حوالہ خط لکھیں

یہ جاننا ضروری ہے کہ ایک حوالۂ خط لکھ سکیں، کیونکہ تقریبا ہر ایک کو اپنے کیریئر کے دوران کسی وقت کسی حوالہ فراہم کرنے کے لئے کہا جاتا ہے. چاہے یہ ملازم، ایک دوست، یا کسی نے آپ کے ساتھ کام کیا ہے، یہ ایک مؤثر خط تجویز لکھنے کے لئے تیار ہونا ضروری ہے.

کسی حوالہ خط کو لکھتے ہیں کہ کس طرح کے مواد کو امیدوار سے پوچھنا اور کسی کے لئے ایک خط لکھنے کے لئے (اور کس طرح نہیں کہنا) کے بارے میں کہنے کے لئے ذیل میں دی گئی ہدایات کے لئے پڑھیں.

حوالہ خط کیا ہے؟

حوالۂ خط، جو بھی ایک خط کے طور پر جانا جاتا ہے، ایک خط ہے جو کسی کے کام کا تجربہ، مہارت، مہارت، ذاتی خصوصیات، اور / یا تعلیمی کارکردگی سے بات کرتا ہے. یہ ایک سابق آجر، ساتھی، کلائنٹ، استاد، یا کسی دوسرے کی طرف سے لکھا جاتا ہے جو اس شخص کے بارے میں مثبت بات کرسکتا ہے.

جب آپ کو حوالہ خط کی ضرورت ہے

آپ حوالہ کے حروف کی ضرورت ہوتی ہے، عام طور پر ان میں سے تین، جب آپ ملازمتوں، انٹرنشپس، رضاکارانہ عہدوں، کالجوں، اور گریجویٹ اسکول کے پروگراموں پر لاگو ہوتے ہیں. ایک حوالہ خط آپ کی مہارت، صفتوں کا ایک مثبت تسلسل ہے، جو آپ کے کام، کردار اور کامیابیاں سے واقف ہے کسی نے لکھا ہے.

ریفرنس خط کی وضاحت کرتا ہے کہ قارئین آپ کو کیوں منتخب کرے، اور آپ کے لئے درخواست کونسی موقع کے لۓ آپ کو کیا ہوسکتا ہے. خطوط اس تنظیم کی طرف سے درخواست کی جاسکتی ہے جو انفرادی طور پر کسی ادارے میں روزگار یا قبولیت کے لۓ، یا نوکری لینے والے یا درخواست دہندگان کے ذریعہ پیش کی جا سکتی ہے.

حوالہ خط میں شامل کیا ہے

ایک حوالہ خط آپ کی مہارت اور صفتوں کا مثبت تسلسل ہے. یہ وضاحت کرتا ہے کہ قارئین آپ کو کیوں منتخب کرنی چاہئے اور آپ اس موقع کے لئے جو آپ کے لئے درخواست کر رہے ہیں اس کے لۓ کیا ہو.

ایک پروفیشنل ریفرنس خط عام طور پر ایک سپروائزر، ساتھی، کلائنٹ، استاد یا پروفیسر کی طرف سے لکھا جاتا ہے جو آپ کے کامیابیوں کے ساتھ کام کی قسم کی ترتیب میں واقف ہے.

یہ عام طور پر آپ کی حیثیت اور ذمہ داریوں کی وضاحت، کمپنی میں آپ کے وقت کی مدت، اور آپ کی صلاحیتوں، قابلیت، اور تنظیم میں شراکت شامل ہے.

ایک کردار، یا ذاتی ریفرنس کا خط کسی خاندان کے دوست، سرپرست یا پڑوسی کی طرف سے لکھا جا سکتا ہے جو اس علامات کو پورا کرسکتا ہے جو آپ کو تلاش کرنے کے لئے آپ کو ایک اچھا امیدوار بناتا ہے. یہ وضاحت کرتا ہے کہ مصنف کس طرح آپ کو جانتا ہے اور آپ کے ذاتی صفات پر بحث کرتی ہے کیونکہ وہ نوکری کی ترتیب میں لاگو ہوتے ہیں.

