پروجیکٹ منتقل آگے بڑھو
ہم کچھ تبدیلی مینجمنٹ کے اوزار بھی دیکھیں گے جنہیں آپ استعمال کرسکتے ہیں اور منصوبے کے دائمی انتظام کس طرح کھیل میں آتے ہیں.
اس سے پہلے کہ ہم عمل یا وسائل کے بارے میں بات کریں اس سے پہلے میں آپ کو اپنے نقطہ نظر کو تبدیل کرنے کے بارے میں بات کرنا چاہتا ہوں.
تبدیلیوں کو قبول کریں
پراجیکٹ مینجمنٹ لائائی سائیکل کے کسی بھی وقت میں تبدیلی ہوسکتی ہے.
سر درد سے کم منصوبوں پر تبدیلی کا انتظام کرنے کا سب سے آسان طریقہ یہ جاننا ہے کہ یہ ہونے والا ہے اور اس کی منصوبہ بندی کرنا ہے.
ان سے پہلے تبدیلیوں سے نمٹنے کے لئے حکمت عملی ہونے کے بعد بورڈ پر ہر کسی کو مختلف کرنے کے لئے سب سے تیز ترین طریقہ ہے.
ایک مقررہ، منظم تبدیلی مینجمنٹ کے عمل کو شروع کرنے کا بہترین مقام ہے. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. اس ویڈیو پر غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں. غلط استعمال کی اطلاع دیتے ہوئے ایرر آ گیا ہے. براہ مہربانی دوبارہ کوشش کریں. اگر یہ ایرر برقرار رہے تو ہمارے ہیلپ ڈیسک سے رابطہ کریں.
تبدیلی مینجمنٹ عمل
تبدیلی مینجمنٹ کے عمل کو ایسا لگتا ہے:
- تبدیلی کے بارے میں معلومات حاصل کریں
- تبدیلی کا اندازہ کریں کہ منصوبہ بندی کے ساتھ کتنا کام کرنا ہوگا
- یہ آگے بڑھنے کے قابل ہے کہ آیا اس بارے میں ایک سفارش تیار کریں.
- اس کے بعد آپ منصوبے کے اسپانسر سے یہ فیصلہ کرتے ہیں کہ آپ کو تبدیلی میں شامل ہونا چاہئے یا نہیں.
چلو کے ان مرحلے میں سے ہر ایک کو دیکھنے دو.
تبدیلی کے بارے میں معلومات حاصل کریں
آپ کو اس منصوبے کو تبدیل کرنے کا ایک درخواست مل جائے گا. آپ سینکڑوں مختلف طریقوں سے معلومات حاصل کرسکتے ہیں: ایک میٹنگ میں، ای میل پر، فون پر، کوریڈور میں آپ شام کے دفتر سے باہر نکلتے ہیں. مثالی طور پر، آپ کو تبدیلی کی درخواست کے فارم پر معلومات ملے گی، لیکن آپ کو یہ معلوم ہونا چاہئے کہ اصل زندگی میں بہت سے اہم اسٹیک ہولڈرز سوچتے ہیں کہ اس قسم کا کاغذات مکمل کرنے کے منصوبے مینیجر کا کام ہے. اور آپ کی کمپنی میں، یہ ہو سکتا ہے.
درخواست کے تمام تفصیلات پر قبضہ کرنے کے لۓ اپنے منصوبے کی تبدیلی کی درخواست کی ٹیمپلیٹ (ایک منٹ میں اس پر مزید) کا استعمال کریں، تاہم غیر رسمی طور پر وہ آپ کے ساتھ آتے ہیں. پھر فارم شروع کرنے سے قبل فارم چلائیں تاکہ آپ جانتے ہو کہ آپ نے درست طریقے سے ظاہر کیا ہے کہ وہ کیا چاہتے ہیں.
یاد رکھیں کہ تبدیلیوں کو بھی کام کرنے کے بارے میں بھی ہو سکتا ہے. ہمیشہ اس بات کا یقین نہیں کہ تبدیلیوں میں کام ڈالنے سے متعلق ہے. یہ عمل قطع نظر ہے کہ آپ پراجیکٹ کی گنجائش میں اضافہ یا کم کر رہے ہیں.
تبدیلی کی جانچ پڑتال کریں
تفصیل میں تبدیلی کی درخواست دیکھیں. آپ اس پر اثرات کا جائزہ لیں گے:
- شیڈول
- دستاویزی
- کام کرنے کی تاریخ اور اب بھی کام کرنا
- بجٹ
- معیار کے اقدامات
- دائرہ کار
- وسائل کی دستیابی.
