حقیقت میں شامل کریں کہ منصوبوں کو ہم کس طرح جدید بناتے ہیں؛ ہم کس طرح حکمت عملی پر عملدرآمد کرتے ہیں اور ہم اپنے تنظیم کے بنیادی ڈھانچے اور صلاحیتوں کو کیسے تشکیل دیتے ہیں، یہ ظاہر ہوتا ہے کہ سینئر رہنماؤں کو ان کی فرم کے منصوبے کے مینیجرز کی حمایت کرنے کے لئے اپنی طاقت میں سب کچھ کرنا ہوگا.
پراجیکٹ کی کامیابی کو فروغ دینے کے سب سے اہم عوامل میں سے ایک مؤثر، مصروف انتظامی اسپانسر کی موجودگی ہے. یہ پوزیشن طویل عرصے سے صنعت کے مطالعہ میں منصوبے کی کامیابی کے ساتھ منسلک کردی گئی ہے، لیکن ابھی تک اسپانسر شپ کے ارد گرد اصل طریقوں سے متعلق ادب کا جائزہ لینے کا اشارہ ہے کہ ہمارے تنظیموں میں اسپانسر کردار کی موجودگی اور طرز عمل کو ادارہ کرنے کے لۓ ہمارا طویل راستہ ہے. تھوڑا سا سیاق و سباق مناسب ہے. سب سے پہلے، چانس کا اسپانسر کی بنیادی ذمہ داریوں کا جائزہ لیں.
پراجیکٹ کے ایگزیکٹو اسپانسر کے بنیادی ذمہ داریاں
- منصوبے کے نتائج کے ذمہ دارانہ فرض کریں. (یہ نقطہ اکثر اکثر پروجیکٹ مینیجر کے ساتھ مشترکہ ذمہ داری کے طور پر بیان کیا جاتا ہے.)
- اس منصوبے کے چارٹر منصوبے مینیجر اور کور ٹیم کے اراکین پر اتھارٹی اختیار کرتے ہیں.
- وسائل اور نمائش کے لئے پروجیکٹ ٹیم کی مدد کریں.
- مؤثر ٹیم کے اقدار کی موجودگی اور سپورٹ کو یقینی بنائیں، بشمول احتساب اور شفافیت سمیت.
- غیر معمولی مشکلات کے سامنا ٹیم کی مدد کریں.
- کوچ منصوبے کے مینیجر.
- تنظیمی مداخلت کے خلاف پروجیکٹ ٹیم کا دفاع کریں.
کیا ہوتا ہے جب ایگزیکٹو اسپانسر تصویر سے باہر ہے
ایک معاون ایگزیکٹو اسپانسر کی غیر موجودگی میں، سب سے اوپر ذمہ داری پہلے ہی بوجھ والے پراجیکٹ مینیجر میں گر جاتے ہیں، جو عام طور پر ان کاموں کو پورا کرنے کے لئے بینڈوڈھ اور سیاسی ساتھی کا فقدان نہیں رکھتے ہیں.
ایک مؤثر اسپانسر کی کمی پراجیکٹ کے مسائل کے خطرے کو بڑھاتا ہے، بشمول لیکن محدود نہیں: ناکامی، وقت، قیمت اور معیار کے اہداف کے خلاف سب سے کم کارکردگی اور ٹیم میں خرابی بڑھتی ہے.
بس نے کہا، ایک موثر ایگزیکٹو سپانسر کی موجودگی ایک مثبت فرقہ سازی ہے جس کے نتیجے میں ہمارے کامیاب ترین عارضی اور منفرد پہلوؤں کو کامیاب کامیابی حاصل کرنے کے لئے پیچیدہ کام ہے. کردار کی واضح اہمیت کو دیکھتے ہوئے، یہ سمجھنا مناسب ہے کہ زیادہ تر تنظیموں نے ان کے کام کو عارضی طور پر ایگزیکٹو اسپانسرز کے ساتھ لے لی ہے. افسوس سے، حقیقی دنیا میں خرچ ہونے والے تھوڑا سا وقت دوسری صورت میں پیش کرتا ہے.