ایک حوالہ خط لکھنے سے پہلے کیا کرنا ہے

"جی ہاں" کہہ کر اس سے پہلے سوچو کہ خط لکھنا متفق ہونے سے پہلے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اس شخص کے لئے ایک مثبت خط لکھ سکتے ہیں. اگر آپ اس شخص کو اچھی طرح سے نہیں جانتے ہیں، یا نہیں سوچتے ہیں کہ آپ زیادہ تر شخص کی صلاحیتوں یا صلاحیتوں کے بارے میں بات کر سکتے ہیں، تو یہ ایک سفارش کے لئے درخواست کو بند کرنے کے لئے ٹھیک ہے. حقیقت میں، بہتر ہے کہ کسی شخص کے منفی حوالہ لکھنے کے بجائے کسی سفارش کو لکھنے کے لئے نہ کہنا. جب آپ درخواست کو بند کردیں تو آپ کو یہ ثابت ہوسکتا ہے کہ "مجھے محسوس نہیں ہوتا کہ میں آپ کو ایک تحریر لکھنے کے لۓ بہترین شخص ہوں گا." اگر ممکن ہو تو وہ کسی دوسرے سے مشورہ کریں جو وہ پوچھیں.

درخواست کی معلومات یہ ایک اچھا خیال ہے کہ وہ شخص اپنے دوبارہ شروع یا CV کی ایک کاپی سے پوچھیں، یہاں تک کہ اگر آپ نے انہیں طویل عرصے سے معلوم کیا ہے.

ان میں نئی ​​تصدیق یا کامیابیاں ہوسکتی ہیں، اور آپ ممکنہ حد تک موجودہ معلومات فراہم کرنا چاہتے ہیں. یہ آپ کو خط لکھنے کے دوران استعمال کرنے کے لئے ہدایات دینے میں بھی مدد ملے گی.

اگر ریفرنس خط کسی خاص روزگار کے مواقع کے لئے ہے، تو نوکری کی پوزیشننگ کا ایک کاپی بھی طلب کرتا ہے. اسی طرح، اگر حوالہ خط ایک خاص اسکول یا پروگرام کے لئے ہے تو، اسکول پر کچھ معلومات طلب کریں. آپ کے پاس مزید معلومات، آسان یہ خط لکھنا ہوگا.

تمام تفصیلات حاصل کریں. امیدوار کے بارے میں معلومات کے بارے میں پوچھ گچھ کے ساتھ، خط کو جمع کرنے کے بارے میں آپ کی ضرورت ہے کہ تمام معلومات حاصل کریں. جس سے پوچھو کہ خط کو کب بھیجنا چاہئے، اور کونسل کی کونسل کی شکل میں ہونا چاہئے. اس سے یہ بھی پوچھیں کہ آیا اسکول یا آجر آپ کو اپنے خط میں شامل کرنا چاہتا ہے.

حوالہ خط میں کیا شامل ہے

جب تک کہ امیدوار آپ کو ایک فارم فراہم کرتا ہے جب تک کہ آپ کی سفارش لکھیں، آپ کو ایک رسمی خط کے طور پر حوالہ لکھنا چاہئے. حوالہ خط آپ کو اور آجر کے رابطے کی معلومات (نام، پتہ، فون نمبر، ای میل) کے ساتھ تاریخ کے بعد شروع کرنا چاہئے. اگر یہ اصل خط کے بجائے ایک ای میل ہے، تو آپ کے دستخط کے بعد، آپ کے رابطے کی معلومات خط کے اختتام میں شامل ہیں.

رابطے کی معلومات اور سلامتی: اگر آپ کسی فرد یا ملازمت کی کمیٹی کو خط لکھ رہے ہیں تو، ان کے رابطے کی معلومات کو خط کے سب سے اوپر اور آپ کی سلامتی میں شامل ہیں. اگر آپ ایک عام خط لکھ رہے ہیں تو، آپ " کون کون ہو سکتی ہے" میں لکھ سکتے ہیں یا صرف اپنے پیراگراف کو پہلے پیراگراف سے لکھیں.

سلامتی: "محترمہ محترمہ محترمہ .میں آخری نام." کے ساتھ اپنا خط شروع کرو. اگر آپ آجر کا آخری نام نہیں جانتے، تو صرف "عزیز رائڈر مینیجر" لکھتے ہیں. اگر امیدوار تعلیمی پروگرام میں درخواست دے رہا ہے، تو آپ "پیارے داخلہ کمیٹی" لکھ سکتے ہیں.

