آپ کے ذہن میں کئی سوالات چلتے ہیں:
- میں کیسے شروع کروں؟
- منصوبے کو بند کرنے سے روکنے کے لئے ضروری اقدامات کیا ہیں؟
- میں اعلی کارکردگی منصوبے کی ٹیم کی تعمیر کیسے کرسکتا ہوں ؟
- میں اس عمل میں مدد کے لئے کون سے پوچھتا ہوں؟ کیا ایک انتظامی اسپانسر ہے؟
اس پوسٹ کو کسی ایسے منصوبے ، کمیٹی، یا ٹیم کی پہل کی قیادت کرنے میں مدد کرنے پر توجہ مرکوز کی جا رہی ہے جو تنظیم کی منفرد ہے. چاہے آپ چھٹی کی پارٹی کو منظم یا نئی مصنوعات کی ترقی کے ابتدائی پہلوؤں کو منظم کررہے ہیں، آپ کی کامیابی کی امکانات کو زیادہ سے زیادہ بنانے کے لئے پراجیکٹ مینجمنٹ کے اوزار اور عمل موجود ہیں.
سب سے پہلے، پروجیکٹ کے عمل کے 5 مراحل کو سمجھتے ہیں:
جب میں آپ کو تفصیل سے ہر مراحل کے بارے میں مزید پڑھنے کے لئے حوصلہ افزائی کرتا ہوں، تو یہ جانیں کہ وہ ہیں:
- شروع: منصوبے کو مار ڈالا.
- منصوبہ بندی: منصوبے کے تمام کام کی منصوبہ بندی.
- عملدرآمد: اصل میں کام انجام دے رہا ہے.
- نظم و ضبط اور کنٹرول: ترقی کے نگرانی کے منصوبے کے دوران آپ کے تمام کام کرتے ہیں.
- بند: منصوبے کی تکمیل اور ترسیل اور ٹیم کو ملتوی کرنا.
یہ اقدامات ہر منصوبے کے لئے ایک جیسی ہیں.
پروجیکٹ نوشی کیلئے 13 بنیادی اقدامات:
- دائرہ کار کی وضاحت کریں: سب سے پہلے، اور سب سے اہم، کسی منصوبے میں اس منصوبے کے منصوبے کی گنجائش کی وضاحت کر رہی ہے . کیا آپ کو پورا کرنا یا تخلیق کرنا ہے؟ منصوبے کا مقصد کیا ہے؟ اسی طرح اہم بات یہ ہے کہ آپ کے منصوبے کے دائمے میں کیا شامل نہیں ہے. اگر آپ کو اپنے مالک سے کافی تعریف نہیں ملتی ہے، تو آپ اپنے آپ کو گنجائش واضح کرتے ہیں اور اس کی تصدیق کے لۓ اسے بھیجیں گے. مثال کے طور پر مثال کے طور پر کاروباری موضوع سے تھوڑا سا دور ہے، ہم سب شادی کی استقبال سے متعلق ہیں. شادی کی استقبالیہ کی منصوبہ بندی میں، آپ کو آپ کا گنجائش ہوسکتا ہے: 100 مہمانوں کے لئے شادی کا استقبال تیار، ایک ہی تاریخ میں ایک رات کے کھانے کے کھانے، کھلی بار، شادی کے کیک اور رقص کے لئے ایک زندہ بینڈ مکمل کریں $ 20،000 سے زیادہ نہیں.
- دستیاب وسائل کا تعین: پراجیکٹ مقاصد کو حاصل کرنے کے لئے آپ کے پاس کونسا افراد، سامان، اور پیسہ دستیاب ہوں گے؟ پراجیکٹ مینیجر کے طور پر، آپ عام طور پر ان وسائل کے براہ راست کنٹرول نہیں کریں گے، لیکن میٹرکس مینجمنٹ کے ذریعہ ان کا انتظام کرنا ہوگا.
- ٹائم لائن کو سمجھیں: منصوبے کو مکمل کیا جائے گا؟ جب آپ اپنی پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کو تیار کرتے ہیں تو آپ کو اس منصوبے کے دوران وقت کا استعمال کیسے کرنے میں کچھ لچکدار ہوسکتا ہے، لیکن شادی کے استقبال کے معاملے میں، عام طور پر مقررہ مقررہ مقرر ہوتے ہیں. اگر آپ شیڈول سے ملنے کے لئے اوور ٹائم گھنٹے استعمال کرنے کا فیصلہ کرتے ہیں، تو آپ کو اپنے بجٹ کی حدود کے خلاف وزن کرنا ہوگا.
