بہترین مینیجر ان واقعات کی اہمیت کو سمجھتے ہیں، اور وہ سمجھتے ہیں کہ ایک عظیم میٹنگ کی تیاری کی منصوبہ بندی اور جانبدارانہ کوشش کرتی ہے.
یہ مضمون دس تجاویز پیش کرتا ہے تاکہ آپ اپنی ٹیم کے ساتھ اس قیمتی تعاون کے وقت کا فائدہ اٹھائے. آپ کی ٹیم کے اجلاسوں کو کس طرح مضبوط بنانے کے بارے میں یہ باتیں موجود ہیں.
میٹنگ کے بارے میں ایک مثبت رویہ رکھتے ہیں
یہ سب سے اہم بات ہے کہ مینیجر ٹیم کے اجلاسوں کو بہتر بنانے کے لیڈر کے طور پر کرسکتے ہیں. میں حیران ہوں کہ کتنے مینیجرز کو میٹنگوں کے ناپسندی کا اعلان کرنے پر فخر ہے. اہم نتائج حاصل کرنے کے لئے، مسائل کو حل کرنے، فیصلے، مطلع، حوصلہ افزائی، تعاون اور حوصلہ افزائی کرنے کے لئے، مینیجر لوگوں کے ساتھ کام کرنے کی ضرورت ہے.
اس کا مطلب ہے کہ کبھی کبھار ان لوگوں کو ایک کمرے میں یا ایک کانفرنس کال پر مل کر ان سے بات کرنا ہو رہا ہے. آفس کے دروازے کے ساتھ دفتر میں بیٹھ کر ای میلز کو بھیجنے سے متعلق انتظام نہیں ہے. رہنما کے طور پر، قیادت کے اظہار کے طور پر اجلاسوں کو تلاش کرنے کی کوشش کریں. یہ قیادت کا وقت دکھاتا ہے، دانتوں کا ڈاکٹر کے دورے کی طرح خوفناک کچھ نہیں.
یاد رکھو، آپ ملاقات کرتے ہیں
انتظامی اسسٹنٹ یا کسی دوسرے ٹیم کے رکن کو ایجنڈا کی منصوبہ بندی کی نمائندگی نہ کریں.
لیڈر کے طور پر، یہ آپ کی ملاقات ہے. اجلاس کی منصوبہ بندی اور چلانے کے لئے یہ آپ کا کام ہے. دماغ کے مناسب فریم میں اپنے آپ کو ڈالنے کے لئے، مندرجہ ذیل سوال پوچھیں اور جواب دیں: "اس میٹنگ کے بعد، میں لوگوں کو کیا سیکھنا چاہتا ہوں، حاصل کیا یا حل؟"
ہمیشہ ایک ایجنڈا تیار کریں
ہر آرٹیکل آپ کو مؤثر کام کی جگہوں کے اجلاسوں میں کبھی بھی پڑھا جائے گا، اجنبی کی تیاری کے بارے میں مشورہ بھی شامل ہے .
اس کے باوجود، ہم ابھی بھی اجلاسوں میں آتے ہیں جہاں کوئی ایجنڈا نہیں ملا. ایجنڈا کی منصوبہ بندی کرنے کا عمل آپ کو مرکوز کے لئے ترجیحی موضوعات پر توجہ مرکوز اور اس کی نشاندہی میں مدد ملتی ہے.
ایجنڈا پر ان پٹ کے لئے پوچھیں
اگرچہ یہ ایجنڈا کی ترقی کے لئے مینیجر کی بنیادی ذمہ داری ہے، اجنبی اشیاء کو شراکت دینے کے لئے ٹیم کے ممبران کو مدعو کیا جا سکتا ہے. میٹنگ سے چند دن قبل خیالات کے لۓ کال بھیجیں.
اسے مساج!
