تعریف کے مطابق، باقاعدگی سے آپریشن سرگرمیوں کے برعکس منصوبوں کو عارضی اور منفرد اقدامات ہیں. اور جب بہت سے اداروں کو تربیت یافتہ، سندھ پروجیکٹ مینیجرز پر ان کی ابتدا کی قیادت کرنے پر انحصار کرتی ہے تو، تمام پیشہ ور افراد کے لئے پراجیکٹ کی مہارت کی ضرورت ہوتی ہے.
یہ مضمون پروفیشنل پروجیکٹ مینیجرز کے لئے اتنی اچھی طرح سے کام کرنے والے طریقوں کو اپنانے میں دلچسپی رکھنے والے کسی بھی پیشہ ورانہ منصوبے کی منصوبہ بندی کرنے کے لئے ایک تعارف پیش کرتا ہے.
اپنے پروجیکٹ کی منصوبہ بندی کو یقینی بنانے کے لئے وقت لے لو.
پراجیکٹ مینیجرز کو سمجھتے ہیں کہ مجموعی منصوبہ بندی کا ایک بڑا حصہ منصوبہ بندی میں خرچ کیا جاتا ہے. ہم میں سے بہت سے کام کو شروع کرنے کے لئے جلدی کرنے کی ایک رجحان ہے، جس میں منصوبوں کی دنیا میں ان میں سے ایک میں سے ایک میں سے ایک "اس کے اپنے آپ کو" خوردہ فروشوں سے خریدا فرنیچر کے اس نئے ٹکڑے پر ہدایات کو پڑھنے کی چھلانگ کی طرح ہے. امکانات ہیں، ہدایات کو پڑھنے کے بغیر کام کرنے کی جلدی آپ کی کوشش میں کچھ نقطہ نظر میں کچھ سنجیدہ مسائل پیدا کرے گا.
کام میں براہ راست جلدی کرنے کے بجائے چند اہم مسائل کو حل کرنے کے لئے ضروری ہے:
- تم بالکل کیا بنا رہے ہو؟ جتنا ممکن ہو سکے مخصوص.
- جب اسے مکمل کرنا ہوگا؟
- کیا وسائل (لوگ، سامان، اور بجٹ) آپ کو اس منصوبے کو مکمل کرنے کے لئے تک رسائی حاصل ہے؟
مندرجہ بالا تین اشیاء دائمی بیان کے بنیادی اجزاء ہیں. ہر پروجیکٹ مینیجر نے کام شروع کرنے سے پہلے پیش رفت کو واضح کرنے کے لئے کام کیا ہے.
کمپنی چھٹیوں پارٹی نوٹیفکیشن سکوپنگ:
کمپنی چھٹی پارٹی کے لئے ایک نمونہ گنجائش بیان مندرجہ ذیل پڑھ سکتا ہے:
ہمارا مقصد 100 کمپنیوں اور دسمبر کے اختتام سے قبل ان کے اہم دوسروں کے لئے ایک کمپنی کی چھٹی پارٹی کی منصوبہ بندی اور ترسیل ہے. ہماری منصوبہ بندی اور تعاون میں سی ای او کی نگرانی کے ساتھ 4 ممبر کمیٹی شامل ہوگی. پارٹی میں ایک کھلا بار، چڑھایا کھانا، میٹھی اور تفریح شامل ہے.
اس سادہ لیکن اہم بیان کو تیار کرنے کے لئے وقت لگانے کے لۓ صرف اس منصوبے میں ملوث ٹیم کے لئے طاقتور رہنمائی پیش کرتا ہے. ہر کوئی منصوبے کی نوعیت، وقت کے فریم، وسائل اور بجٹ کو سمجھتا ہے.
کام کے ڈسکوک بلاک پر گنجائش توڑیں:
پراجیکٹ مینیجرز نے کسی کام کو خراب کرنے کے ڈھانچے کو بلایا جو واضح، قابل عمل شرائط میں بیان کیجئے، اس منصوبے کے تمام کاموں کو جو کسی خاص وقت کے کسی فریم میں مکمل کرنا ہوگا. آپ کی صورت حال میں، کام کی خرابی میں شامل ہوسکتا ہے:
- مقام کی شناخت کریں.
- کمرے کی دستیابی کی توثیق کریں اور اسے جمع کرنے کے ساتھ بند کردیں.
- کھانے کے اختیارات کو منتخب کریں.
- بار کی توثیق کریں اور کیا بار شامل ہے.
- میٹھی کے اختیارات کی شناخت کریں.
- کھانے کے انتخاب کے ساتھ دعوت نامہ بنائیں اور تقسیم کریں.
- واپس آنے والے دعوتوں پر مبنی کھانے کے انتخاب کو حتمی شکل دیں.
- تفریح کی قسم پر فیصلہ کریں.
- تفریح کے لۓ اختیارات کا جائزہ لیں اور منتخب کریں.
- ڈائننگ روم سیٹ اپ کی تصدیق کریں.
