبے اسپانسر کے ساتھ ساتھ، منصوبے کی کامیاب ترسیل کے لئے ذمہ دار ہیں اور یہ حکمران کردار یہ یقینی بناتا ہے کہ اس منصوبے کی ٹیم اس طرح کے عمل میں کام کرتی ہے جو اخلاقی اور کمپنی کے لئے قابل قبول حدوں کے اندر ہے.

وہ اس منصوبے مینیجر سے پوچھتے ہیں اور مدد اور مدد فراہم کرتے ہیں.

پروجیکٹ بورڈ سمت فراہم کرتا ہے

اس منصوبے پر اکثر فیصلہ کیا جاتا ہے، اور ان میں سے کچھ منصوبے کے مینیجر کے دورے سے باہر گر جائے گی. جب پروجیکٹ مینیجر فیصلہ کرنے میں قاصر ہے، اور اس کے علاوہ اسپانسر کے بجائے زیادہ حصول داروں کے ساتھ بات چیت کی جائے گی، یہ پروجیکٹ بورڈ پر جائیں گے.

ان کا کردار اس منصوبے کو ٹیم کے لئے موزوں سمت فراہم کر کے رکھنا ہے. وہ منصوبے کے آغاز میں نقطہ نظر کو قائم کرنے میں مدد کرتے ہیں اور اس منصوبے کو مکمل طور پر ٹریک پر رکھیں.

پراجیکٹ بورڈ فیصلے کرتا ہے

پراجیکٹ بورڈ بنیادی طور پر ایک فیصلہ سازی جسم ہے. ان کا کردار اس فیصلے کو کرنا ہے جو منصوبے کے مسائل کو غیر مقفل کرکے آگے بڑھنے اور پروجیکٹ مینیجر کو کامیاب تکمیل تک پہنچنے کا واضح راستہ دیکھتا ہے.

پراجیکٹ مینیجر پروجیکٹ بورڈ کو سفارشات پیش کرے گا. اس میں ایڈریس کرنے کے لئے سفارشات شامل ہوسکتی ہیں:

• ممکنہ چیلنجوں کو حل کرنے کے لئے خطرات جیسے خطرے کی منصوبہ بندی
• مسائل
• ریسکیوسنگ کے مسائل، جیسے صحیح ٹیم کے ارکان دستیاب نہیں ہیں
• شیڈول تاخیر
• بجٹ کی تعداد میں اضافہ

پروجیکٹ مینیجر کی سفارش پر پروجیکٹ بورڈ ضروری نہیں ہے. ایک گروہ کے طور پر، وہ آگے بڑھانے کے لئے دیگر تجاویز کے ساتھ آ سکتے ہیں، اور اکثر وہ کرتے ہیں. اکثر یہی وجہ ہے کہ ان کی بڑی تصویر ہے، منصوبے مینیجر کے مقابلے میں اس منصوبے کے ماحول کے کارپوریٹ نقطہ نظر ہے، لہذا وہ متبادل راستوں کو دیکھنے اور وقت میں سب سے بہتر منتخب کرنے میں کامیاب ہیں.

پراجیکٹ بورڈ نے خرچ کی منظوری دی ہے

آخر میں، پروجیکٹ بورڈ مجموعی بجٹ کی منظوری دیتا ہے.

ہر خریدار آرڈر یا بجٹ شے کو عام طور پر منظم کیا جاتا ہے تو اس منصوبے مینیجر کے ذریعہ: آپ کو ہر پروجیکٹ کو ادائیگی کیلئے دستخط کرنے کیلئے آپ کے پروجیکٹ بورڈ پر جانے کی ضرورت نہیں ہے.

تاہم، مجموعی طور پر منصوبے کی سطح پر، پراجیکٹ بورڈ میں یہ کردار ادا کرنا ہے کہ آپ پیسہ خرچ کرنے کے لئے کس طرح پہلے (آپ کے بجٹ کی منصوبہ بندی) کے لئے جا رہے ہیں اور پھر جاری اخراجات کی نگرانی کرنے میں اس منصوبے پر عملدرآمد کے لۓ ادا کیا جائے گا.

آپ کو پراجیکٹ بورڈ پر ڈرائیو کرنے کی بھی ضرورت ہو گی جب ایسا لگتا ہے کہ آپ کو لازمی فنڈز یا انتظام کے ذخائر کو خرچ کرنے کی ضرورت ہے. وہ بڑے پیمانے پر اختیار کرسکتے ہیں اور پراجیکٹ ٹیموں کو اضافی فنڈز تک رسائی حاصل کرسکتی ہیں جہاں یہ جائز ثابت ہوسکتا ہے.

مجموعی طور پر، پروجیکٹ بورڈ پراجیکٹ ٹیم کے لئے لازمی حکومتی اور سٹیئرنگ کی تقریب فراہم کرتا ہے. ان کے سمت اور مشورہ منصوبے مینیجر نے اس منصوبے کو صحیح سمت میں رہنمائی میں مدد فراہم کی ہے، اور اگر وہ کچھ غلط جانے لگے تو ان کی مدد کے لئے مکمل طور پر قدم رکھا جاتا ہے.