جانیں کہ آپ پروجیکٹ آڈٹ سے کیسے فائدہ اٹھا سکتے ہیں

ہر پروجیکٹ کو وقت سے وقت سے آڈٹ سے فائدہ اٹھا سکتا ہے. لیکن فکر مت کرو، ایسا لگتا ہے کہ یہ خوفناک نہیں ہے. ایک پروجیکٹ کا امتحان ہے جہاں غیر جانبدار شخص آپ کے منصوبے کا جائزہ لیتا ہے اور کامیاب ہونے کے امکانات کو بہتر بنانے کے لۓ مختلف طریقے سے کیا کیا جا سکتا ہے. یہ مضمون ہر چیز کی وضاحت کرتا ہے اور آپ کو ایک پروجیکٹ کے آڈٹ کے لئے تیار کرنے کے لۓ لے جاتا ہے.

پراجیکٹ آڈٹ کس طرح رسمی ہے

ایک منصوبے کی تفتیش عام طور پر ایک رسمی مشق ہے.

غیر رسمی برابر عام طور پر ہم مرتبہ جائزہ لینے والا ہے. یہ وہ جگہ ہے جہاں ساتھی آپ کے منصوبے اور منسلک دستاویزات کو دیکھتا ہے اور آپ کو فیڈریشن دیتا ہے جہاں آپ کو تھوڑی دیر سے خرچ کرنا چاہئے.

پروجیکٹ کے آڈٹ باقاعدہ طور پر ہیں کہ وہ عام طور پر سوالات کی وضاحت کردہ سیٹ ہیں اور کسی ایسے شخص کی طرف سے کئے جاتے ہیں جو باقاعدہ قسم کی چیزیں کرتی ہیں.

کون کون پروجیکٹ آڈٹ کرتا ہے

وہ شخص جو آپ کے منصوبے کی تفتیش کر رہا ہے وہ ممکنہ منصوبے کے مینیجر ہو سکتا ہے (شاید کسی کو چلانے والے منصوبوں میں تجربے کا بہت بڑا تجربہ ہو)، لیکن یہ پروجیکٹ آفس سے زیادہ ہوسکتا ہے جو اکثر آڈٹ چلتا ہے.

یہ کسی ایسے شخص ہونے جا رہا ہے جو اپنے آپ کو غیر جانبدار سمجھا جا سکتا ہے تاکہ یہ آپ کے مینیجر یا پراجیکٹ اسپانسر نہیں ہوں گے. اس منصوبے کے سائز پر منحصر ہے، یہ لوگوں کی ایک ٹیم بھی ہوسکتی ہے.

ایک پراجیکٹ آڈٹ کے لئے تیار کریں

سب سے پہلے، اور اہم، تنظیم حاصل کرنے کے لئے، آپ کے منصوبے کی دستاویزات کی کاپیاں کرنے کے لئے آڈیٹر کا جائزہ لینے کے لئے ہے.

اگر آپ کے پاس ایک پروجیکٹ کوآرڈینیٹر ہے ، تو ان سے پوچھیں کہ دستاویزات کا ایک پیکٹ (ترجیحا طور پر الیکٹرانک) ایک ساتھ مل کر آگے بڑھنا. آپ کو اپنی تمام معلومات کو آسانی سے قابل رسائی ہونا چاہئے لیکن اگر آپ کرتے ہیں تو، یہ قدم ابھی بھی کچھ وقت لگ سکتا ہے. کم سے کم کے طور پر، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے منصوبے کی منصوبہ بندی ، خطرے کی لاگت ، مسئلہ لاگ ان، بجٹ ، اور آڈیٹر کے لئے دستیاب شیڈول.

کون ملوث ہونے کی ضرورت ہے

اس پر انحصار کرتا ہے کہ آڈیٹر دیکھنے کے لئے چاہتا ہے. آپ، پروجیکٹ مینیجر کے طور پر، ان کے ساتھ کچھ وقت خرچ کرنا پڑے گا. آپ کے ٹیم کے ارکان کو آڈیٹر کو چیٹ کرنے کی بھی امید ہے.

