تیزی سے اور آسانی سے اہم ریکارڈ کیسے تلاش کریں
جب آپ اپنے اہم دستاویزات کے بارے میں سوچتے ہیں صرف ایک وقت جب آپ کو ان کی ضرورت ہے. اور، بار بار، آپ کو جب ان کی ضرورت ہوتی ہے تو آپ ان کو تلاش نہیں کر سکتے کیونکہ آپ یا تو آپ کے اہم دستاویزات کو ذخیرہ کرنے کے لئے منظم اور مرکزی نظام نہیں رکھتے ہیں یا / یا آخری بار جب آپ کو ضرورت ہو تو، آپ اسے آسانی سے سمندر میں پھینک دیں گے. آپ کے گھر کے دفاتر میں کاغذات کی بجائے کاغذات جہاں وہ تعلق رکھتے ہیں.
واقف آواز؟
آپ کے تمام گھروں میں اپنے تمام اہم کاغذات پھیلاتے ہیں، آپ ان کی تلاش میں بہت زیادہ وقت اور توانائی ضائع کرتے ہیں. آپ ان میں سے بعض کو مکمل طور پر کھونے کا خطرہ بھی ہے. لیکن چند آسان مراحل کے ساتھ، آپ اس ہفتے کے اختتام پر ایک گھنٹے میں اپنے اہم کاغذ دستاویزات کو منظم کرسکتے ہیں!
آپ کو ایک چھوٹا سا دو دراج فلنگ کابینہ یا ایک پورٹیبل پھانسی فائل باکس، کثیر رنگ پھانسی کی فائلوں (6 مختلف رنگوں)، مینیلا تیسرے کٹ کے سب سے اوپر ٹیب فولڈرز، اور فائر برقی محفوظ (اختیاری) کی ضرورت ہوگی. یا آپ ایک بڑے بائنڈر اور ٹیب انٹری خرید سکتے ہیں. ایک بار جب آپ سامان حاصل کر لیتے ہیں تو آپ چھ کاغذات ہیں جو آپ اپنے کاغذات کو منظم کرنے کے لۓ پیروی کریں گے.
مرحلہ ایک: آپ کے تمام دستاویزات جمع
اپنے تمام اہم دستاویزات کو منظم کرنے سے پہلے، آپ کو ان کا پتہ لگانا ضروری ہے. یہ کبھی کبھی آسان سے کہیں زیادہ آسان کہا جاتا ہے.
اپنی گھر کے دفتر کی طرح دراز میں چیک کریں اور کاغذات پر آپ کی ڈیسک یا میز پر اسٹیک کریں. آپ کے باورچی خانے کے انسداد ٹاپوں کے ساتھ ساتھ باورچی خانے کی دراز اور ٹوکریوں کو کاغذات کے ڈھیروں کی جانچ پڑتال کریں.
اپنا بیڈروم ڈریسر اور رات کے دن دیکھو (آپ کو صبح جلدی میں وہاں چھوڑ دیا تھا اور ان کے بارے میں بھول گیا تھا). آخری، لیکن کم از کم، اہم دستاویزات کے لئے اپنے پرس یا اکٹھا کی جانچ پڑتال کریں جسے آپ حادثے سے ابھی بھی ارد گرد (مخالف) کرتے ہیں.
مرحلہ دو: اپنے دستاویزات کو تقسیم کریں
مندرجہ ذیل چھ اقسام میں سے ایک میں سب سے اہم دستاویزات گر جاتے ہیں.
