ایگزیکٹو اسسٹنٹ مہارت کی فہرست اور مثالیں

by الیسسن ڈیویل

دوبارہ شروع کے لئے اہم مہارت، کور خط اور انٹرویو

ایگزیکٹو اسسٹنٹ انتظامی اسسٹنٹ یا سیکرٹریوں سے ملتے جلتے ہیں کہ وہ سب کسی اور کے کام کی حمایت کرتے ہیں - عام طور پر ایک ایگزیکٹو - ہینڈلنگ یا نگرانی آفس کے فرائض کی طرف سے. فرق یہ ہے کہ ایک انتظامی اسسٹنٹ خاص طور پر ایک اعلی ایگزیکٹو کے سینئر آفس کے عملے کے رکن ہیں. اس کا مطلب دوسرے دفتر کے عملے کی نگرانی اور تربیت، اور کاموں سے نمٹنے کے لئے جو کمپنی کی کامیابی پر ڈرامائی اثر پڑا ہے.

اگرچہ بہت سے کمپنیاں توقع رکھتے ہیں کہ ایگزیکٹو اسسٹنٹ نے کچھ متعلقہ کالج کے نصاب کو مکمل کرلیا ہے، چند افراد کو ڈگری حاصل ہوتی ہے. وسیع پیمانے پر متعلقہ نوکری کا تجربہ ایک انتظامی یا انتظامی اسسٹنٹ کے طور پر مثالی طور پر کئی سال ہے.

ایگزیکٹو اسسٹنٹ فرائض

ایگزیکٹو اسسٹنٹ فرائض میں ایک انتظامی اسسٹنٹ کے طور پر ایک ہی فرائض شامل ہیں: فون کالز بنانے اور قبول کرنے؛ ایگزیکٹو کی طرف سے میمو، ای میل، اور خط بھیجیں. زائرین وصول کرنے اور شیڈولنگ کو سنبھالنے. لیکن وہ ایک دروازے کے دروازے کے طورپر بھی کام کرتے ہیں، جس کے بارے میں فیصلے کرتے ہیں جو ایگزیکٹو تک رسائی حاصل کرتا ہے اور کونسی معلومات ایگزیکٹو حاصل کرتی ہے.

وہ اکثر تحقیقات کرتے ہیں اور رپورٹیں تیار کرتے ہیں جو کمپنی کی پالیسی کو متاثر کرتی ہیں. ان ذمہ داریوں کا مطلب یہ ہے کہ انتظامی معاونوں کو اپنے آجر کے کام کو اچھی طرح سے سمجھنا چاہیے. نتیجے کے طور پر، ان کارکنوں کو ایگزیکٹو اور باقی علمی عملے کے درمیان تعلقات کے طور پر بھی کام کر سکتا ہے.

مہارت کی فہرستوں کا استعمال کیسے کریں

اپنے احاطہ کا خط لکھنے کے لۓ اس بات کا یقین کرو اور اپنے ممکنہ آجر کو چاہتا ہے مہارت کو اجاگر کرنے کے لئے دوبارہ شروع کریں. آپ مندرجہ بالا فہرست استعمال کرسکتے ہیں کہ ان مطلوبہ خواہشات کو کیا ہوسکتا ہے، لیکن کام کو تفصیل سے احتیاط سے پڑھنے کے لئے یاد رکھیں، کیونکہ تمام کمپنیوں کو ایک ایگزیکٹو اسسٹنٹ میں ایک ہی چیز نظر نہیں آتی ہے.

اس کے علاوہ، نوکری اور مہارت کی قسم کی طرف سے درج کی مہارتوں کے ہمارے موازنہ کو چیک کریں. اپنے انٹرویو کے لئے تیاری کرتے وقت، مخصوص اوقات کی مثال دینے کا ارادہ رکھتا ہے جس نے آپ کو مختلف صلاحیتوں کو اپنایا ہے جو آپ کے آنے والے آجر کو چاہتا ہے.