مثال کے طور پر، 5 دن میں سافٹ ویئر کی تبدیلی کا اندازہ لگایا جا سکتا ہے.
یہ صرف شیڈول میں 5 دن شامل نہیں کرے گا کیونکہ یہ کسی دوسرے کام کو دھکا دے گا اور اس وقت منتقل ہوجاتا ہے جہاں کلیدی وسائل چھٹی پر ہے. یہ کام بھی منتقل کرنے کی ضرورت ہوگی، لہذا مجموعی طور پر یہ تبدیلی شیڈول میں 8 دن شامل کرے گی. یہ کرنے کے لئے $ 5k لاگت آئے گی، اور اضافی 8 دن ہمیں سپلائر کے معاہدے کے ساتھ دوسرے مہینے میں دھکا دیتا ہے، لہذا وہاں بھی اس پر غور کرنے کی قیمتیں ہیں. معیار نئے تبدیلی کو شامل کرنے کے لئے اسی طرح کے گنجائش کی تبدیلیوں میں رہتا ہے. تمام متعلقہ دستاویزات کو اپ ڈیٹ کرنے کی ضرورت ہوگی بشمول پروجیکٹ کی منصوبہ بندی اور ٹریننگ دستی، جو پہلے سے ہی شروع ہو چکی ہے.
جیسا کہ آپ دیکھ سکتے ہیں، ایک سادہ 5 دن کی تبدیلی وسیع اثر ہوسکتی ہے. اس بات سے پہلے کہ آپ کو یہ فیصلہ کرنے سے پہلے کہ یہ سب کچھ جاننا ضروری ہے یا نہیں، چاہے پوری تصویر کے نتیجہ میں تبدیلی ہوسکتی ہے.
ایک مشورہ تیار کریں اور پیش کریں
اب آپ اس تبدیلی کے پورے اثر کو جانتے ہیں جو آپ اس کے بارے میں سفارش کرسکتے ہیں کہ آیا اس کے ساتھ آگے بڑھنے کے قابل ہے.
کچھ معاملات میں، یہ نہیں ہو گا، کیونکہ سمجھدار فائدہ لاگت سے کم ہو گا. دوسرے معاملات میں، وہاں اضافی کام کرنے کی لاگت کو آفسیٹ کرنے میں کافی فائدہ ہوسکتا ہے. ابھی تک دوسرے معاملات میں آپ کو یہ معلوم ہوسکتا ہے کہ تبدیلی لاگت پر منفی اثر پڑے گا لیکن آپ اس کے بارے میں کچھ بھی نہیں کرسکتے ہیں کیونکہ یہ ایک ریگولیٹری یا تعمیل کا مسئلہ ہے، یا کسی اور داخلی سبب کی طرح تنظیم سازی کی تشکیل ہے.
فیصلہ کرو
آپ کی اجازت کی حد میں گرنے والے چھوٹے تبدیلیوں کے لۓ، آپ یہ فیصلہ کر سکتے ہیں کہ تبدیلی کو قبول کرنے یا خود کو (ٹیم سے دائیں ان پٹ کے ساتھ) قبول نہیں کیا جائے گا. پراجیکٹ اسپانسر یا پراجیکٹ بورڈ کی طرف سے کچھ بھی بڑا منظور کرنا چاہئے.
واپس جانے کے لئے یاد رکھیں اور کسی کو بتائیں کہ ان کی تبدیلی رد کردی گئی ہے. اگر آپ کر سکتے ہیں تو آپ اپنے منصوبے کے حصول داروں کو ناراض کرنے سے بچنے کے لئے چاہتے ہیں!
مینجمنٹ ٹولز تبدیل کریں
بہت سے تبدیلی کے انتظام کے اوزار موجود ہیں جو آپ اس عمل کو آسان اور زیادہ سنجیدگی سے بنانے کے لئے استعمال کرسکتے ہیں. میں سفارش کروں گا:
- ایک چیک لسٹ یا عمل کا نقشہ جو آپ کے منصوبے کی گنجائش میں تبدیلی کو بڑھانے کے لئے بالکل وہی ہے جس کے ذریعے لوگوں کو چلتا ہے.
- ٹیمپلیٹ کی درخواست کی درخواست فارم. یہ ایک خودکار کام کے بہاؤ کے ذریعے آن لائن ہوسکتا ہے.
چلو دیکھو اگلے منصوبے میں تبدیلی کی درخواست میں کیا جاتا ہے.
پراجیکٹ تبدیلی کی درخواست میں کیا جاتا ہے
پروجیکٹ میں تبدیلی کی درخواست میں شامل ہونا چاہئے:
- تبدیلی کا درخواست کرنے والے شخص کا نام ('درخواست دہندہ').
