پروجیکٹ منیجر کی کردار
پروجیکٹ مینیجرز ...
بگ آئی ڈی تیار کریں
پراجیکٹ مینیجر کا پہلا کام بڑا خیال تیار کرنا ہے. یہ ہمیشہ اس طرح نہیں رہا ہے. اس سے پہلے کہ اس منصوبے کے مینیجرز کو ممکنہ طور پر ایک مکمل کاروبار کا کیس لینے کی توقع نہیں تھی، اور اس منصوبے کی منصوبہ بندی میں تبدیل ہوسکتی ہے جو اسے سزائے موت دی جاسکتی ہے.
آج، پروجیکٹ مینیجر کا کردار کسی حد تک تیار ہوا ہے، اور آپ اس منصوبے میں پہلے اور اس سے پہلے ملوث ہونے کا امکان تلاش کر رہے ہیں اس سے پہلے کہ یہ 'پراجیکٹ' بن گیا ہے.
آپ منصوبے کے اسپانسر کے ساتھ کام کریں گے کہ اس منصوبے کی ابتدائی تصویر بنانے کے لۓ خیال کریں اور کام کریں کہ یہ ممکن ہے.
ساتھ ساتھ ٹیم رکھو
اگر آپ کا بڑا خیال ممکن سمجھا جاتا ہے، تو آپ کا اگلا مرحلہ ایک ٹیم کو ایک دوسرے کے ساتھ رکھنا ہوگا جو حقیقت میں اس خیال کو تبدیل کرنے میں کام کرسکتا ہے. آپ کو بہت سے لوگوں کی ضرورت ہوگی جو پراجیکٹ کی ٹیم پر مختلف کردار ادا کرسکتے ہیں.
مثالی طور پر، آپ ہر فعال علاقے میں موضوع کے ماہرین کے ماہرین کی تلاش کر رہے ہیں، لیکن آپ کو بھی دستیابی پر دستیابی کی ضرورت ہوگی. پراجیکٹ مینیجرز ہمیشہ اس عملے کو حاصل نہیں کر سکتے ہیں جو ان ٹیم پر چاہتے ہیں کیونکہ ان ماہرین کو دوسرے منصوبوں پر مصروف ہیں. اگر آپ ان کے لئے دستیاب ہونے کا انتظار نہیں کر رہے ہیں تو، آپ کو ان لوگوں کے ساتھ کام کرنا ہوگا جو دستیاب ہیں.
آپ کو ہر وقت ٹیم میں ملوث ہر فرد کی ضرورت نہیں ہوگی. کچھ فعال ماہرین، جیسے وکلاء یا پریس آفیسرز، ٹیم کے ساتھ ہی راستے پر متعلقہ پوائنٹس پر شامل ہونے کی ضرورت ہوگی. پراجیکٹ مینجمنٹ اور وسائل مینجمنٹ کے مہارت کو یہ یقینی بنایا جا رہا ہے کہ آپ انہیں بتائیں کہ ان کے کام آتے ہیں اور پھر ان کی مہارت کی ضرورت ہوتی ہے، جیسے ہی ان منصوبے کو تیز کرنے کے لۓ انہیں لاو.
آرگنائزیشن کیا ہو رہا ہے کیا جا رہا ہے
پروجیکٹ کی شروعات اور ابتدائی ابتدائی مراحل کے دوران، آپ اپنی ٹیم کے ساتھ کام کریں گے جس کی وضاحت کرنے کی ضرورت ہے. اس میں کام کے لئے واضح تعریف قائم کرنا اور اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ سبھی مقاصد کو سمجھتے ہیں.
کاروباری قدر یا فوائد کے لحاظ سے یہ سب جمہوریت کے قابل ہے: دوسرے الفاظ میں، وضاحت کریں کہ آپ کام کے اس نئے ٹکڑے پر کیوں تیار ہیں.
ٹیم کی قیادت کریں
اب آپ نے اپنی ٹیم کو ایک ساتھ رکھی ہے، اور آپ سب جانتے ہیں کہ آپ کو مل کر حاصل کرنے کی کیا ضرورت ہے، یہ منصوبے مینیجر کا کام ہے تاکہ اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ تمام ٹیم ایک ساتھ کام کرے.