ہمارا ادارے کیسے ایگزیکٹو اسپانسر کا کردار ادا کرتے ہیں میں ایک جھلک
پراجیکٹ مینجمنٹ میں گریجویٹ مینجمنٹ انسٹرکٹر کے طور پر، میں اپنے طلبا کے آجروں کے پراجیکٹ مینجمنٹ کے بارے میں باقاعدہ میٹروپولیٹن کے علاقے کے بارے میں باقاعدگی سے اچھی نصیحت کرتا ہوں. فارچیون سے 100 کمپنیاں چھوٹے، کاروباری آغاز کے لۓ اور غیر منافع بخش تنظیموں کی نمائندگی کرتی ہیں، ہماری تنظیموں کا ایک حصہ ہے.
حالانکہ اس دور میں توقع کی جا سکتی ہے کہ پراجیکٹ مینجمنٹ کے طریقوں کو اچھی طرح سے قائم کیا جاسکتا ہے کہ زیادہ سے زیادہ اداروں کو ایگزیکٹو اسپانسر کے کردار کے ارد گرد بالغ طریقوں کو ظاہر کرے گا، حقیقت میں، صورتحال بالکل برعکس ہے.
ان شعبوں میں ایگزیکٹو سپانسر کے کردار کے بارے میں ایم اے اے کے طالب علموں کے اپنے سالانہ غیر رسمی سروے سے چند سائنسی نتائج:
- اوسط، پچاس فیصد سے زائد طلباء نے ان کی فرم کی وضاحت کی کہ وہ انتظامی اسپانسر کے ارد گرد کوئی روایتی طرز عمل نہ کریں.
- کچھ کمپنیوں کو اسپانسر کے کردار اور ذمہ داریوں کے لئے کسی بھی رسمی تربیت یا معیاری وضاحت نہیں ہے.
- میرے ابھی تک ایک طالب علم کی رپورٹ نہیں ہے کہ اس کی فرم ان کے ایگزیکٹو سپانسرز کے لئے تربیت فراہم کرتی ہے.
- پروجیکٹ کی کامیابی کے لئے اسپانسر کی احتساب پر تھوڑی مسلسل معاہدہ ہے.
- جب طالب علم ان کے اداروں میں ان کے اطمینان کے مطابق ان کے اطمینان کے بارے میں پروجیکٹ مینیجرز نے ان کے اسپانسرز کی کارکردگی اور حمایت کے ساتھ انٹرویو کرتے ہوئے، ان سروے میں سے زیادہ تر مایوسی کا اظہار کیا.
انڈسٹری ایسوسی ایشنز اور نجی مشاورتی اداروں سے مزید رسمی سروے کی ایک جائزہ میرے طلبا سے ان پٹ کی عمومی اعتبار سے زیادہ مضبوط ہے.
اور جبچہ ایگزیکٹو اسپانسر کی موجودہ حیثیت کو بہتر بنانے کے لئے کمرے چھوڑ سکتا ہے، منصوبے کے مینیجرز کو ان کی ابتداء کے ساتھ آگے بڑھانے کے لئے کوئی اختیار نہیں ہے. تاہم، کچھ اقدامات ہیں کہ پروجیکٹ مینیجرز انتہائی ضروری ایگزیکٹو سپورٹ کو بھرنے کے لۓ لے سکتے ہیں.
اپنے پروجیکٹ کے لئے ایگزیکٹو سپورٹ کیسے حاصل کریں
- اسپانسر کو بھرپور کریں. اگر آپ کے منصوبے میں آپ کی فرم کے لئے اسٹریٹجک اثرات ہیں، یا تو براہ راست صارفین کے لئے یا غیر مستقیم طور پر گاہکوں کی حمایت میں زیادہ موثر اور موثر اندرونی سرگرمیوں کو فعال کرکے، آپ کو ایک اسپانسر کو بھرپور کرنا ہوگا. اپنے رپورٹ سے مینیجر یا آپ کے پروجیکٹ مینجمنٹ آفس کے سربراہ کے ساتھ براہ راست کام کریں کہ اس منصوبے کی اہمیت کو مضبوط بنانے اور مدد کے لئے درخواست کریں. اوپر کی شناخت کے طور پر اسپانسر کی کردار اور ذمہ داریوں پر زور دیتے ہیں، اور صنعت کی تحقیق پر زور دیتے ہیں جو منصوبے کامیابی اور مؤثر اسپانسر سے متعلق ہے.
