اور آپ ان کی تعمیر کر سکتے ہیں
آپ نے سٹیفن کوی کی کتاب، انتہائی مؤثر لوگوں کی 7 آبیوں کے بارے میں سنا ہے. آج ہم 10 عادات کو دیکھتے ہیں جو انتہائی کامیاب منصوبے کے مینیجرز کا حصہ ہیں.
میں نے دیکھا ہے کہ یہ عادات ایک بار پھر کارکردگی کی تشخیص میں اور اس منصوبے کے اختتامی جائزہ میں شامل ہیں جہاں کلائنٹ، ٹیم یا سپانسر پراجیکٹ مینیجر کو فیڈریشن پیش کررہے ہیں.
ہر بار کامیابی سے آپ کو دس سال کا تجربہ کرنے کی ضرورت نہیں ہے. اپنی عادات کو تبدیل کرکے اپنی صلاحیتوں کو برداشت کرکے آپ کو کامیابی سے آپ کے منصوبے کی کامیابی میں کامیابی حاصل ہوسکتی ہے (اور اپنے آپ کو بھی کم از کم کشیدگی کا وقت دے).
اور کسی مخصوص حکم میں (نمبر 10 کے علاوہ) شروع ہو چکا ہے!
دائیں ٹیم کا استعمال کرتے ہوئے
سب سے زیادہ مؤثر اور کامیاب پروجیکٹ مینیجرز ان کے ٹیم کے ارکان کی صلاحیتوں کو جانتے ہیں. اس کا مطلب یہ ہے کہ وہ صحیح لوگوں کو صحیح کام مختص کرسکتے ہیں.
کسی کام پر غلط وسائل کا استعمال کرتے ہوئے اسے طویل عرصہ تک لے جانے یا بری طرح کیا جا سکتا ہے. یہ آپ کے ساتھ کام کرنے والے افراد کی طاقت اور کمزوریوں کو جاننے میں مدد ملتی ہے تاکہ آپ انہیں کاموں کے منصوبے کے لئے مختص کرسکیں.
پروجیکٹ کے مسائل کا انتظام
تمام منصوبوں سے وقت گزارنے کے معاملات کو مارا جاتا ہے. کامیابی کے منصوبے کے مینیجرز کو ان پر فکر نہیں ہے. وہ مسئلے کے انتظام کے عمل کو جانتا ہے اور یہ بھی مشکلات سے نمٹنے کے لئے کس طرح بہتر بنتے ہیں.
تم بھی ایسا کر سکتے ہو. ایک بار آپ جانتے ہیں کہ ایک منصوبے کے مسئلے کا جائزہ لینے کے لۓ، آپ یہ محسوس کریں گے کہ مسئلے کا انتظام آپ کے ہفتہ وار معمول میں شامل کرنے کے لئے آسان عادت بن جاتا ہے. ہر ہفتے اپنے مسئلہ کو ہر ہفتے لاگ ان کرنے کے لۓ رکھیں، اور آپ جلد ہی یہ محسوس کریں گے کہ یہ مسائل کا انتظام کرنے کے سب سے اوپر کام کرنے کا ایک آسان کام ہے.
تبدیلیوں سے نمٹنے
منصوبوں کو چیزوں کو تبدیل کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا ہے، لیکن اس قسم کی تبدیلی دوسرے لوگوں کو ہو رہی ہے! تبدیلی کا انتظام کرنے کے لئے مشکل ہے جو پراجیکٹ ٹیم میں خالی ہے، تفصیلی پراجیکٹ شیڈول کو اپنانے اور نئے کام اور دستاویزی کی تازہ کاریوں کا مکمل ڈھیر بنانا ہے.
کامیاب منصوبے کے مینیجرز میں تبدیلی کی انتظامی عمل ہے جو وہ عمل کرتے ہیں. مندرجہ ذیل بیان کردہ اقدامات کو کسی عادت میں تبدیل کرنے میں آسان بناتا ہے کیونکہ اس کی بناوٹ اور تکرار ہے.
تبدیلی مینجمنٹ کے عمل کو ایسا لگتا ہے:
- تبدیلی کے بارے میں معلومات حاصل کریں
- تبدیلی کا اندازہ لگائیں
- اس بات کا تعین کریں کہ اس تبدیلی کو کتنا کام کرنا ہوگا
- یہ آگے بڑھنے کے قابل ہے کہ آیا اس بارے میں ایک سفارش تیار کریں.