ذہن میں رکھو کہ وہ تفتیش سے متعلقہ کاموں پر کام کرتے ہیں، کم وقت میں ان کے منصوبے کے کام کے لئے کام کرتے ہیں، لہذا آپ کو کچھ سرگرمیوں کو دوبارہ شروع کرنا پڑا اور آڈٹ کی مدت کے دوران زیادہ آہستہ آہستہ کام کرنا پڑا.

پراجیکٹ آڈٹ کتنی دیر تک لیتا ہے

پراجیکٹ آڈٹ کے لئے کوئی مقررہ وقت کی مدت نہیں ہے. بڑے منصوبوں پر، آپ کو مل جائے گا کہ اسے بہت زیادہ وقت لگتا ہے. چھوٹے منصوبوں پر، آڈیٹر چند گھنٹوں کے اندر اندر کیا جا سکتا ہے. جیسے ہی آپ جانتے ہیں کہ آپ کا منصوبہ آڈیٹ کیا جا رہا ہے، آپ کے آڈٹ ٹیم سے پوچھیں کہ وہ کتنے عرصے تک ان کے کام کا انتظار کرتے ہیں.

کیا آڈٹ لگ رہا ہے

اگر ایک خاص تشویش کی وجہ سے آڈیشن کو بلایا جاتا ہے، جیسے معیار کے اہداف کو نشانہ بنانے میں ناکامی، تو اس علاقے میں تیزی سے تحقیقات کی توقع ہے. ایک معمولی آڈٹ وسیع پیمانے پر پراجیکٹ مینجمنٹ کے مختلف شعبوں اور ڈیلیوریبلائٹس پر نظر آئیں گے جو اس منصوبے پر کام کر رہی ہے. یہ آپ کے منصوبے کے وقت، لاگت اور معیار کا احاطہ کرے گا، اور حصص دہندگان کی مصروفیت.

آڈٹ کا مقصد یہ جاننا ہے کہ آیا اس منصوبے کو اپنے مقاصد کو پورا کرنے کے لئے یا نہیں.

اگر آڈیٹر محسوس کرتا ہے کہ موجودہ کارکردگی کی بنیاد پر اس منصوبے کو ان مقاصد کو نشانہ نہیں بنایا جائے گا، تو وہ کارروائی کے لئے سفارشات پیش کرے گا.

سفارشات پر منحصر کیا ہے

آڈیٹر کی رپورٹ میں سفارشات ان پر انحصار کرے گی. انہیں امید ہے کہ وہ مثبت اور باضابطہ ہو جس طرح آپ انہیں آسانی سے اپنانے میں مدد دے سکیں. انہیں عملی ہونا چاہئے.

ایک انتہائی حد تک، آڈیٹر اس کی سفارش کر سکتا ہے کہ آپ کا منصوبہ بند ہو جائے، اگرچہ یہ محسوس ہوتا ہے کہ اگر یہ محسوس ہوتا ہے کہ اس موقع پر کسی بھی منصوبے کے کام کو کسی تنظیم کے لئے کوئی قدر نہیں ملے گا.

اپنے پروجیکٹ کی آڈٹ کو ایک مثبت تجربہ کے طور پر دیکھیں. یہ آپ کو کسی بھی نشان کے ابتدائی انتباہ دینا چاہئے کہ آپ کا منصوبہ مصیبت میں ہے اور یہ تجربہ کار پروجیکٹ پیشہ ورانہ کام کے ساتھ کام کرنے کا ایک موقع ہے.

ان کی سفارشات کو لاگو کرنا آپ کو، آپ کی ٹیم اور آپ کے منصوبے کو زیادہ کامیاب بنانا چاہئے، اور یہ صرف ایک اچھی چیز ہوسکتی ہے.