آر ایف پی کو کس طرح لکھتے ہیں

ایک RFP بنائیں جو نتائج حاصل کریں گے

تجویز کے لئے درخواست

کبھی کبھی "آرڈر کے لئے درخواست" کے لئے کبھی بھی آر ایف پی یا آر ایف پی کہا جاتا ہے، "یہ ایک ایسی مصنوعات ہے جسے کسی مصنوعات کو خریدنا چاہتا ہے اور اس کی وضاحتیں عوام کو دستیاب کرنا چاہتی ہے. یہ عام طور پر اس صورت میں ہوتا ہے جب کئی کمپنیاں کام یا کام پر بولے گی اور اس سے زیادہ مسابقتی قیمتوں کو مدعو کیا جاتا ہے. لیکن آپ کی کوشش ممکن ہو سکتا ہے کہ بولیاں پیدا کردیں جو آپ کے وقت کی ضائع ہو یا بدتر ہیں، اگر آپ کو آر ایف پی کو صحیح طریقے سے تیار نہیں ہوتا تو بالکل بھی کوئی بولی نہیں.

سب سے بہتر کامیابی کے بارے میں اس کے بارے میں کیسے جانا ہے.

مشکل: اوسط

وقت کی ضرورت ہے: اکثر کئی دنوں لگتے ہیں

یہاں کیسے ہے:

  1. اپنے گھر کا کام کرو: آپ کو کیا ضرورت ہے، جسے آپ چاہتے ہو، اور اپنے RFP لکھنے شروع کرنے سے پہلے ممکن ہو. ایک مشین کے لئے آر ایف پی کو متنازعہ نہ بنائیں جو ایک مہینے میں 1500 سے زائد سے زیادہ فروخت نہیں کر لیتے ہیں. جب ایک میسنجر ٹریفک پر تیزی سے بائیسکل کے ذریعے حاصل کرسکتا ہے تو ایک پرواز کار کے لئے آر ایف پی جاری کرنے میں کوئی اشارہ نہیں ہے.
  2. آپ کی ضروریات اور خواہشات کے درمیان متنازعہ ہے: اگر آپ ایک ایسی درخواست خریدیں گے جس میں ہیڈکوارٹر اور آپ کے وین کے درمیان نوکری سائٹ پر تصاویر منتقل ہوسکتی ہے، تو آپ ممکنہ طور پر فی سیکنڈ کی ضرورت کی تصاویر کی وضاحت کرسکتے ہیں، آپ کی ضرورت کی تصاویر کے زیادہ سے زیادہ سائز، اور ضروری قرارداد. یقینا، ان تصاویر کو رنگ میں اچھا لگ سکتا ہے، لیکن کیا یہ واقعی ضروری ہے؟ اگر آپ واقعی ایک خاص مخصوص کی ضرورت ہے تو، "مرضی،" "ہو،" اور "لازمی" جیسے الفاظ استعمال کریں. یہ اشارہ کرتا ہے کہ یہ ضروریات ہیں. نردجیکرن جو صرف "مطلوب" ہیں وہ الفاظ جیسے "شاید،" "کر سکتے ہیں،" اور "اختیاری" کی طرف سے شناخت کیا جانا چاہئے.
  1. فیصلہ کریں کہ فاتح کس طرح نظر آئے گا : آپ کے آر ایف پی کے جواب میں پیش کردہ تجاویز مختلف ہوں گے. ہر جواب کمپنی میں مختلف قوتیں اور کمزوریاں ہوں گی. کچھ کم از کم قیمت پر توجہ مرکوز کریں گے. دوسروں کو بہترین معیار پر بھروسہ کرے گا. پھر بھی، دوسروں کو ایک مکمل خصوصیت سیٹ پیش کرے گا. جو کچھ آپ تلاش کر رہے ہو اس کے سامنے فیصلہ کریں - کم قیمت، سب سے تیز ترسیل یا دو کے کچھ مجموعہ.
  1. دستاویز کو منظم کریں : کاروبار کے لئے جو کچھ آپ لکھتے ہیں اسے ایک بہت اچھا سوچ دیا جانا چاہئے اور اسے منظم کیا جانا چاہئے. شروع کرنے کے لئے ایک عمدہ جگہ ہے. کم از کم، آپ کو ایک تعارف، ضروریات، انتخاب کے معیار، ٹائم لائنز اور عمل کے حصول کی ضرورت ہوگی. ان میں سے بہت سے حصوں میں ضمنی حصے ہوں گے.
  2. تعارف لکھیں : یہ وہی ہے جہاں آپ ممکنہ بلڈرز کی وضاحت کریں گے کیوں کہ آپ آر ایف پی شائع کر رہے ہیں اور آپ ایسا کرنے سے حاصل کرنے کی امید کرتے ہیں. اس تعارف میں دیگر حصوں سے کلیدی نکات کا خلاصہ بھی شامل ہوسکتا ہے، بشمول متوقع تاریخ بھی شامل ہے. تصویر ٹرانسمیشن کے نظام کے لئے ایک آر ایف پی متعارف کرایا اس طرح کچھ پڑھا جا سکتا ہے: "XYZ کمپنی میٹروپولیٹن کے علاقے میں کہیں بھی وین کے لۓ تصاویر کو منتقل کرنے میں قابل اعتماد، آسان استعمال کرنے والا نظام استعمال کرنے کے لئے تجویز کرتا ہے. پیر، 5 مارچ، 2007 کو 8AM PST سے موصول ہونا ضروری ہے. "
  3. ضروریات کی وضاحت کریں : یہ سیکشن سب سے اہم میں سے ایک ہے اور عام طور پر یہ سب سے زیادہ وقت لگتا ہے. آپ کو تصاویر کی سائز اور وضاحت کو واضح کرنے اور ضروری رفتار کی وضاحت کرنا پڑے گی. مخصوص رہیں، لیکن بولیڈروں کو بتائیں کہ آپ کام کرنا چاہتے ہیں کہ جب تک کہ یہ ضروری نہیں ہے جب تک کہ یہ لازمی ہے. شاید آپ اس حصے کو نظام کے ذریعہ سبسکرائب کرنے میں توڑنا چاہتے ہیں. مثال کے طور پر: الف) تصویر کا سائز اور معیار ب) ٹرانسمیشن (جس میں مطلوب رفتار اور کسی بھی ضروریات کو جو ٹرانسمیشن محفوظ ہے) میں شامل ہوسکتا ہے اور ج) مطلوب اختیار (جہاں آپ ممکنہ طور پر رنگ کی خواہش مند اختیار کے لۓ) لیتے ہیں.