- اپنے اسپانسر کو تربیت دیں. کردار کو اسٹریٹجک، ٹاکٹیکل یا ایک دانش کے طور پر کردار کے طور پر زور نہ دیں. زیادہ سے زیادہ ایگزیکٹوز اپنی ذمہ داریوں کے لۓ کسی اسپانسر کے کردار میں نہیں آتے ہیں جو رسمی طور پر تربیت یا اس سے بھی متفق ہیں. جب آپ کسی ایگزیکٹو کو تربیت دینے کے کسی حد تک عجیب کردار میں ہیں، تو ان میں سے اکثر لوگ آپ کے تناظر اور رہنمائی کی تعریف کریں گے. جب آپ کے ایگزیکٹو سپانسر بورڈ پر بورڈنگ کرنے کے لۓ احتساب، اقدار کو فروغ دینے اور ٹیم کے تحفظ کو اپنے بنیادی توجہ دینا چاہئے.
- مؤثر طور پر آپ کے اسپانسر کو مشغول اور شامل کرنا. بہترین پروجیکٹ مینیجر / ایگزیکٹو اسپانسر تعلقات انتہائی انٹرایکٹو ہیں. دونوں جماعتوں کے لئے منصوبے کی سرگرمیوں کو اپ ڈیٹ کرنے کے ساتھ ساتھ عارضی طور پر پرچم لگانے اور جواب دینے کے لئے واضح مواصلاتی پروٹوکول قائم کرنا ضروری ہے. پروجیکٹ مینیجر کو سودے اور ٹیم کے اجلاسوں میں شرکت کرنے کے لئے وقتی وقت سے حقیقی دلچسپی ظاہر کرنے اور ٹیم کے کامیابیوں کے لئے تنظیم کو فعال صحافیوں کے طور پر کام کرنے کے لئے ایگزیکٹو اسپانسر کو فروغ دینا چاہئے.
- اپنے اسپانسر سے کوچنگ کی مدد کے لئے پوچھیں. آپ کو اس سے بہتر تجربہ کار اور مثبت آراء اور آپ کی کارکردگی پر کوچنگ کی پیشکش کرنے سے کسی کو زیادہ تجربہ دینے میں مدد ملتی ہے. اپنے اسپانسر کو بتائیں کہ آپ کو آپ کے ڈرائیو میں بہتر بنانے کے لئے اس ان پٹ کا استقبال ہے، اور جب یہ موصول ہو تو اسے بھروسہ قبول کریں.
- بڑے مسائل کے لئے اسپانسر کو احتیاط سے فائدہ اٹھائیں . ہوشیار رہو پر تاکیدی مسائل پر آپ کا اسپانسر بہت زیادہ نہیں دیکھنا یا علاج کرنا. آپ کے اسپانسر کے سب سے زیادہ اور بہترین استعمال وسائل کو محفوظ بنانے میں مدد کے لئے ہے؛ پراجیکٹ ٹیم کے وسیع ترجمان کے گروپ کے ترجمان کے طور پر خدمات انجام دے رہے ہیں اور آپ کو ضروری ٹیم کے اقدار کو مضبوط بنانے میں مدد ملتی ہے. ایک توازن عمل ہے کہ پروجیکٹ مینیجر ٹیم کے سرگرمیوں میں اسپانسر ڈرائنگ پر غور کرتے وقت احترام کرے.
نیچے کی سطر
انتظامی اسپانسر کا کردار اس منصوبے کی ابتداء کے لئے کامیابی کے لئے پہیلی کے اہم ٹکڑے ٹکڑے میں سے ایک ہے. کامیاب پروجیکٹ مینیجرز کو یہ سمجھتا ہے کہ یہ کردار کتنی اہم ہے اور صحیح سطح اور شدت پر ایگزیکٹو سپورٹ حاصل کرنے کے لئے کام کرتی ہے. اگر سپانسر کا کردار غیر حاضر یا غیر واضح ہے تو، آپ کو آپ کے ایگزیکٹو اسپانسرز کو بھرتی اور تربیت دینے کے لۓ آپ کو کامیابی، کامیابی کے لئے آپ کی ٹیم اور آپ کی فرم کی مدد کرنے کے لۓ لے لو.