اس کے بعد آپ اپنے اسپانسر سے یہ فیصلہ کرتے ہیں کہ آپ کو تبدیلی میں شامل ہونا چاہئے یا نہیں.
نوٹ: آپ اپنے چھوٹے چھوٹے تبدیلیاں منظور کر سکتے ہیں جب تک کہ وہ آپ کے رخصت اور اتھارٹی کی سطح کے اندر نہیں ہیں.
کامیاب منصوبے کے مینیجرز کو پتہ چلتا ہے کہ تبدیلیوں کے ساتھ نمٹنے کے کام کا حصہ ہے اور ان کے ساتھ اور جب وہ اٹھتے ہیں ان سے نمٹنے کا ایک منصوبہ ہے.
انتظاماتی لاگت کا انتظام
یہ انتہائی امکان ہے کہ آپ کا پروجیکٹ اخراجات کو بڑھانا پڑا ہے، یہاں تک کہ اگر آپ کو اپنے پرس ڈور پر مکمل کنٹرول نہیں ہے. آپ کے کنٹرول میں مالی عناصر کو منظم کرنے کے قابل ہونا عادت ہے.
اگر آپ باقاعدگی سے اور باقاعدگی سے اس سے متفق نہ ہوں تو، آپ کو مل جائے گا کہ یہ کام بہت اچھا بن سکتا ہے.
تصوراتی، بہترین پروجیکٹ مینیجرز انوائس، حوالہ جات اور تخمینوں کے لئے کام کرنے والی فائلوں کے ساتھ اخراجات کے اوپر رہیں گے. اپنا بجٹ سافٹ ویئر استعمال کرنے کی عادت میں حاصل کریں (یہاں تک کہ اگر یہ صرف اسپریڈ شیٹ ہے).
آپ اپنے منصوبے کی لاگت کا انتظام نہیں کرسکتے جب تک کہ آپ کو خرچ کرنے کے لئے آپ کی منصوبہ بندی نہیں ہے. منصوبے کے بجٹ کو کس طرح بنانے کے بارے میں یہ پڑھیں کہ آپ شروع کر سکتے ہیں.
تنطیم سازی
اس منصوبے کی ٹیم زیادہ سے زیادہ امکان آپ کے لئے کام نہیں کرے گا، کیوں کامیاب منصوبے کے مینیجرز کی عادات کا حصہ بنانا ہے؟
اس وجہ سے آپ کو ان کے ساتھ مؤثر طریقے سے مل کر کام کرنے کی ضرورت ہوتی ہے اور آپ کو اس منصوبے میں شامل افراد کی ضرورت ہوتی ہے جو فوری طور پر ایک نقطہ نظر میں آتے ہیں جہاں وہ ایک دوسرے پر اعتماد کرتے ہیں. آپ اسے ٹیم کی تعمیر کے ذریعے حاصل کرتے ہیں.
ایسی حالتوں کے لئے دیکھیں جہاں آپ کی ٹیم الگ ہوجاتی ہے. بدمعاش سلوک ، خاص طور پر، ناقابل قبول ہے.
عمل کو سمجھنے
انتہائی کامیابی کے منصوبے کے مینیجرز کی چھٹی کی عادت یہ ہے کہ وہ اپنے عمل کے میدان کے اندر موجود عمل کو سمجھتے ہیں.
اس کا مطلب یہ ہے کہ وہ جانتے ہیں کہ کونسی طریقہ کار عمل کرنے کی ضرورت ہے. وہ کاروباری کیس لکھتے ہیں کہ کس طرح کام کرنے کی کوشش کر رہے وقت ضائع نہیں کرتے ہیں کیونکہ وہ جانتے ہیں کہ اس کے لئے ایک طریقہ کار ہے اور وہ اقدامات کی پیروی کرسکتے ہیں.
سب سے زیادہ کامیاب منصوبے کے مینیجر عمل میں غلام نہیں ہیں. وہ جانتے ہیں کہ جب صحیح کام کرنا ہے تو اس عمل کی پیروی کرنا ہے. وہ جانتا ہے کہ جب یہ ہر ایک کے لئے کاموں کو مجموعی طور پر آسان بنا دیتا ہے تو تھوڑی دیر کو بہتر بنانے کے لئے بہتر ہے. اس کے ایک مثال کے مطابق عملدرآمد کے ذریعے ایک چھوٹے سے منصوبے سے بیوروکسیسی کو ختم کرنا ہوگا.
