ملازمتوں کو اکثر غیر موجودگی کی طویل پتیوں یا دیگر توسیع شدہ وقت کے لئے عذر خط لکھتے ہیں.
رسمی عذر خط بھی دوسرے حالات میں استعمال ہوتے ہیں جیسے جوری ڈیوٹی یا اسکول سے غیر موجودگی.
ایک باقاعدگی سے عذر خط لکھنے کے بارے میں تجاویز کے لئے ذیل میں پڑھیں، دو نمونے کے خطوط: آپ کو کام کی کمی سے پہلے اور ایک کے بعد ایک سے پہلے ایک نرس بھیجنے کے لئے ایک نمونہ.
رسمی عذر خط لکھنے کے لئے تجاویز
- کاروباری خط کی شکل پر عمل کریں. اپنے خط لکھتے وقت سرکاری کاروباری خط کی شکل کا استعمال کریں. آپ چاہتے ہیں کہ یہ خط پیشہ ورانہ ہو.
- اپنے آجر کی پالیسیوں کو سمجھیں. کام سے محروم ہونے سے پہلے، اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کو اپنے باس کو دینے کے لئے پالیسی معلوم ہے کہ آپ غیر حاضر ہو جائیں گے. معلوم ہے کہ آپ کو اپنے باس کو بتانے کی ضرورت ہے، اور آپ کو اس کی معلومات یا اس کی معلومات (یعنی فون کال، ایک خط، ایک ای میل) کس طرح حاصل کرنا چاہئے. اس کے ساتھ ساتھ آپ کو اپنے آجر کو بتانے کی ضرورت ہے کہ کس طرح سے آگے بڑھیں.
- جتنا جلدی ممکن ہو خط بھیجیں. ممکن ہو تو، کام سے محروم ہونے سے قبل اپنا عذر خط بھیجیں. آپ اپنے آجر کا وقت دینا چاہتے ہیں آپ کے کسی بھی کاموں کو دوبارہ بازیاب کریں. اگر آپ غیر موجودگی کی طویل عرصے سے مطالبہ کر رہے ہیں تو، یہ خط جلد از جلد بھیجیں. اگر آپ کو رسمی خط نہیں بھیجنے کا وقت نہیں ہے، تو اس کے بدلے ایک عذر ای میل بھیجنے پر غور کریں.
- اسے مختصر رکھیں آپ کو لاپتہ کام (جیسے جیسے آپ بیمار ہو یا ذاتی مسئلہ کے بارے میں ایک تفصیلی کہانی ہے) کے بارے میں بہت تفصیل سے متفق نہ ہوں. اس کے بجائے، صرف مختصر طور پر دن یا دن بتائیں آپ غیر حاضر ہو جائیں گے، اور وضاحت کریں (مختصر) کیوں.
- مدد کے لئے پیش کرتے ہیں. آپ کو کسی بھی طریقے سے آپ کی غیر موجودگی کی مدد کرنے میں مدد مل سکتی ہے. مثال کے طور پر، آپ یہ کہہ سکتے ہیں کہ آپ ابھی تک آپ کی غیر موجودگی کے دوران ای میل پر ہوں گے، یا شاید ممکن ہو کہ آپ کچھ غیر متوقع منصوبوں کو مکمل کرنے کیلئے اضافی گھنٹے یا دو گھنٹے کام کریں. اگر آپ اپنی غیر موجودگی کو پیش رفت میں تیار کر سکتے ہیں، آپ کے ساتھیوں یا ملازمین کو کسی بھی تفویض کو پورا کرنے میں مدد کیلئے آپ کو غائب ہو جائے گا. جب آپ غیر موجودگی کی طویل عرصے سے پوچھنا چاہتے ہیں تو یہ خاص طور پر اہم ہوگا.
نمونہ رسمی عذر خط (لاپتہ ہونے سے پہلے)
تاریخ
ملازم کا نام
ملازم کا عنوان
تنظیم
ایڈریس
شہر، ریاست، زپ کوڈ
محترمہ محترمہ محترمہ. آخری نام:
برائے مہربانی اس خط کو رسمی نوٹیفکیشن کے طور پر قبول کریں کہ میں 1 ستمبر، 20XX سے 5 ستمبر 20XX تک کام میں شرکت کرنے میں قاصر ہوں. میں پیشہ ور ترقیاتی کانفرنس میں شرکت کروں گا جسے میں نے اس ہفتے کے بارے میں آپ سے بات کی.
میں نے کام کے گھنٹوں کے دوران ای میل پر بندوبست کیا ہے، اور میں ایک دن میں ایک بار دفتر میں چیک کروں گا.
براہ کرم مجھے بتائیں کہ اگر میں مزید معلومات فراہم کر سکتا ہوں، یا آپ کو میری غیر موجودگی کو آسانی سے چلانے کے لئے مجھ سے کسی اور کی ضرورت ہے. مجھے یہ بہت اچھا موقع لینے کی اجازت دینے کے لئے شکریہ.
مخلص،
آپ کا دستخط (مشکل کاپی کا خط)
آپ ٹائپ کردہ نام
نمونہ رسمی عذر خط (لاپتہ کام کے بعد)
تاریخ
ملازم کا نام
ملازم کا عنوان
تنظیم
ایڈریس
شہر، ریاست، زپ کوڈ
محترمہ محترمہ محترمہ. آخری نام:
برائے مہربانی اس خط کو رسمی نوٹیفکیشن کے طور پر قبول کریں کہ میں بیماری کی وجہ سے 1 ستمبر، 20XX پر کام میں شامل ہونے میں قاصر ہوں. میں نے اس ہفتے کے کاموں کو پہلے سے ہی مکمل کر لیا ہے کہ میں نے اپنی غیر موجودگی کے دوران یاد کیا.
براہ مہربانی مجھے بتائیں کہ میں مزید معلومات فراہم کر سکتا ہوں. سمجھنے کے لئے آپ کا شکریہ.
مخلص،
آپ کا دستخط (مشکل کاپی کا خط)
آپ ٹائپ کردہ نام
ای میل پیغام بھیج رہا ہے
کبھی کبھی یہ آپ کے غیر موجودگی کی وضاحت کرنے والے ایک ای میل پیغام کو بھیجنے کے لئے مزید احساس بناتا ہے. مثال کے طور پر، اگر آپ اپنے باس کو جلد از جلد بتانا چاہتے ہیں کہ آپ کام نہیں کریں گے، ای میل اس معلومات کا اشتراک کرنے کا تیز ترین طریقہ ہے. بعض آجروں سے بھی ان ملازمین سے پوچھیں کہ ان کو ای میل کے ذریعے غیر حاضریوں میں خبردار کیا گیا ہے.
اگر آپ اپنی غیر موجودگی کے لئے ایک ای میل پیغام عذر بھیجتے ہیں، تو یقینی طور پر ای میل کو مختصر رکھنے کے لئے یقینی بنائیں، صرف ان تاریخوں کو بتائیں جنہیں آپ غائب ہو جائیں گے اور آپ کو دور کیوں ہو جائے گا.
واضح طور پر واضح موضوع لائن شامل کرنے کے لئے بھی یقینی بنائیں. آپ صرف "کام سے غفلت" لکھتے ہیں. یہ واضح طور پر آپ کے ای میل کے مقصد کو اپنے مالک سے بیان کرتا ہے.
اگر آپ اپنا عذر ای میل کرنا چاہتے ہیں تو، یہاں ایک پیشہ ور ای میل پیغام کس طرح بھیجنا ہے .