  1. انتخاب کے معیار : یہاں یہ ہے کہ آپ بولڈ والوں کو بتائیں کہ آپ جیتنے والے بولی کو کس طرح منتخب کریں گے. آپ جتنی جلدی جتنی چھوٹا ہو یا کم کر سکتے ہیں. یہ ایک اچھا خیال ہے جیسے کہ ایک جملی کی طرح، "جیتنے والا بولڈر، اگر کوئی، صرف XYZ کمپنی کے فیصلے کے ذریعہ منتخب کیا جائے گا." کچھ سرکاری آر ایف پیز انتخابی معیار کے بارے میں بہت خاص ہیں، لیکن زیادہ تر تجارتی آر ایف پی کم کم درست ہیں. شاید آپ ایک اسپریڈ شیٹ تیار کرنا چاہتے ہیں جو ہر قسم کے ہر قسم کے پوائنٹس کی ایک خاص حد تک بولتے ہیں، اس کے بعد ٹیم کو سب سے اوپر تین سکوروں سے "بہترین" بولی کا انتخاب کرنا ہوگا.
  2. ٹائم لائنز : یہ سیکشن کمپنیوں کو بتاتا ہے جو آپ کو اپنے آر ایف پی پر فوری طور پر بولنا چاہتے ہیں کہ وہ کس طرح فوری طور پر عمل کریں اور اس عمل کو کس طرح لے جانے کی امید ہے. جب آپ اپنی آخری تاریخ مقرر کرتے وقت مناسب ہو. پیچیدہ نظام کے تجاویز کے لئے مت پوچھیں تو بولیڈر صرف جواب دینے کے چند دن دے. اگر آپ کا آر ایف پی بڑا ہے تو بولی کی تیاری کے لئے زیادہ وقت دیں، اگر آپ کی مطلوبہ خریداری پیچیدہ ہے، یا آپ کو مزید تفصیلی جواب کی ضرورت ہے. یہ بھی ہے کہ آپ بولیڈروں کو بتا سکتے ہیں کہ تشخیص کے عمل کب تک کتنی دیر تک لے جائیں گے، جب وہ کامیاب ہو جائیں گے تو انہیں مطلع کیا جائے گا، اور انہیں فوری طور پر فراہم کرنا ہوگا.
  1. عمل: اس سیکشن کا استعمال کریں کہ عمل کس طرح کام کرے گا، آر ایف پی کو بھیجنے سے متعلق معاہدے کو انجام دینے اور کام شروع کرنے کے لۓ. یہ سیکشن یہ کہہ سکتا ہے، "مندرجہ بالا مرحلے 8 میں بیان کردہ تاریخ کے مطابق بولی جاتی ہے. تمام بولی کا جائزہ لیا جائے گا کہ وہ تمام ضروریات کو پورا کرنے اور ذمہ دار ہیں. تمام ذمہ دار بولیاں ایکس زمرے میں کیے جائیں گے. آپ چاہتے ہیں) اور سب سے اوپر تین بولیاں جیتنے والی بولیڈر اور متبادل کے منتخب کرنے کے لئے پروپوزل کی ٹیم کی طرف سے جائزہ لیا جائے گا. جیتنے والی بولیڈر کے ساتھ بات چیت کی توقع ہے کہ دو ہفتوں کے دوران معتبر ایوارڈ کا نتیجہ ہو. "
  2. آر ایف پی کو کس طرح بھیجنے کا فیصلہ کریں : زیادہ سے زیادہ آر ایف پی کو بھیج دیا جائے گا، لیکن انہیں نہیں ہونا چاہیے. آپ ای میل کے ذریعے آر ایف پی بھیج سکتے ہیں، یا آپ اپنی کمپنی کی ویب سائٹ پر اسے پوسٹ کرسکتے ہیں. بس نام یا نمبر کی وضاحت کرنے کے لئے اس بات کا یقین رکھو کہ بولیڈرز کو آر ایف پی کی شناخت کرنے کے لئے استعمال کرنا چاہئے جو وہ جواب دے رہے ہیں.
  3. فیصلہ کریں کہ کون کون سا آر ایف پی وصول کرے گا: آپ نے پہلے سے ہی خریداروں کو اس کی شناخت کردی ہے جس سے آپ خریدنا چاہتے ہیں. آپ کی کمپنی میں بھی قابل قبول وینڈرز کی فہرست ہوسکتی ہے. اگر نہیں، تو آپ اپنے پیشہ ورانہ نیٹ ورک کے ذریعہ ممکنہ وینڈرز تلاش کرسکتے ہیں، آن لائن تلاش کرکے، یا ان کی سفارشات کے لئے دیگر مواد کے قابل اعتماد وینڈرز سے پوچھ سکتے ہیں. اپنی فہرست کو محدود نہ کریں جو آپ کے RFP کو صرف "بڑی" کمپنیوں یا "قائم" بیچنے والے کو حاصل کرتی ہے. شاید آپ کو بہتر خیالات اور چھوٹے کاروباری اداروں سے بھی بہتر قیمت مل سکتی ہے جو آپ کے کاروبار کو جیتنے میں زیادہ دلچسپی رکھتے ہیں.
  4. آر ایف پی بھیجیں.