شیڈول کو اپ ڈیٹ کرنا
پروجیکٹ شیڈولز کو موقع پر موقع نہیں دیا جاسکتا، اور سب سے زیادہ کامیاب منصوبے کے مینیجرز کو باقاعدگی سے اپنے شیڈول کو درستگی کے لئے چیک کرنے اور انہیں اپ ڈیٹ کرنے کے لئے عادت بنائے گی.
آپ کے منصوبے کے پیش رفت کو ٹریک کرنے کے بہت سے طریقے ہیں، لیکن سب سے اہم بات یہ ہے کہ آپ ایسا کریں! اگر آپ اس عادت کو اپنے آپ کو بنانے کے لئے جدوجہد کررہے ہیں تو آپ اپنے ڈائری میں ایک ہفتے میں ایک بار پھر اپنے شیڈول میں مختصر ملاقات کریں. ہر ہفتہ میں ایک ہی وقت کا استعمال کریں اور 30 منٹ لے لو کہ آپ کہاں ہیں اور آپ کہاں رہیں گے. لازمی ترمیم کریں، ٹیم کو بتائیں اور اس منصوبے کے ساتھ چلیں.
نوٹ: اگر آپ کا شیڈول میں تبدیلیاں منصوبے کے اختتامی تاریخ پر اثر انداز ہوسکتے ہیں یا بڑے سنگ میل کے لئے ترسیل کی تاریخ پر اپنے اسپانسر سے بات کریں. آپ کو باقاعدگی سے منظور شدہ عمل کے ذریعے جانے کے بغیر آپ کی بیسبلینڈ پلان کی بنیادوں کو تبدیل نہیں کرنا چاہئے.
انتظامیہ کے خطرے کا انتظام
جاننے کے اپنے خطرے کی رجسٹریشن میں شامل کیا چیزیں ایک چیز ہے، لیکن اسے عادت سے جائزہ لینے اور اٹھائے جانے والے خطرے پر عمل کرنے میں کچھ مختلف ہے.
خطرے کی نشاندہی کرنے کے لئے آپ کے منصوبے کے آغاز کا استعمال کرنے کے لئے کافی نہیں ہے اور اس کے بارے میں ان کے بارے میں سوچنا نہیں ہے. خطرے کی انتظامیہ کو آپ کے منصوبے کی عادات کا حصہ بنانا ضروری ہے کیونکہ اس کے بغیر آپ کو یہ خطرہ مسائل میں تبدیل ہوجاتا ہے اور آپ کے لئے مسائل پیدا ہوتا ہے.
یہ ایک ایسا علاقہ ہے جہاں معیاری عمل اور خطرے کا جائزہ لینے کے لئے باقاعدہ سلاٹ بکنگ کرنے میں مدد مل سکتی ہے. آپ اسے اپنی ٹیم کے اجلاسوں کے حصے کے طور پر شامل کر سکتے ہیں. ٹیم کے ساتھ اپنے خطرات کا جائزہ لینے کے لئے اسے عادت بنائیں، کسی بھی قریبی قریبی اور ان لوگوں کے لئے کارروائییں کریں جو آپ کو کم کرنا چاہتے ہیں.
ٹریکنگ کا وقت
پروجیکٹ مینیجرز پراجیکٹ ٹائم مینجمنٹ کے بارے میں بہت کچھ جانتے ہیں، لیکن اس کا شیڈولنگ اور منصوبہ بندی کے ڈومین میں ہونا ہوتا ہے. ہم اس بارے میں بات کر رہے ہیں، روزانہ کی بنیاد پر زیادہ باقاعدگی سے وقت کا پتہ چلتا ہے. ہم اوقات شیشے کے بارے میں بات کر رہے ہیں.
پراجیکٹ ٹیمیں اکثر اس طرح نہیں ہیں کہ وہ شیشے کا استعمال کرنے کے خواہاں ہیں اگر انہوں نے پہلے نہیں کیا. بہت سے پراجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر کے اوزار کی مصنوعات میں وقت سے باخبر رہنے سے باخبر رہنے والا ہے. یہ ایک ٹیم کے طور پر وقت کے ٹریکنگ پر سوئچ کو متعارف کرنا آسان بن سکتا ہے.