اپنے تمام جمع کردہ دستاویزات درج ذیل میں درج کریں:
- گھر اور جائیداد کے ریکارڈ - رہن، ملکیت کے کام، گھر کی بہتری کے منصوبوں اور رسید، آلات دستی اور وارنٹی، پراپرٹی ٹیکس کی معلومات، گھر کی انشورینس کی پالیسیوں اور دستی
- آٹو ریکارڈز - عنوانات، بحالی کا ریکارڈ، انشورنس کی پالیسیوں اور معلومات، قرض کی معلومات اور ادائیگی کا ریکارڈ
- ہیلتھ ریکارڈز - انشورنس پالیسیوں، ہیلتھ انشورنس فوائد دستی، طبی فوائد کی وضاحت، ڈاکٹر بل، نسخے کی فہرست، لچکدار اخراجات کی معلومات، طبی رسید، طبی ہدایات، زندگی کی انشورینس کی پالیسیوں
- مالی ریکارڈز - بینک کے بیانات، ٹیکس ریٹائٹس، ٹیکس کٹوتی ریکارڈ، سرمایہ کاری کے ریکارڈ، قرض کے ریکارڈ، کریڈٹ کارڈ کے بیانات
- الیکٹرانکس ریکارڈز - سیل فون کے معاہدے اور دستی؛ کمپیوٹر، لیپ ٹاپ، اور آئی پیڈز کے لئے فروخت کے رسید اور وارنٹی؛ کیبل اور انٹرنیٹ کی منصوبہ بندی اور بل؛ وائرلیس روٹر فروخت کی رسید اور دستی
- ذاتی ریکارڈ - پیدائش سرٹیفیکیٹ، شادی کے سرٹیفکیٹ، طلاق سرٹیفکیٹ، تحریری کاغذات، سوشل سیکورٹی کی معلومات، امیجریشن ریکارڈ، پاسپورٹ، فوجی سروس ریکارڈ، بپتسما اور تصدیق ریکارڈ، گھر، جنازہ منصوبہ اور دفن سائٹ کی معلومات. اگر آپ کے پالتو جانور ہیں تو، آپ اس زمرہ میں ویٹرنری اور ویکسین کی معلومات جیسے اہم دستاویزات بھی شامل کرسکتے ہیں.
مرحلہ تین: اپنے اہم دستاویزات تلاش کریں
آپ کے زیادہ سے زیادہ اہم دستاویزات باقاعدگی سے فلنگ کابینہ یا پورٹیبل پھانسی فائل باکس میں ذخیرہ کیے جا سکتے ہیں. تاہم، کچھ ایسے ہیں، جو واقعی ایک حفاظتی ڈومین محفوظ یا آفس اسٹوریج کے اختیار میں محفوظ رکھنا چاہئے.
اہم دستاویزات ایسے دستاویزات ہیں جو تبدیل کرنے کے لئے بہت مشکل یا بہت وقت لگے گی. ان میں حساس ذاتی معلومات ہوسکتی ہے جس میں کسی وقفے یا چور کی صورت میں سمجھا جا سکتا ہے. ایونٹ میں، آپ کا گھر آگ یا سیلاب سے تباہ ہوگیا جسے آپ چاہتے ہیں کہ یہ ضروری دستاویزات برقرار رہیں.
زیادہ تر لوگوں کے لئے، مندرجہ ذیل دستاویزات کو اہم سمجھا جائے گا: سوشل سیکورٹی کی معلومات، پیدائش سرٹیفکیٹ، انشورنس پالیسیوں کے ساتھ ساتھ آپ کے ایجنٹ کی رابطے کی معلومات، خواہش، ملکیت کے اعمال، کار کے عنوان، آپ کے پاسپورٹ اور کسی معاہدے یا معاہدے کے ساتھ آپ کے اصل دستخط کی ضرورت ہوتی ہے.
آپ کی آگ کے محفوظ یا کسی آفسیٹ اسٹوریج اختیار میں موجود تمام اہم دستاویزات کی ماسٹر کی فہرست بنائیں.