- مہمانوں کے لئے ٹیبلٹ تحائف خریدیں.
- ایونٹ کو منظم اور فراہمی.
پراجیکٹ مینیجرز وسائل یا ٹائمنگ کے لئے غور کے بغیر اس منصوبے کی اس خرابی کو فروغ دیں گے، لیکن دماغی چمکتی شکل میں مزید. ایک بار جب منصوبے کی گنجائش کو حاصل کرنے کے لئے ضروری تمام کام کی نشاندہی کی گئی ہے تو، یہ وقت میں ذمہ داریاں تفویض کریں اور آپ کے ٹیم کے ارکان سے وقت اور لاگت کا اندازہ لگائیں.
کام کی خرابی سے منصوبے کی منصوبہ بندی کی تشکیل:
پچھلے صفحے پر شناخت سادہ کام کی خرابیوں کو پورا کرنے کے بعد، آپ کو اب ضروری ہے:
- اس بات کی تصدیق کریں کہ منصوبے کی گنجائش کو حاصل کرنے کے لئے تمام اہم اشیاء کی شناخت کی گئی ہے.
- اس بات کی توثیق کریں کہ کون سا کام کرنے والے چیزوں کو سنبھال لیں گے اور ذمے دار ذمہ دارانہ جماعت کے اہم کام کے کاموں کا تعین کرنے والی ذمہ دار میٹرکس تشکیل دیں گے.
- درخواست دیں کہ ہر ٹیم کے رکن اپنے کاموں کا جائزہ لیں، وقت اور لاگت کا تخمینہ لگائیں، نوٹ ڈائم لائنز، وسائل کی ضروریات کو خلاصہ کریں اور اس بات کو یقینی بنائے کہ ان کے پاس وہ کام کا اندازہ لگایا جاسکتا ہے جو لازمی طور پر ذمہ دار ہیں.
ایک بار جب اوپر کے اقدامات مکمل ہوجائے تو، پروجیکٹ ٹیم کو مناسب ترتیب میں واقعے کے سلسلے میں ترتیب دینے، وسائل یا ممکنہ شیڈولنگ کے چیلنجوں کا مقابلہ کرنے کے لئے مل کر کام کرنا چاہئے. نوٹ: ایک پروجیکٹ مینیجر نے اس مرحلے کو نیٹ ورک ڈایاگرام کی ترقی کے ذریعے، اہم راستے کا حساب کرکے اور شیڈولنگ وسائل کا حساب دیا، اکثر کمپیوٹر سافٹ ویئر کی مدد سے.
غیر معمولی طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے آپ کے چھوٹے منصوبے کے لئے، ایک آسان پوسٹ کے ذریعے اس ترتیب کو ترتیب میں اشیاء کو باہر نکالنے کے نقطہ نظر کا اندازہ لگایا جاسکتا ہے. یہ عمل آپ کو ایک عظیم چھٹی پارٹی کی منصوبہ بندی اور فراہمی کے لئے ملوث ہونے والے مراحل کی مکمل تصویر اور آخری تاریخ کو تیار کرنے کی اجازت دیتا ہے!
کام شروع کرو
اب اس نے آپ کو اس منصوبے کو مناسب طریقے سے گنجائش کرنے کا وقت لیا ہے، اہم کاموں کی شناخت، کاموں اور اندازہ شدہ وقت اور وسائل کی ضروریات کو تسلیم کرتے ہیں، آپ اپنی ٹیم کو اپنی تفویض ذمہ داریوں پر کام کرنے کے لئے تیار کرنے کے لئے تیار ہیں. غیر رسمی پروجیکٹ مینیجر کے طور پر آپ کا کردار کام کی نگرانی کرنا ہے، ٹیم کے ارکان کی مدد کرنا اور چیلنجوں کی نشاندہی اور حل کرنے میں مدد ملتی ہے. ایک اچھا پروجیکٹ مینیجر باقاعدگی سے ملتا ہے ٹیم کے ارکان کے ساتھ ترقی کی تشخیص اور ابھرتی ہوئی خطرات کی شناخت اور تشخیص کرنے کے لئے.
نیچے کی لائن:
مندرجہ بالا اسی طریقوں سے آپ کے محکمہ یا کاروباری یونٹ میں کسی منصوبے کی صورت حال پر لاگو کیا جاسکتا ہے. ایک واضح گنجائش کی ترقی، کام کی شناخت، وسائل کو تفویض، تخمینہ اور شیڈول تیار، اور پھر کام کی نگرانی اور کنٹرول. آپ کا کام آپ کے کام کی جگہ میں پیشہ ورانہ پروجیکٹ مینیجرز کی طرف سے شناخت اور تعریف کی جائے گی، اور آپ کے نتائج صرف اس کے ذریعے سوچنے کے بغیر کام میں کودنے سے زیادہ بہتر ہو جائے گی. آپ کی اگلی پہلو کے ساتھ کامیابی کا بہترین!
-
آرٹ پیٹی کی طرف سے اپ ڈیٹ