اگرچہ یہ تعریف پیچیدہ لگ سکتی ہے، پراجیکٹ مینجمنٹ پرنسپل اصل میں عام معنوں اور عملیات میں جڑ جاتی ہیں.
چاہے آپ اپنے گاہکوں کو پراجیکٹ مینجمنٹ فراہم کرنا چاہتے ہیں یا آپ کا مقصد پراجیکٹ مینیجر بننا ہے، منصوبے کے انتظام کے بنیادی مرحلے پر غور کریں. شروع کرنے سے پہلے، اس بات کا تعین کریں کہ آپ کی پیشکش کرنے والے سروس (یا تفویض آپ پر کر رہے ہیں) واقعی ایک منصوبے ہے.
جنرل مینجمنٹ بمقابلہ پروجیکٹ مینجمنٹ
آپ کس طرح فیصلہ کرتے ہیں کہ کوئی چیز ہے یا کوئی منصوبہ نہیں ہے؟ اس کو توڑنے کے لئے، انتظام کے دو مختلف شعبوں کو فعال (یا عمومی) مینجمنٹ اور پراجیکٹ مینجمنٹ میں الگ.
فنکشنل یا عام انتظام ایک کام کے مسلسل آپریشن ہے. ایک مثال یہ ہے کہ اگر آپ ایک ٹیکنالوجی کمپنی کا مالک ہوں اور ایک کلائنٹ حاصل کریں جس کے لئے آپ بیک اپ معاونت فراہم کرتے ہیں اور آپ اپنے سرورز کو بیک اپ کرکے اپنے سالانہ اکاؤنٹ کو منظم کرتے ہیں اور انہیں ایک ہفتہ وار سرگرمی رپورٹ فراہم کرتے ہیں. اگر آپ پانچ سال تک ایسا کرتے ہیں اور کلائنٹ کے ساتھ ایک قابل تجدید معاہدے رکھتے ہیں، تو آپ کا کام مسلسل اور عام یا فعال ہے.
اگرچہ، آپ کا کلائنٹ ایک نیا مواد مینجمنٹ سسٹم کو نافذ کرنا چاہتا ہے اور ان کا نیا سال نیا نظام تیار کرنے کے لۓ ہے اور آپ کو اس کی ترقی کی قیادت کرنے کے لۓ، آپ کے کلائنٹ نے آپ کو ایک منصوبے میں مصروف رکھا ہے.
اسی طرح، اگر آپ انسانی وسائل کے ساتھ کام کرتے ہیں اور آپ کا کام ڈیپارٹمنٹ کے بجٹ کو منظم کرنے اور جونیئر ساتھیوں کی نگرانی کرنا ہے، تو آپ کے پاس ایک فعال کام ہے کیونکہ یہ ایک مسلسل کام ہے جس کی وضاحت کردہ ختم نہیں ہے.
دوسری طرف، اگر آپ کے پاس ہی ایچ ایچ کام اور آپ کے شعبہ کے ڈائریکٹر آپ کو ایک نیا بھرتی پروگرام نافذ کرنے کے لۓ (اور آپ کو ایک آخری وقت اور بجٹ فراہم کرتا ہے) سے متعلق درخواست کرتا ہے اور آپ کو پروجیکٹ مینیجر بناتا ہے، تو یہ ایک پراجیکٹ ہے ایک آغاز اور ختم ہونے کی تاریخ ہے اور یہ کام صرف ایک ہی وقت ہوتا ہے.
تین حصوں میں آپ کے پروجیکٹ کا اندازہ لگانا
اب جب آپ اس منصوبے کا جواز پیش کرتے ہیں وہ سمجھتے ہیں، آپ پراجیکٹ مینجمنٹ پر قریبی نظر لے سکتے ہیں. بھرتی کے پروگرام کو ایک مثال کے طور پر استعمال کرتے ہوئے، اب آپ جانتے ہیں کہ وہاں ایک منصوبے کی ضرورت ہے، اگلے مرحلے کو گنجائش، وقت، اور بجٹ کی ضرورت ہے.
پروجیکٹ مینجمنٹ منصوبہ بندی، تنظیم، اور گنجائش، بجٹ، اور بھرتی پروگرام کے منصوبے کے وقت کی کنٹرول ہے. اس منصوبے کو دیکھنے میں مدد کرنے کے لئے، سادہ پرامڈ ڈراو. پرامڈ کی ہر سطر ایک منصوبے کے تین اہم حصوں میں سے ایک کی نمائندگی کرتا ہے (یعنی دائرہ کار، وقت اور بجٹ). پرامڈ کے وسط میں خالی جگہ مصنوعات کی فراہمی کی معیار ہے. پرامڈ ایک ذہن میں رکھنے کے لئے ایک اہم ذریعہ ہے جب آپ اپنے منصوبے کی منصوبہ بندی کرتے ہیں کیونکہ آپ کے تین اہم حصوں میں اضافہ ہوتا ہے یا اس سے کم ہوتا ہے، مصنوعات کی کیفیت کو متاثر ہوتا ہے.