- اپنی پراجیکٹ ٹیم کو جمع کریں : لوگوں کو اپنی ٹیم پر مل کر ایک ڈائیلاگ شروع کریں. وہ تکنیکی ماہرین ہیں. اس وجہ سے ان کے فنکشنل سپروائزر نے ان منصوبے کو تفویض کیا. آپ کا کام ٹیم کا انتظام کرنا ہے.
- کام کی تفصیل، حصہ 1: اس منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے بڑے ٹکڑے ٹکڑے یا اجزاء کیا بنائے جاتے ہیں؟ مثال کے طور پر، ایک شادی کا استقبال اعلی سطح پر ضروری ہے: ایک استقبال ہال، کھانا، پینے، کیک، مہمان اور تفریح. ظاہر ہے، ان میں سے ہر ایک بڑی چیزیں بہت سے اضافی اشیاء میں ٹوٹ سکتی ہیں. یہ اگلا مرحلہ ہے.
- کام کی تفصیل، حصہ 2: اوپر ہماری شادی کے استقبال مثال کے طور پر، آپ کو ممکنہ طور پر مختلف اجزاء کے کسی ٹیم یا شخص کی ذمہ داری ہے. ہر اہم چیز کو حاصل کرنے کے لئے ضروری تفصیلات کو بیان کرنے کے لئے اپنے ٹیم کے ارکان کے ساتھ کام کریں. کھانے کے چارجز کو اختیارات، لاگت کی حدود، اور گنجائش حاصل کرنے کی حمایت کرنے والے انتخاب کو سمجھنا ضروری ہے . ہر بڑے مرحلے میں چھوٹے اقدامات درج کریں. آپ کو زیادہ سے زیادہ کتنے سطحوں میں گزرے ہوئے آپ کے منصوبے کے سائز اور پیچیدگی پر منحصر ہے.
- ابتدائی منصوبہ تیار کریں: آپ کے تمام مرحلے کو ایک منصوبہ میں شامل کریں. ایسا کرنے کا ایک اچھا طریقہ سابقہ میز کی شناخت کا استعمال کرنا ہے جو چیزیں دیگر اشیاء سے پہلے ضروری ہے. رسمی پروجیکٹ مینجمنٹ کے طریقوں کو ایک نیٹ ورک ڈایاگرام کی طرف متوجہ کیا گیا ہے اور اہم راستے کی شناخت کو فروغ دینا ہے. اگرچہ یہ آپ کی ضروریات یا علم کی سطح سے باہر ہوسکتا ہے، بنیادی مسئلہ صحیح ترتیب میں سرگرمیوں کو ترتیب دینے اور پھر وسائل کو سرگرمیوں کو مختص کرنا ہے. پوچھنا سوالات میں شامل ہے: سب سے پہلے کیا ہوتا ہے؟ اگلا مرحلہ کیا ہے؟ مختلف وسائل کے ساتھ ایک ہی وقت میں کیا اقدامات کر سکتے ہیں؟ کون ہر قدم کرنے والا ہے یہ کتنی دیر تک لے جائے گا؟ دستیاب بہت سارے سافٹ ویئر پیکیجز موجود ہیں جو آپ کے لئے اس تفصیل کے بہت سے آٹومیٹیٹ کرسکتے ہیں. دوسروں سے اسی طرح کے عہدوں سے پوچھیں جو وہ کیا کرتے ہیں.
- اپنی بیس لائن منصوبہ بنائیں: اپنی ٹیم سے اور کسی دوسرے اسٹیک ہولڈرز سے اپنی ابتدائی منصوبہ پر فیڈریشن حاصل کریں. دستیاب وقت میں اس منصوبے کو فٹ کرنے کے لئے اپنے ٹائم لائنز اور ورک شیڈول کو ایڈجسٹ کریں. ایک بنیادی لائن تیار کرنے کے لئے ابتدائی منصوبہ میں کوئی لازمی ایڈجسٹمنٹ بنائیں.