- ایک منفرد شناختی والا، مثلا تبدیلی نمبر (آپ اپنے آپ کو اس کے بعد میں شامل کر سکتے ہیں کیونکہ یہ ممکن نہیں ہے کہ درخواست میں اضافہ کرنے والے افراد میں سے کسی بھی فارم کو معلوم کریں گے کہ اس خانے میں کیا کرنا ہے).
- مجوزہ تبدیلی کی وضاحت، جس سے وہ انتظام کرسکتے ہیں، زیادہ تفصیل سے.
- تبدیلی کی قسم. مثالی طور پر، آپ اس سیکشن کو پیش کریں گے تاکہ وہ صرف باکس کو نشان زد کریں. یہ ایک اچھی جگہ ہے کہ یہ نوٹ کریں کہ کیا تبدیلی (ضابطے یافتہ) کے ساتھ کیا کرنا ہے یا اس کے اندرونی تعمیل کے ساتھ کیا کرنا ہے، تو آپ پلاننگ اور تشخیصی اقدامات کے بہت سے بینڈ پاس کرسکتے ہیں اور آسانی سے اس کے ساتھ حاصل کرسکتے ہیں.
- تبدیلی کا 'کیوں' ایسا کرنے کا حق کیا ہے؟ درخواست کنندہ اسے کیوں چاہتا ہے؟
- وقت، قیمت، معیار، گنجائش سمیت منصوبے کے مختلف مختلف عناصر میں تبدیلی کا اثر. ان کے پاس تمام تفصیلات نہیں ہوسکتے ہیں تاکہ آپ کو تشخیص کے مرحلے کے دوران کام کرنا ہوسکتا ہے تاکہ اس کو خالی جگہوں میں بھریں. انہوں نے جتنی جلدی کر سکتے ہیں انہیں مکمل کرنا چاہئے. کم از کم آپ اس نقطہ نظر کو تلاش کر رہے ہیں ان کے لئے یہ اس بات کی تصدیق ہے کہ یہ موجودہ پروجیکٹ پیرامیٹرز میں اضافہ، کمی یا تبدیل کرے گا.
تبدیلی کی درخواست کے فارم کے نچلے حصے میں آپ کو کچھ تفصیلات مل جائے گی جیسے کہ تبدیلی مزید بحث کی جاتی ہے. آپ کے سانچے میں جگہ بھی شامل ہونا چاہئے:
- فیصلہ تبدیل کریں: قبول، رد یا منظور
- فیصلے (یا گروہ) کے ساتھ فیصلہ کرنے کی تاریخ اور کسی اضافی تبصرے بنانے والے شخص کا نام.
درخواست کرنے والے شخص کو ابھی تک نتیجہ نہیں مل جائے گا - کوئی نہیں کرے گا - لہذا ان باکسز کو خالی رہیں گے جب تک کہ صحیح گروہ نے آپ کی سفارش پر تبادلہ خیال کرنے کا فیصلہ نہیں کیا ہے.
تبدیلی اور پروجیکٹ سکوپ مینجمنٹ
پروجیکٹ گنجائش مینجمنٹ کا ایک اہم طریقہ یہ ہے کہ آپ اس منصوبے میں کیا ہے اور کیا نہیں ہے. جب آپ منصوبے کی گنجائش میں تبدیلی حاصل کرتے ہیں، تو آپ کو یہ سوچنے کی ضرورت ہے کہ اس منصوبے کو مجموعی طور پر کیسے اثر انداز ہوتا ہے. آپ کی تبدیلی کے انتظام کے عمل میں آپ کو یہ کرنے میں مدد ملتی ہے، اور اس کے مطابق سیاق و سباق میں قائم کرنے کے لئے، تبدیلی کا انتظام، گنجائش کے انتظام کا ایک چھوٹا سا حصہ ہے.
یہ یہاں بات چیت کے قابل ہے کہ پروجیکٹ مینجمنٹ باڈی آف علم (پی ایم بیوک ® گائیڈ) کے لئے گائیڈ کس طرح - پانچویں ایڈیشن پروجیکٹ میں تبدیلی کے انتظام کا احاطہ کرتا ہے کیونکہ آپ کو لگتا ہے کہ یہ بدیہی نہیں ہے. PMBOK ® گائیڈ میں پروجیکٹ سکوپ مینجمنٹ سیکشن میں 'کنٹرول سکوپ' کہا جاتا ہے جس میں ایک پروسیسنگ شامل ہے اور یہ شروع ہونے کا ایک بہت اچھا مقام ہے. تاہم، منصوبوں پر تبدیلی کے انتظام کے عمل کو زیادہ مربوط طریقے سے سنبھالنے کی ضرورت ہے، اور یہ متن میں ظاہر ہوتا ہے. PMBOK ® گائیڈ صارفین کو بھی انٹیگریٹڈ تبدیل کنٹرول کنٹرول عمل کا حوالہ دینا چاہئے کیونکہ اس سے پتہ چلتا ہے کہ ہر چیز کے ساتھ رابطہ کیسے ہوتا ہے.
