اگر آپ اپنے تنظیم کے نمائندہ کے طور پر ایک خط لکھ رہے ہیں، تو معلوم ہو کہ کچھ کمپنیاں اپنے ملازمین کو آزادانہ طور پر ریفرنس خط لکھنے کے لئے اجازت دیتے ہیں، دوسروں نے انہیں مکمل طور پر سنسر یا ممنوع کر سکتا ہے.
لہذا، اس بات کا یقین کریں کہ آپ کے آجر کی پالیسیوں کو رضامندی سے پہلے کیا ہے.
بہت سے اداروں میں بھی حوالہ جات انسانی وسائل (HR) کے ذریعے جاتے ہیں. آگے بڑھنے سے پہلے اپنی کمپنی کی پالیسیوں کی جانچ پڑتال کریں.
اگر آپ کاروباری مالک ہیں اور موجودہ یا سابق ٹھیکیدار آپ سے سفارشاتی خط کی درخواست کرتا ہے تو، اپنے صوابدید کو استعمال کرنے کیلئے مندرجہ ذیل گائیڈ پڑھیں.
جب آپ ایک تجارتی خط لکھنا چاہئے
امیدوار کسی ایسے شخص کو ہونا چاہئے جو آپ اچھی طرح سے اچھی طرح جانتے ہو اور جن کے ساتھ آپ نے حال ہی میں کام کیا ہے. مثال کے طور پر، آپ ممکنہ طور پر دس سال پہلے یا اس کے ساتھ آپ نے صرف ایک ماہ کے لئے کام کیا ہے کسی کے ساتھ کام کرنے کے لئے ایک سفارش فراہم نہیں کر سکتے ہیں. اگرچہ یہ آزمائش ہوسکتا ہے، اگرچہ آپ پرانے یا کافی نہیں ہوسکتے ہیں، معلومات، جن میں سے دونوں گمراہ ہوسکتے ہیں. جاننے کا کوئی طریقہ نہیں ہے. لہذا، جب تک کہ آپ واقعی کسی کی موجودہ مہارت سے بات نہیں کر سکتے، سیاسی طور پر اپنی درخواست کو کم کر دیتے ہیں.
آپ کو ایک ایسے کردار میں امیدوار جاننا چاہئے جو آپ کو ایک معقول حوالہ لکھنے کی اجازت دیتا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ کسی فرد کے ساتھ کسی آزاد صحافی کے ساتھ کام کر چکے ہیں لیکن اب وہ ایک کتے چلنے والے کاروبار شروع کررہے ہیں، تو آپ کسی دوسرے شعبے میں اپنی صلاحیتوں کو پورا نہیں کرسکتے.
اس طرح کے معاملات میں، یہ کم کرنے کے لئے بہتر ہے اور شاید مشورہ پیش کرے کہ کون بہتر بہتر امیدوار کرے گا. اگر وہ ایک کتے چلنے کے کاروبار کو شروع کرنا چاہتا ہے تو، اس سے پہلے ہی اس کے پاس ایک مستحکم مراجع ہونا چاہئے جو حقیقی طور پر اپنی صلاحیتوں کو پورا کرسکتا ہے.
صرف خط لکھیں اگر آپ ایمانداری سے مثبت حوالہ پیش کر سکیں. اگر آپ اپنی کارکردگی کے بارے میں کہنے کے لئے مثبت نہیں ہے تو، ایماندار کام کرو اور کہو کہ آپ شراکت کے قابل نہیں ہیں.
اگر آپ عذر دینے کے لئے ذمہ دار محسوس کرتے ہیں تو:
- مکمل طور پر ایماندار ہو اور کہو کہ آپ ان کی جانب سے آرام دہ اور پرسکون تحریر محسوس نہیں کرتے.
- ایک سفید جھوٹ کو بتائیں جیسے کہ، "میں سفارش خط لکھنے کے لئے نہیں ہوں."