تعارف: اس شخص کے ساتھ اپنے رشتہ کی وضاحت کریں جن کے لئے آپ خط لکھ رہے ہیں. آپ میں شامل ہوسکتا ہے کہ آپ کتنے عرصے سے شخص کو جانتے ہیں. پھر وضاحت کریں کہ آپ خط کیوں لکھ رہے ہیں. اس کمپنی کا نام، ملازمت، اسکول، یا موقع کا نام شامل کرنے کے لئے اس بات کا یقین رکھو کہ جس شخص کو درخواست دی جاتی ہے. مثال کے طور پر، "میں نے گزشتہ پانچ سالوں کے دوران XYZ کمپنی میں جیمز سمتھ کی نگرانی کی ہے. میں اس سے ABC کمپنی میں سر اکاؤنٹنٹ کی حیثیت سے ان کی سفارش کرنے کے لئے خوش ہوں.

جسمانی جائزہ: خط کے جسم میں، امیدوار کی ذاتی خصوصیات (تخلیقی، صبر، اعتماد، وغیرہ)، مخصوص مہارت (عمدہ مواصلات کی مہارت، تنظیمی مہارت ، وغیرہ) کے بارے میں مخصوص معلومات شامل ہیں. جتنا ممکن ہو سکے مخصوص.

پہلا پیراگراف: حوالۂ خط کا پہلا پیراگراف اس شخص کے متعلق آپ کے کنکشن کی وضاحت کرتی ہے، بشمول آپ ان کو کس طرح جانتے ہیں، اور آپ ملازمت یا گریجویٹ اسکول کی سفارش کرنے کے لئے آپ کو حوالۂ خط لکھنا پڑا ہے. رشتہ (ذاتی یا پیشہ ورانہ) کو یاد رکھیں جو آپ کو اس شخص کے ساتھ ہے جو آپ کی سفارش کر رہے ہیں.

دوسرا پیراگراف (اور تیسرے، اور چوتھی)
حوالۂ خط کے وسط پیراگراف اس فرد پر معلومات پر مشتمل ہے جسے آپ لکھ رہے ہیں، بشمول وہ اہل ہیں، اور وہ کیا کردار ادا کرسکتے ہیں. اگر ضروری ہو تو، تفصیلات فراہم کرنے کے لئے ایک سے زیادہ پیراگراف کا استعمال کریں. مخصوص ہونا اور مثال کے طور پر اس کا اشتراک کریں کہ یہ شخص کیوں قابل امیدوار ہے. اگر آپ کر سکتے ہیں تو، مخصوص عہدوں سے متعلق ہیں جہاں آپ نے شخص کو پوزیشن کے لئے ضروری مہارتوں کا استعمال کرتے ہوئے کامیابی سے دیکھا.

خصوصیات اور مہارت کی وضاحت کرنے کی کوشش کریں جو مخصوص ملازمت ، اسکول، یا موقع سے متعلق ہو. مثال کے طور پر، اگر شخص کسی مینیجر کے طور پر نوکری کے لئے درخواست دے رہا ہے تو، شخص کی قیادت اور مواصلاتی مہارت پر توجہ مرکوز کرتا ہے .

خط ختم
اختتامی پیراگراف میں، مزید معلومات فراہم کرنے کے لئے پیش کرتے ہیں اور آپ کے رابطے کی معلومات (فون اور ای میل) شامل ہیں لہذا آپ زبانی سفارش دینے کے لئے دستیاب ہیں، یا اگر ضروری ہو تو مزید سوالات کا جواب دیں. آپ یہ بھی کہہ سکتے ہیں کہ آپ اس شخص کو "سود مندانہ طور پر" یا "بکنگ کے بغیر" کی سفارش کرتے ہیں.

دستخط: آپ کے دستخط، ہاتھ سے لکھا، آپ کے ٹائپ کردہ نام کے بعد خط کو اختتام کریں. اگر یہ ایک ای میل ہے تو، صرف آپ کے ٹائپ کردہ نام میں شامل ہو، اس کے بعد آپ کے رابطے کی معلومات. کاروباری اختتام کے مثال کے ساتھ یہاں ایک خط کو کیسے ختم کرنا ہے .