مرحلہ چار: اپنے بٹوے کا نقل
ہم میں سے اکثر روزانہ ہماری بٹوے میں اہم معلومات رکھتے ہیں. کیا آپ سب کچھ جانتے ہیں جو آپ کے پرس میں ہے؟ آپ کے بٹوے کو کھو دیا یا چوری ہو تو کیا کریں گے؟
آپ کے ڈرائیور کا لائسنس، ڈونر کارڈ، ہیلتھ انشورنس کارڈ، کی رکنیت کا کارڈ جم گروسری اسٹور وفادار کارڈ، گودام کلب، اور سب سے اہم، تمام کریڈٹ اور ڈیبٹ کارڈز (کاپی سامنے اور پیچھے) کی کاپیاں بنائیں. یہ کاپی اپنے دیگر اہم دستاویزات کے ساتھ رکھیں:
مرحلہ پانچ: ایک سادہ فائل بنانے کا نظام بنائیں
آسان فائلوں کا نظام، اس سے زیادہ امکان ہے کہ آپ اسے مسلسل طور پر استعمال کریں. اہم دستاویز کے ہر قسم کے لے لو اور اسے پھانسی فائل کا رنگ تفویض کریں:
- گھر اور جائیداد کی ریکارڈز
- آٹو ریکارڈز
- ہیلتھ ریکارڈز
- مالی ریکارڈز
- الیکٹرانکس ریکارڈز
- ذاتی ریکارڈ
ہر زمرے میں موجود دستاویزات کی تعداد کے لئے آپ کے دائرہ کار کے نظام میں پھانسی کی فائلوں کی مناسب تعداد شامل کریں.
مینیلا فولڈرز کو استعمال کریں اور ہر قسم کے ہر فرد کے لئے ایک فولڈر بنائیں. مناسب رنگ کے پھانسی کی فائل کے حصے میں فولڈرز رکھیں.
اگر آپ نے ایک بڑے تین انگوٹی بائنڈر اور ٹیب کی انٹری خریدا تو، ٹیبز کو مندرجہ بالا ریکارڈ ناموں کے ساتھ لیبل لیتے ہیں، کاغذ سوراخ پھانسی تمام دستاویزات اور ان کو منظم کرتے ہیں. اگر کاغذات کو کاغذ چھید نہ بنانا چاہئے، کاغذ سوراخ ایک فولڈر پھانسی اور فولڈر میں دستاویزات ڈالیں.
اب، اگر کاغذی کارروائی آپ کی بات نہیں ہے تو یہ آپ کے لئے آزادانہ لمحہ ہوسکتا ہے. آپ ان سبھی دستاویزات کو اسکین کر سکتے ہیں، ان کو ایک ہارڈ ڈرائیو میں بچانے کے لۓ، اور پھر سب کو ٹکڑا کر سکتے ہیں. لیکن اپنے اپنے صوابدید کا استعمال کریں کیونکہ کچھ کاغذی کام بہتر بچا ہے. اپنے بہترین فیصلے کا استعمال کریں.
مسلسل بحالی
اب کہ آپ کے اہم کاغذات منظم کیے جاتے ہیں، ان کو منظم رکھیں. ہر ماہ جب آپ اپنے بلوں کو ادا کرتے ہیں، تو آپ کے فائلوں کے مناسب حصے میں کسی بھی نئے دستاویزات درج کریں. اسی وقت، اس مہینے کے دوران نظام سے ہٹا دیا کسی دستاویزات کو تلاش کریں جو ابھی بھی فائلنگ سسٹم سے باہر ہوسکتی ہے. انہیں دوبارہ فائل دیں. سال میں کم از کم دو بار، آپ کے دائرہ کار کے نظام میں دستاویزات کا جائزہ لینے کے لئے ملاحظہ کریں کہ کسی کو برباد کیا جا سکتا ہے. پیروی کرنے کا ایک اچھا شیڈول سال کے پہلے اور ہر اسکول کے سال کے آخر میں ہے.
تھوڑی کوشش کے ساتھ، آپ اپنے اہم کاغذ کے دستاویزات کو منظم کرکے طویل عرصے سے فائدہ اٹھا سکتے ہیں.
الزبتھ میک گروری کی طرف سے ترمیم.