اگرچہ آپ کو عجیب یا مجرمانہ محسوس ہوسکتا ہے، آپ کے انترجام پر بھروسہ کریں. اس کے علاوہ، ایک غیر رسمی خط نہایت ہی درخواست دہندگان اور نہ ہی ان کے ممکنہ ملازم کی خدمت کرے گا.
حقیقت میں رہو
ایک بار جب آپ خط لکھنا چاہتے ہیں تو، اس پر توجہ مرکوز رکھیں اور صرف ایسی معلومات شامل کریں جو سچائی اور سچائی ہیں . کچھ ایسی بات سے بچیں جو سختی سے رائے رکھتے ہیں - یہ کسی ایسے فرد کے خلاف کام کر سکتا ہے جو مستقبل کے روزگار کے لۓ سمجھا جاتا ہے اور ممکنہ طور پر آپ اور آپ کی کمپنی کے لئے قانونی مسائل کا نتیجہ ہوسکتا ہے. ایک بڑے دعوی کی طرح، "لوئیزا ایک شاندار مصنف ہے،" اس کے اپنے ہی خطرناک ہے. آپ کو اسے باہر کی شناخت یا انعام کے ساتھ اس کی حمایت حاصل کرنے کے قابل ہونا چاہئے جو اس کا کام موصول ہو. اگر آپ نہیں کر سکتے ہیں، تو آپ کہہ سکتے ہیں، "لوسا نے مسلسل ہمارے لئے بہت اچھا مواد تیار کیا."
اسی رگ میں، مبتلا اور زیادہ سے زیادہ مثبت بیانات سے بچنے کے. اگر آپ کسی کو بہت زیادہ بناتے ہیں، تو یہ خط مستقبل کے گاہکوں یا آجروں کے ساتھ کوئی وزن نہیں لے سکتا.
ایک ریفرنس خط کی تشکیل کیسے کریں
1. اپنی پوزیشن کو قائم کرنے اور امیدواروں سے آپ کے تعلقات کو کھولنے کیلئے پیراگراف میں اپنے آپ کو متعارف کروانا.
ریڈر کو بتائیں کہ آپ اس طرح کے خط کو تیار کرنے کے قابل کیوں ہیں.
2. امیدوار کے بارے میں حقائق کی تصدیق کریں اور وہ فی الحال ملازمت کہاں ہے (اگر وہ ہے تو):
- شخص کا کام عنوان اور کمپنی
- آپ نے اس شخص کے ساتھ کتنا کام کیا
- جب آپ اس شخص کے ساتھ کام کرتے ہیں تو، اگر آپ ابھی نہیں کرتے ہیں
- آپ کے کاروباری تعلقات یا صلاحیت جس میں آپ نے امیدواروں کے ساتھ کام کیا ہے کی نوعیت.
- اپنے پیشہ ورانہ خدمات سے متعلق امیدوار کی مہارت اور خصوصیات کے اپنے فیصلے کی پیشکش کریں. اپنی قیمتی خصوصیات پر زور دیتے ہیں، جیسے لکھنا کی مہارت، مسئلہ حل کرنے یا وقت کے انتظام. آپ کسی بھی غیر معمولی صلاحیتوں کو نکال سکتے ہیں، یہ بتائیں کہ آپ خوشی سے انہیں دوبارہ بحال کریں گے، اور خاص طور پر نوٹ کریں کہ ان کی پیشہ ورانہ خدمات نے آپ اور آپ کا تنظیم کس طرح فائدہ اٹھایا ہے.
4. اگر آپ مناسب دیکھتے ہیں تو کسی بھی اضافی مثال یا انڈیڈیٹس کو شامل کرنے کیلئے حتمی پیراگراف کا استعمال کریں.
5. آخر میں، کسی اور سوالات کا جواب دینے یا پیروی کی معلومات فراہم کرنے کی پیشکش کے قریب.