سفارش خط کی لمبائی، شکل، اور فونٹ

خط لکھنا شروع کرنے سے پہلے: امیدوار سے پوچھیں کہ آپ اس کا دوبارہ شروع، ٹرانسپٹ، سی وی یا دیگر مواد جو آپ کو درست طریقے سے شخص کی وضاحت کرنے میں مدد ملے گی. آپ پوزیشن کی وضاحت کے لئے بھی درخواست کر سکتے ہیں کہ وہ درخواست دے رہے ہیں، اور کمپنی کے بارے میں معلومات. آپ کے پاس مزید معلومات، یہ ایک مضبوط سفارش لکھنے کے لئے آسان ہے.

لمبائی: سفارش کا خط ایک یا دو پیراگراف سے زیادہ ہونا چاہئے؛ یہ خط اس مختصر سے آپ کو مشورہ دیتا ہے کہ یا تو اس شخص کو اچھی طرح سے نہیں جانتا یا مکمل طور پر ان کی توثیق نہ کریں. تاہم، آپ کو خط کی سماعت اور چند اہم نکات پر توجہ مرکوز کرنا چاہتے ہیں، لہذا ایک سے زیادہ صفحات لکھنے سے بچنے کے لۓ. تین یا چار پیراگراف یہ بتاتے ہیں کہ آپ کس طرح شخص کو جانتے ہیں اور آپ ان کی سفارش کیوں کر رہے ہیں ایک مناسب لمبائی ہے.

شکل: سفارش کی ایک خط ہر پیراگراف کے درمیان ایک جگہ کے ساتھ واحد جگہ پر ہونا چاہئے. صفحے کے سب سے اوپر، نیچے، بائیں اور دائیں کے بارے میں 1 "مارجن کا استعمال کریں، اور بائیں بائیں طرف اپنے متن کو سیدھا کریں (زیادہ تر دستاویزات کے لئے سیدھ).

فونٹ: روایتی فونٹ استعمال کریں جیسے ٹائم نیو رومن، ایریری، یا کیلبری. فونٹ کا سائز 10 سے 12 پوائنٹس کے درمیان ہونا چاہئے، لہذا یہ پڑھنا آسان ہے. فونٹ سائز کو ایڈجسٹ کرنا ایک ہی صفحے پر اپنے خط کو برقرار رکھنے کا ایک اچھا طریقہ ہے.

ترمیم کریں: اسے بھیجنے سے پہلے اپنے خط کے ذریعہ پڑھنے کا یقین رکھو. آپ کسی اور کو خط میں ترمیم کرسکتے ہیں، لیکن اپنی رازداری کو برقرار رکھنے کے لئے امیدوار کے نام کو چھپاتے ہیں.

مثال کا جائزہ لیں

عزیز محترم جانسن،

میں صابر مارکیٹنگ اور پی آر پر ڈیجیٹل مارکیٹنگ مینیجر کی پوزیشن کے لئے سارہ جونز کی سفارش کرنے میں بہت خوش ہوں. اے اینڈ بی میڈیا میں مارکیٹنگ کے ڈائریکٹر کے طور پر، مجھے سارہ کے سپروائزر کے طور پر کام کرنے کی خوشی تھی جب وہ مارکیٹنگ ایسوسی ایشن کے طور پر یہاں لپیٹ رہے تھے. ذمہ دار، لمحہ اور انتہائی روشن، سارہ اے اینڈ بی میڈیا میں بہترین تنصیب میں تھا، اور میں اس کی اہلیت اور اس کی مہارت سیٹ کی بالکل یقین کرتا ہوں.