فارمیٹ میں تھوڑا سا قسم رکھو. آپ اپنی ٹیم کے اجلاسوں کو مساج کرنے کیلئے چند چیزیں یہاں کر سکتے ہیں:
- مہمان اسپیکر مدعو کریں
- کچھ جشن منائیں
- ایک "سیکھنے کی گولیاں قابل" سیکھنے کا انتظام کریں - ٹیم کے ارکان کو ایک دوسرے کو کچھ سیکھنے کی باری ہوتی ہے
- ٹیڈ ٹاک جو میٹنگ ایجنڈا سے متعلق ہے دیکھیں
- ٹیم کی تعمیر کی سرگرمی کو چلائیں
- جگہوں کو تبدیل کریں (میٹنگ آف سائٹ لینے پر غور کریں)
- کچھ مزہ یا دلچسپ کھانا لے لو
- ایک "سنگل شے ایجنڈا" اجلاس کریں
- بجلی کی راؤنڈ اپ ڈیٹس کے لئے پوچھیں
- دماغی طوفان میں ٹیم کو مشغول کریں
- کرسیاں سوئچ کریں کسی بھی قسم کی یادگار کو توڑنے کے لئے سوئچ کریں
کچھ تخلیقی اور مصروفیت کیلئے "وائٹ خلائی" کی اجازت دیں
اجنبی میں اتنی بہت سی چیزوں کو کچل نہ کرو جو آپ اسے مکمل کرنے کے لئے جدوجہد کرتے ہیں. اس کے بجائے، غیر معمولی بحث کے لئے اختتام پر کچھ کمرے چھوڑ دیں. اگر اجلاس جلد ختم ہوجاتا ہے، تو سب کو جلدی جانے دو.
لوگوں نے بھی تعریف کی ہے.
تعاون کے لئے ٹیم کے اجلاسوں کا استعمال کریں
معلومات کو شریک کرنے کے بجائے، ایک مسئلہ کو حل کرنے یا کسی فیصلے میں آنے پر گروپ کے ساتھ کام کرنے کی کوشش کریں. جی ہاں، یہ مشکل ہے اور گندا ہوسکتا ہے، لیکن یہ ہے کہ ہم کہاں سے میٹنگ سے سب سے زیادہ قدر حاصل کرتے ہیں.
ہلکے اوپر
میٹنگ کے رہنما ہونے کے بجائے فلاجنگ اتھارٹی یا طاقتور طاقت کے بارے میں نہیں ہے. ٹیم کے سامنے دیر سے ہونے کے لۓ کسی کو تحریر کرنا یہ کرنے کا ایک مثال ہے. مزاح اور عاجزی کا احساس ہے.
فالو کریں
کارروائی کی اشیاء کا سراغ لگائیں اور یقینی بنائیں کہ لوگ جو کچھ کرتے ہیں وہ کریں جو وہ کرتے ہیں. اگلے اجلاس کو ظاہر کرنے کے لئے یہ افسوسناک ہے اور نصف ٹیم کو تلاش کرنے کے لئے آخری میٹنگ میں کیا کرنے کی کوشش نہیں کرنی چاہئے. میٹنگ سے پہلے اپنائیں اور ان افراد کو اپنے وعدوں کے جواب میں رکھو.
کردار ماڈل لیڈر بنیں
ٹیم کی ملاقاتیں وقت نہیں ہوتی ہیں کہ آپ اپنے محافظ کو چھوڑ دیں اور اپنی ٹیم کے ساتھ لات ماریں. اپنے آپ اور آپ کی ٹیم کو انعقاد کے اعلی ترین معیاروں پر رکھو، جس کا معنی نہیں ہے کہ کوئی غیر ملکی مذاق، ٹیم کے اراکین، عکاسی، اور طلوع کرنے، یا دیگر محکموں یا انتظام کو ختم کرنے کے لۓ. اس قسم کے رہنما کے بارے میں سوچو کہ آپ کے لئے جانا جانا چاہتے ہیں، اور اس کے بعد رہنما ہونے والے ہر میٹنگ کو دکھائیں.
نیچے کی سطر
آپ کی ٹیم سے ملنے اور کام کرنے کا ایک موقع ضائع کرنے کی ایک خوفناک چیز ہے. یہ لازمی ہے کہ آپ اس منصوبے کی منصوبہ بندی اور قیادت کرنے کے لۓ نظم و ضبط کو فروغ دیں جن لوگوں نے لوگوں کو اہمیت اور فروغ دینے کے آگے بڑھایا ہے.
آرٹ پیٹی کی طرف سے اپ ڈیٹ