کاروباری حوالہ خط پیشہ ورانہ خدمات کی سفارش کرتے ہیں
کاروباری خدمات کی سفارش کرنے والے مندرجہ ذیل کاروباری حوالہ جات کا جائزہ لیں.
مثال # 1
پیارے مسٹر اگرلسٹن،
میں ڈینیل لائٹ ہارٹ، سی پی اے کی خدمات کی سفارش کرنے کے لئے لکھ رہا ہوں. ڈینیل میری قانونی فرم کے لئے گزشتہ پچاس سالوں کے لئے ہمارے اکاؤنٹنٹ اور بک مارک کے لئے کام کر رہا ہے. اس کی معلومات اور توجہ پر توجہ دی گئی ہے، ہماری کمپنی کو حالیہ مٹھی کے دوران اور ایک اہم بحالی کے ذریعے ٹریک پر رکھنے میں مدد ملی ہے.
مجھے ڈینیل کی اکاؤنٹنگ کی خدمات کی سفارش میں یقین ہے.
وہ صرف مکمل نہیں ہے، بلکہ کام کرنے کے لئے بھی آسان ہے اور ہمیشہ اپنے خدشات پر تبادلہ خیال کرنے اور سوالات کا جواب دینے کے لئے ہمیشہ وقت لینا چاہتا ہے.
اگر آپ کے کوئی اور سوالات ہیں تو، براہ مہربانی مجھ سے رابطہ کرنے کے لئے آزاد محسوس کریں.
حوالے،
اناابیل سیبسٹین
ساتھی، سیبسٹین اور ایسوسی ایٹس
دفتر: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
مثال # 2
عزیز محترمہ کیلی،
میں اے سی سی گھڑیاں کے نائب صدر ہوں میکلیلا براؤن کی مارکیٹنگ کی خدمات کی سفارش کرنے کے لئے. Michaela نے جولائی 2012 سے جنوری 2016 تک ہمارا بہت سے کامیاب مہمیں بنائیں اور ان پر عملدرآمد کی.
ان کے ڈیزائن سوفٹ ویئر کی مہارت اس کے باہمی اور جدید روح کے ساتھ مل کر اپنی اہمیت کے منصوبوں کے لئے ماہرین کو ماہر بنائے. آگے بڑھنے والی حکمت عملی کا استعمال کرتے ہوئے اس نے صرف تین ماہ میں 1،000 سے زائد 52،000 سے اپنا ٹویٹر لیا. وہ تفصیل سے مبنی، منظم اور ہمیشہ تعمیری رائے دینے کے لئے کھلے تھے، ہمارا کاروباری تعلق دونوں کو بے روزگاری اور خوشگوار بنا رہا تھا.
میں Michela کی کسی بھی کردار کے لئے مشورہ دیتا ہوں جس کے ذریعے وہ اپنی قابل قدر تخلیقی صلاحیتوں اور وقفے میں حصہ لے سکتے ہیں. اگر ملازمت کی جاتی ہے تو، مجھے یقین ہے کہ وہ اپنی نئی مارکیٹنگ کی کوششیں کریں گے.
اگر آپ کے کوئی اور سوالات ہیں تو، براہ مہربانی مجھ سے رابطہ کرنے کے لئے آزاد محسوس کریں.
حوالے،
لیزا مور
نائب صدر، اے بی سی گھڑیاں
دفتر: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
کسی بھی پیروی کے سوالات کا جواب دیں
کسی ممکنہ نوکری کے امیدوار یا سروس فراہم کرنے کے لئے ایک خط بھیجنے کی سفارش بھیجنا اور اس شکل کی پیروی کی طرف سے، آپ کو ممکنہ کلائنٹ یا آجر کے لئے مددگار معلومات فراہم کرے گی. آپ کو ایک سادہ "شکریہ" جواب مل سکتا ہے، یا وہ درخواست دہندگان کے بارے میں مزید تفصیلی سوال پوچھیں. کسی بھی صورت میں، فوری طور پر جواب دینا یقینی بنائیں.