- پروپوزل کی گذارش ایڈجسٹمنٹ: تقریبا ایک کافی وقت، پیسہ، یا ایک منصوبے کو تفویض کرنے والے پرتیبھا نہیں ہے. آپ کا کام محدود لوگوں کے مقابلے میں محدود وسائل کے ساتھ زیادہ کرنا ہے. تاہم، اکثر اس منصوبے پر محدود ہے جو صرف غیر حقیقی ہیں. آپ کو اپنے کیس بنانے اور اسے اپنے باس میں پیش کرنے کی ضرورت ہے اور ان غیر حقیقی حدود کی درخواست کرنے کی ضرورت ہے. اس منصوبے کے آغاز میں تبدیلیوں کے لئے پوچھیں. جب تک آپ کی ضرورت ہو گی اس سے متفق ہونے تک یہ تکلیف میں مت کرو. تاہم، اگر آپ کی منصوبہ بندی میں شادی ہوتی ہے، تو بہت سے اہم تبدیلیاں کرنے کے لئے کامیاب پوچھ گچھ نہ ہونے کی توقع نہیں!
- اپنا منصوبہ کام کرو، لیکن اس کے لئے مرو نہ کرو: منصوبہ بنانا ضروری ہے، لیکن منصوبہ تبدیل ہوسکتی ہے. آپ ہر صبح کام کرنے کی ڈرائیونگ کے لئے ایک منصوبہ ہے. اگر ایک چوک حادثے کی وجہ سے بند ہو جاتا ہے، تو آپ اپنی منصوبہ بندی کو تبدیل کرتے ہیں اور ایک مختلف راستے میں جاتے ہیں. اپنی پراجیکٹ کی منصوبہ بندی کے ساتھ ہی کریں. انہیں ضرورت کے طور پر تبدیل کریں، لیکن ہمیشہ دماغ اور وسائل کو ذہن میں رکھیں.
- آپ کی ٹیم کی ترقی کی نگرانی کریں: آپ منصوبے کے آغاز میں تھوڑی ترقی کریں گے، لیکن اس کے بعد شروع کریں گے جو ہر کوئی بھی کیا کررہے ہیں. اس سے پہلے وہ مسائل بننے سے پہلے مسائل کو حل کرنے میں آسان بن جائیں گے.
- دستاویز سب کچھ: ریکارڈ رکھیں. ہر بار جب آپ اپنی بنیادی لائن کو تبدیل کرتے ہیں تو لکھیں کہ تبدیلی کیا تھی اور کیوں ضروری تھا. ہر بار جب اس منصوبے میں ایک نیا تقاضہ شامل ہو جاتا ہے تو ضرورت ہوتی ہے جہاں ضرورت ہوتی ہے اور اس کی وجہ سے ٹائم لائن یا بجٹ ایڈجسٹ کیا گیا تھا. آپ ہر چیز کو یاد نہیں کر سکتے ہیں، لہذا انہیں لکھیں تو آپ ان منصوبوں کے اختتام پر نظر آتے ہیں اور ان سے سیکھیں گے.
- ہر کسی کو مطمئن رکھیں : تمام منصوبوں کے حصول داروں کو ترقی کے بارے میں مطلع رکھو. جب آپ ہر سنگ میل کو مکمل کرنے کے لۓ ان کی کامیابی سے واقف کرتے ہیں، لیکن جیسے ہی وہ آتے ہیں ان کو بھی ان مسائل سے آگاہ کریں. اس کے علاوہ، اپنی ٹیم کو مطلع رکھنا. اگر تبدیلیوں پر غور کیا جارہا ہے تو ٹیم ان کے بارے میں کہیں گے جیسے کہیں بھی آپ کرسکتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ ٹیم میں سب کو معلوم ہے کہ سب کچھ کیا کر رہا ہے.
نیچے کی سطر
آپ کو ایک منصوبے کی پہل کی قیادت کرنے کے لئے ایک سرکاری مینیجر بننے کی ضرورت نہیں ہے. تاہم، آپ کو اپنے مقاصد کو واضح کرنے، کام کی تفصیل، ایک ٹیم کی تعمیر، اور کام کی نگرانی اور نگرانی کے کام کے لئے منصوبوں کے انتظام کے آلات اور منطق کو لاگو کرنا چاہئے. کامیابی کا بہترین!