پروجیکٹ کی دائرہ کار
گنجائش کی وضاحت اکثر پروجیکٹ مینجمنٹ کا سب سے مشکل اور پیچیدہ حصہ ہے.
منصوبے کی تفصیلات ابتداء میں عام طور پر ناممکن ہیں، لہذا اندازہ لگایا جارہے ہیں کہ منصوبے کو انجام دینے کے لئے کونسی سرگرمیوں اور کاموں کی ضرورت ہوتی ہے. دائرہ کار تمام مختلف سرگرمیوں اور کاموں پر مشتمل ہوتا ہے جو آپ کو فراہم کرنے والے آخری پروڈکٹ کو پیدا کرنے کے لۓ شروع کیا جائے گا. پراجیکٹ کی گنجائش کی وضاحت آپ کو اس منصوبے کو ختم کرنے کے لئے آپ کو ضرورت وقت اور بجٹ کا تعین کرنے میں مدد ملے گی. شروع کرنے کا ایک اچھا طریقہ صرف لکھنے کے لئے ہے کہ کام کو پورا کرنے کے لئے آپ کو کیا خیال ہے. اگلا، دوسروں سے مشورہ کریں کہ وہ ملوث تمام سرگرمیوں کا جامع نقطہ نظر حاصل کریں.
پروجیکٹ کا وقت
ایک بار جب آپ نے ابتدائی گنجائش قائم کی ہے تو، آپ ہر سرگرمی اور کام کو ایک وقت تفویض کرنا شروع کر سکتے ہیں، اور اس کے علاوہ منصوبوں کی بڑی تصویر کو دیکھنے کے لئے. اپنے آپ سے پوچھیں جس میں سرگرمیوں کو ایک ہی وقت میں کیا جائے گا اور کونسل ترتیب میں ہوگا.
اس کے علاوہ، اس منصوبے کی سرگرمیوں کی کتنی تعداد کتنے لوگوں کو نظر انداز کرے گی اس پر توجہ دینا، کیونکہ یہ ایک قدم مکمل کرنے کے وقت پر اثر انداز کرے گا. حیرت انگیز بات یہ ہے کہ ایک سادہ کام اس وقت لے سکتا ہے جب تین افراد اس کا جائزہ لیں. وقت کا حساب کرنے کے بعد یہ مجموعی سرگرمیوں اور کاموں کو پورا کرنے کے لۓ، آپ پراجیکٹ ٹیم کے پیروی کرنے کے لئے پروجیکٹ شیڈول تیار کرنے کے لئے تیار ہیں.
پروجیکٹ بجٹ
اس موقع پر، آپ نے اس منصوبے کی (گنجائش) اور لمبائی (وقت) قائم کی ہے، اب بجٹ کا تعین کرنے کا وقت ہے. پراجیکٹ کے لئے وقت کی مقدار کا حساب لگانے کی طرح، آپ کو اکثر دوسروں سے مشورہ کرنا پڑے گا، بشمول شعبہ درست بجٹ کا تعین کرنے کی طرف اشارہ کرتا ہے. ایک بجٹ پر متعدد متعدد خیالات شامل ہیں جن میں سرگرمیوں میں ملوث لوگوں اور مواد کا استعمال کیا جاتا ہے اور وہ کتنی عرصہ تک (یعنی لوگ) کی ضرورت ہو گی اور مواد استعمال کی جائیں گی.
مواصلات کلید ہے
اکثر اوقات ایک کلائنٹ (یا باس) پراجیکٹ کے دائرہ کار پر غور کرنے کے بغیر پہلے سے طے شدہ وقت اور بجٹ کے اندر ایک منصوبہ مکمل کرنا چاہتا ہے. اس کے ساتھ مسئلہ یہ ہے کہ تقریبا ہمیشہ، اس منصوبے کا گنجائش وقت اور بجٹ کی رکاوٹوں کو معقول طور پر مکمل نہیں کیا جا سکتا. اس کے نتیجے میں، پراجیکٹ مینجمنٹ کا ایک حصہ کلائنٹ یا مالک کے ساتھ پروجیکٹ کی گنجائش کی شرائط پر بات چیت کر رہا ہے. مذاکرات کے عمل کے ساتھ ساتھ، اس منصوبے کی پوری لمبائی کے دوران، اچھی واضح بات چیت ایک واحد اہم مہارت ہے جو آپ کی ضرورت ہوگی. زیادہ واضح طور پر آپ راستے میں چیلنجوں سے گفتگو کرتے ہیں، آپ کے کلائنٹ یا باس خوشی ہو گی.