PMP کے بننے کے مقاصد کے لئے آپ کو اس بات کی ضرورت ہے کہ PMBOK ® گائیڈ تبدیلی کے انتظام کا احاطہ کرتا ہے اس طرح آپ کی جانچ پڑتال کی جائے گی. تاہم، آپ کو ذہن میں برداشت کرنا چاہئے کہ آپ کے منصوبوں پر آپ واقعی اصل میں استعمال کرنے والے تبدیلی کے عمل کو مربوط، آسان کرنے اور عملی کرنے کی ضرورت ہے.
تبدیلی کے ذریعے اپنی ٹیم کی مدد کرنے کے 5 طریقے
آپ کے منصوبے کی ٹیم آپ کے منصوبے کی کامیابی کے لئے بہت اہم ہے، لہذا جب آپ اپنے منصوبے میں تبدیلیوں کا انتظام کر رہے ہیں تو وہ ان کے پاس ہونے میں مدد ملتی ہے.
یہاں 5 طریقوں ہیں جو آپ ان کی مدد سے جلدی سے منصوبے کے تبدیلی کے انتظام کے عمل کے ساتھ شرائط پر آ سکتے ہیں.
1. تبدیلیوں کے بارے میں بات کریں. انہیں بتائیں کہ منصوبوں پر تبدیلی معمولی ہے اور انہیں اس کی توقع ہے.
2. عمل کا اشتراک کریں. اوپر سے ہم نے تبدیلی کے انتظام کے عمل کے بارے میں بات کی ہے، لیکن یہ قدرتی طور پر ہر کسی کو نہیں آتی ہے. آپ کے ٹیم کے ارکان کو یہ نہیں پتہ چلتا کہ کیا کرنا ہے اور ان سے توقع کی جاتی ہے جب تک کہ آپ انہیں نہ بتائیں. ان کے ساتھ عمل کے ذریعے جانے کے لئے ایک بریفنگ قائم کریں، اور انہیں بتائیں کہ اس میں ان کی کردار کیا ہوگی.
3. آسان بناؤ. جب اس منصوبے کے نتیجے میں تبدیلی کی جاتی ہے تو یہ بہت خراب ہوسکتا ہے. شیڈول غلط ہے، بجٹ مختلف ہوسکتا ہے، ضروریات یقینی طور پر مختلف ہیں. ٹیم کسی تبدیلی کو ناکام بنا سکتی ہے، خاص طور پر ایک یا ایک جو اس فیصلے کا ردعمل کرتا ہے جو پہلے سے ہی سوچتے تھے وہ پتھر میں مقرر کیا گیا تھا (جی ہاں، وہ کیا کرتے ہیں). عمل ان کے لئے ممکن حد تک آسان بنائیں.
4. مدد کرنے کے لئے وہاں رہو. کام کرنے کا ایک نیا طریقہ بستر میں کچھ وقت لگتا ہے. اگر آپ نے پہلے سے غیر رسمی راستے (یا بالکل نہیں) میں منصوبے کی تبدیلی کو منظم کیا ہے تو پھر رسمی عمل میں تبدیلی ہوسکتی ہے. '. ٹیم کو بتائیں کہ آپ ان کی مدد کرنے کے لئے وہاں ہیں اگر وہ آپ کو ماضی میں چلانا چاہتے ہیں.
5. نہ کہنا مت ڈرنا. تمام تبدیلیوں کو قابل تجاویز نہیں ہیں. اپنی ٹیم کو آگاہ کریں کہ اگر وہ اس تبدیلی کے بارے میں سختی محسوس کرتے ہیں تو اس وقت اس منصوبے کے لئے صحیح چیز نہیں ہے کہ آپ ان تبدیلیوں میں تبدیلی کے درخواست دہندہ کے ساتھ کھڑے ہوں گے.
تبدیلی کا انتظام مؤثر انداز میں مؤثر انداز میں سے ایک ہے جسے آپ اپنے منصوبے کو ضائع کر سکتے ہیں ، تو دیکھتے ہیں. اس معلومات کے ساتھ مسلح آپ اب کنٹرول کنٹرول میں منصوبے کی تبدیلی کے ساتھ نمٹنے شروع کر سکتے ہیں.