میں مسلسل اس شعبے سے متاثر ہوا تھا جو اس نے میز پر لایا اور میدان میں تازہ ترین کے سب سے اوپر پر رہنے کے لئے اس کے وقفے پر. سارہ ایک مضبوط انضمام کے ساتھ تیز تحلیل کی مہارت کو یکجا کرتا ہے، اور میں ہمیشہ جانتا ہوں کہ میں اس کی تاریخ پر قابو پانے اور اپنی توقعات سے تجاوز کر سکتا ہوں. ہمارے دو سالوں کے دوران، انہوں نے ڈیجیٹل مہموں پر 15٪ کی طرف سے ہمارے ROI میں اضافہ کرنے کے لئے، ہماری سوشل میڈیا کی مشغولیت میں 20٪ کی طرف سے ہماری ویب سائٹ کی اچھال کی شرح کو کم کرنے سے، بہت سے کامیابیاں حاصل کی ہیں.

جبکہ سارہ کے پیشہ ورانہ محققین نے اینڈ بی میڈیا کے لئے انتہائی قیمتی قیمتی تھی، وہ ایک شاندار ٹیم پلیئر تھے. اس کے ساتھ ساتھ حاصل کرنے کے لئے مرضی کے مطابق، مشغول اور آسان، سارہ دفتر میں ہونے کے لئے ایک حقیقی خوشی تھی اور ہمارے شعبہ کے ساتھ ساتھ پوری کمپنی کے اندر بہت سے مثبت تعلقات کو فروغ دیتے تھے.

اس کے ساتھ، میں اپنی سفارش میں انتہائی اعتماد رکھتا ہوں اور یقین ہے کہ سارہ سبیر مارکیٹنگ اور پی آر کے لئے بہت اچھا فٹ ہوگا. اگر آپ سارہ کے ساتھ کام کر رہے ہیں اپنے تجربے کے بارے میں مزید بات کرنا چاہتے ہیں تو، براہ کرم مجھے مجھے مجھے پیغام بھیجیں. مجھے پیغام بھیجیں یا مجھے پیغام بھیجیں. 555-555-5555.

مخلص،

میلا براڈلی
مارکیٹنگ ڈائریکٹر
اینڈ بی میڈیا
melissa@abmedia.com
555-555-5555

اپنے خط کو تشکیل دے رہا ہے

اگر آپ خط کو کسی آجر یا اسکول میں بھیج رہے ہیں تو، مناسب کاروباری خط کی شکل کی پیروی کرنے کا یقین رکھیں. اس میں آپ کے رابطے کی معلومات، تاریخ اور رابطے کی معلومات آپ کے خط موصول ہونے والے شخص (عام طور پر، ملازمین کے مینیجر) کو خط کے سب سے اوپر دیئے گئے ہیں. ایک جسمانی خط کے نچلے حصے میں اپنے ہاتھ سے لکھا دستخط بھی شامل کریں.

تاہم، اگر آپ اس خط کو ای میل کر رہے ہیں، تو آپ کو کسی بھی رابطے کی معلومات یا خط کے سب سے اوپر کی تاریخ میں شامل کرنے کی ضرورت نہیں ہے. اس کے بجائے، اپنے ای میل دستخط کے بعد اپنی رابطے کی معلومات کی فہرست. اس بات کو بھی یقینی بنائیں کہ واضح، جامع موضوع کی فہرست جس کا امیدوار کا نام، وہ کام جس کے لئے درخواست کر رہے ہیں (اگر قابل اطلاق ہو) اور آپ کے خط کا مقصد ہو. مثال کے طور پر، ایک موضوع کی لائن پڑھ سکتی ہے: "سب سے پہلے نام آخری نام - انسانی وسائل اسسٹنٹ ایوب."

حوالہ خط سانچے کا استعمال کریں

اگر آپ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ کیا لکھنے کے لئے، ایک ریفرنس خط سانچے کا استعمال کریں اور اپنی معلومات کو شامل کرنے کیلئے اسے ذاتی بنائے. ایک ٹیمپلیٹ آپ کے خط کو کس طرح شکل دینے، اور خط میں شامل کرنے کے لئے کس طرح دیکھنے کے لئے ایک مفید طریقہ ہے.

آپ اپنے نظریات کے بارے میں خیالات کیلئے نمونہ حوالہ خط بھی دیکھ سکتے ہیں. تاہم، خط کو تبدیل کرنے کے لئے یاد رکھنا تاکہ اس مخصوص شخص پر لاگو ہوتا ہے جو آپ خط لکھ رہے ہیں.

مزید نمونے: حوالہ خط کی مثالیں