چاہے آپ کو اپنی ٹیم کے وقت (جس کی سفارش کی جاتی ہے) کو ٹریک کرنا ضروری ہے، یہ ضروری ہے کہ آپ جانتے ہیں کہ آپ کا اپنا وقت ایک دن میں کہاں جاتا ہے. آپ کو اس بات کو نوٹ رکھنے کے لئے عادت بنانا چاہئے کہ آپ اپنے وقت کیسے خرچ کرتے ہیں. یہ آپ کو سمجھنے میں مدد ملے گا کہ آپ سب سے اوپر ترجیحی منصوبے کے کاموں پر وقت خرچ کررہے ہیں. آپ شاید سوچتے ہو کہ آپ ہیں، لیکن کیا آپ ہیں؟ کچھ فارم کی ٹائم شیٹس یا ٹائم ریکارڈنگ میں مدد ملے گی، یہاں تک کہ اگر نوٹ پیڈ پر صرف ایک گھنٹہ لاگ ان ہو.
کاروباری تبدیلی کی فراہمی
آخر میں، ایسی عادت جو پراجیکٹ مینیجرز کو زیادہ کامیاب بناتا ہے وہ کاروباری نتائج پر پروجیکٹ کی پیداوار کو مساوات دینے کی صلاحیت رکھتا ہے. آپ کا منصوبہ کمپنی کے لئے حیرت انگیز کچھ حاصل کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا تھا، اور آپ نے ایسا کیا ہے. زبردست.
لیکن اگر صارفین آپ کی مصنوعات یا سافٹ ویئر کا استعمال نہیں کرتے ہیں تو جلدی سے تاریخ سے باہر آتا ہے یا گاہکوں کو حیران کن نہیں ہوسکتا ہے جیسے آپ ہیں تو آپ کا پروجیکٹ وقت کا ضائع ہوتا ہے.
سب سے زیادہ کامیاب پروجیکٹ ٹیمیں اس بات کو یقینی بناتی ہیں کہ وہ جانتے ہیں کہ وہ کاروباری نتائج کس مقصد کے لئے ہیں. وہ ایسے حل کی تعمیر کرتے ہیں جو پائیدار فیشن میں کاروبار کو تبدیل کرتی ہے. جب وہ پراجیکٹ ختم ہو جاتے ہیں تو وہ کیا کرتے ہیں جو گاہک کی طرف سے مکمل طور پر استعمال کیا جاتا ہے اور مکمل طور پر اپنایا جاتا ہے. یہ کامیابی ہے کیونکہ یہ شروع سے کامیابی حاصل کی گئی ہے.
کاروباری مقاصد کو سمجھنے کے کسی بھی منصوبے مینیجر کے لئے ایک اہم معیار ہے جو گاہکوں اور حصول داروں پر اثر انداز کرنا چاہتا ہے. اگر آپ اس بات کو ظاہر کرسکتے ہیں کہ آپ نے کسی قدر قیمت کی فراہمی کی ہے، تو آپ کے اثرات کا مظاہرہ کرنا آسان ہے اور آپ کو اس کمپنی کی قیمتوں میں اضافہ کرنا آسان ہے.
اپنے حصول داروں سے پوچھتے ہیں کہ وہ کس قدر کاروباری قیمت کی توقع رکھتے ہیں اور وہ کس طرح استعمال کرنا چاہتے ہیں وہ آپ کے منصوبے کو فراہم کرنے کے لئے کس طرح استعمال کرنا چاہتے ہیں. ان سے بات کریں کہ وہ کامیابی کی وضاحت کریں. آپ اسے ہر پروجیکٹ کے آغاز میں دوبارہ قابل عمل عمل میں بنا سکتے ہیں.
کامیابی کے لئے کتنی بڑی عادتیں ہیں؟
اس فہرست کو پڑھنے کے بعد، آپ کی کتنی بڑی عادتیں ہیں. یہاں پر شاید چیزیں ہیں کہ آج آپ اور دوسروں کو جو آپ جانتے ہیں آپ کو باقاعدگی سے کرنے کی کوشش کرنا چاہئے. اچھی خبر یہ ہے کہ اگر آپ اس پر عمل کرنے کے لۓ ایک نئی عادت پیدا کر سکیں تو نسبتا آسان ہے. جلد ہی یہ چیزیں دوسری فطرت ہو گی، اور آپ اپنی کمپنی میں سب سے کامیاب منصوبوں کے مینیجرز میں سے ایک ہونے کا راستہ بنے رہیں گے.
آپ کونسل آپ کو کام شروع کرنے اور اپنے ہفتہ وار معمول میں تعمیر کرنے جا رہے ہیں؟
مزید پڑھنے
میں چارلس Duhig کی طرف سے حبیب کی طاقت کو پڑھنے کی سفارش کرتا ہوں.