ایگزیکٹو اسسٹنٹ مہارت کی مثالیں

مندرجہ بالا فہرست مکمل نہیں ہے، اور ضروری ہے کہ ایک کمپنی سے دوسرے کمپنیوں سے، یا یہاں تک کہ ایک دفتر سے اسی کمپنی کے اندر کسی دوسرے سے مختلف ہوسکتی ہو. اس کے باوجود، سب سے زیادہ اہم اور کوششوں کی صلاحیتوں میں سے ایک ممکنہ ایگزیکٹو اسسٹنٹ ہونا لازمی ہے.

لکھا ہوا اور زبانی مواصلات کی مہارت
ایگزیکٹو اسسٹنٹ کردار کے بارے میں سوچنے کا ایک طریقہ مواصلات میں ایک ماہر کے طور پر، حقیقت میں ہے. نوکری کا ایک اہم حصہ کمپنی بھر میں مواصلات اور مواصلات میں شامل ہوتا ہے، اور بعض اوقات گاہکوں کے ساتھ ساتھ کاروبار کی قسم پر منحصر ہے. زبانی طور پر اور لکھنا دونوں پیشہ ور، واضح، صاف اور درست ہونے کی صلاحیت، ناقابل مواصلاتی مواصلاتی مہارتوں کی ضروریات کی فہرست میں سب سے اوپر ہے .

کمپیوٹر کی صلاحیتیں
ایگزیکٹو اسسٹنٹوں کو لفظی پروسیسنگ اور سپریڈ شیٹ پروگراموں کے ساتھ آسان مہارت سے زیادہ ضرورت ہے. ضروری کمپیوٹر پر مبنی مہارتوں میں ای میل کے نظام، فائل شیئرنگ سسٹم، اور کیلنڈرز کے ساتھ ساتھ اعداد و شمار کے سافٹ ویئر، پبلشنگ سوفٹ ویئر، اور ڈیٹا بیس کے ساتھ مہارت قائم کرنے اور برقرار رکھنے کی صلاحیت بھی شامل ہے.

اپنے ٹیک ٹیک سپورٹ ماہر ہونے کی وجہ سے ہمیشہ ایک پلس ہے، خاص طور پر جب ایگزیکٹو اسسٹنٹ اکثر پرنٹ کو ٹھیک کرنے سے ہر چیز کو نیا سافٹ ویئر پیش کرنے کی توقع رکھتا ہے.

بینظیر مہارت
مضبوط باہمی مہارتیں بھی گاہکوں کے ساتھ بات چیت، دوسرے انتظامی عملے کی تربیت، اور سی ای او اور اعلی درجے کے مینیجرز کے ساتھ کام کرنے کے لئے بھی ضروری ہیں. چونکہ ایگزیکٹو اسسٹنٹ اکثر حساس کمپنی کی معلومات کو سنبھالتے ہیں، اس سے یہ ضروری ہے کہ نہ صرف مناسب رازداری کو برقرار رکھنے بلکہ اس کے ساتھ ہی اپنی ذاتی صوابدیدی اور سالمیت کا مشورہ دیتے ہیں. مختصر میں، اعتماد کو متاثر کرنے کے لئے ضروری ہے.

وقت کا انتظام
ایک ایگزیکٹو اسسٹنٹ کو صرف اس کے اپنے وقت کو اچھی طرح سے بلکہ مالک کی بھی سنبھالنے کی ضرورت نہیں ہے. اس کا مطلب ہے کہ ایک قابل عمل شیڈول بنانے کے لئے متعدد افراد کی ضروریات اور مطالبات کو منظم کرنا اور پھر اس صورت میں مختصر طور پر اس مختصر شیڈول کو حالات بدلنے کے لۓ تبدیل کرنا.

یہ کام اس بات کو یقینی بنانا چاہتی ہے کہ انتظامیہ شیڈول پر ہوسکتا ہے، بغیر مشغول ہوجائے.

ریسرچ کی مہارت
تحقیق خود کو ایک مہارت ہے، ایک سے زیادہ تلاش کے انجن کے ساتھ ساتھ واقفیت کی ضرورت ہوتی ہے اور ان معلومات کے وسائل جو کمپنی کے مفادات کے مخصوص شعبوں میں متعلقہ ہیں. ان صلاحیتوں کے بغیر، ایک ایگزیکٹو اسسٹنٹ رپورٹوں کو ایگزیکٹو ضروریات کو تیار کرنے کے قابل نہیں ہو گی.