اس سے کہیں زیادہ مشکل ہے! کامیابی سے ٹیم کی قیادت کا مطلب ہے کہ اختلافات، تنازعہ، اور ہر وقت مواصلات کے سب سے اوپر پر چیلنجز کی چیلنجوں پر تبادلہ خیال ہے. آپ کو اپنی ٹیم کو بہت اچھا کام کرنے کے لئے حوصلہ افزائی کرنا ہے، یہاں تک کہ جب بھی مشکل ہو. اس میں بھی اس منصوبے پر کام کرنے والوں کو کوچنگ، تربیت، مشورے اور ترقی دینا شامل ہے، یہاں تک کہ اگر وہ آپ کے لئے براہ راست کام نہیں کرتے ہیں. اس سے زیادہ تر منصوبوں پر بھول گیا ہے لیکن یاد رکھیں کہ لوگ بہتر کام کرتے ہیں تو وہ محسوس کرتے ہیں کہ ان کا احترام اور حوصلہ افزائی کی جاتی ہے. اگر آپ اپنا پراجیکٹ ایک ایسی جگہ بنا سکتے ہیں جہاں لوگوں کو ترقی اور نئی مہارتیں بنائے جائیں تو پھر لوگ آپ کے ساتھ کام کرنا چاہتے ہیں.
ٹیم کی قیادت ٹیم میں تعاون قائم کرنے اور انتظام کرنے میں بھی شامل ہے. یہ آن لائن پراجیکٹ مینجمنٹ ٹولز یا چہرہ چہرے کی ٹیم کے اجلاسوں کے ذریعے ہوسکتا ہے، یا اس کے درمیان کچھ ہے. 'ٹیم' کا احساس تعاون اور آپ کے پراجیکٹ کے وسائل سے نمٹنے میں مدد ملے گی جب پراجیکٹ پر تنازعہ یا مشکل وقت موجود ہو، جیسے کہ آخری وقت میں آنے والی آخری تاریخ.
منی منیجنگ
پروجیکٹ پیسہ خرچ کرتے ہیں، اور منصوبے کے بجٹ کے ساتھ ساتھ ڈالنے کے قابل ہونے والے منصوبے مینیجر کے لئے اہم مہارت ہے. تاہم، آپ کا کردار وہاں ختم نہیں ہوتا. آگے بڑھنے والے منصوبے پر آپ پیسہ اور کنٹرول لاگت کا انتظام کرنے کے قابل ہونا ضروری ہے.
آپ یہ کر سکتے ہیں:
- اس منصوبے کا اندازہ لگایا جاسکتا ہے کہ تمام منصوبوں کے کاموں اور وسائل کی ضرورت ہوتی ہے.
- اپنے مضامین کے ماہرین کے ساتھ کام کرنا اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ یہ جامع اور مکمل ہیں.
- پراجیکٹ بجٹ بنانے کے لۓ اپنے تخمینوں کا استعمال کرتے ہوئے.
- پراجیکٹ اسپانسر کو وضاحت کرنے کے لئے اپنے بجٹ کا استعمال کرتے ہوئے اور اس منصوبے کو لاگت کرنے کے لئے کتنی رقم خرچ کی جائے گی.
اس کے بعد، پورے منصوبے میں، آپ درست لاگت کے کنٹرول کے ذریعہ آپ کی لاگت کا انتظام کرسکتے ہیں. اس میں آپ کو حقیقی زندگی میں اندازہ لگایا جا رہا ہے کہ آپ تخمینوں اور پراجیکٹ کے بجٹ پر خرچ کرتے ہیں. امید ہے کہ، وہ بہت دور نہیں ہیں، لیکن اگر آپ بہت زیادہ یا غلط تخمینوں کو خرچ کرنے کے لئے ایک رجحان محسوس کرتے ہیں، تو آپ کسی بھی قسمت کے ساتھ، اس کو درست کرنے کے لئے کافی جلد ہو جائے گا. آپ صرف اس بات کو درست کر سکتے ہیں جو آپ نے محسوس کیا ہے، لہذا اچھی لاگت کا کنٹرول ضروری ہے.
ماہر ٹپ: اچھی قیمت پر کنٹرول صرف ٹریکنگ خرچ سے کہیں زیادہ ہے. آپ کو منصوبے پر کام کی مقدار کی نگرانی بھی کرنا پڑتی ہے. یہ رقم اور کاموں کا مکمل مجموعہ ہے جس سے آپ کو یہ خیال ہے کہ یہ منصوبہ اس کے وسائل سے باہر ہے یا نہیں.
فیصلے کرنا
چلو ایک چیز کو براہ راست ملیں: جبکہ پراجیکٹ سپانسر بہت بڑا فیصلے کے لئے ہے، آپ پروجیکٹ مینیجر ہیں اور منصوبے پر کئے جانے والے فیصلوں کے زیادہ تر ذمہ دار ہیں. یہاں تک کہ بڑے لوگ بھی. یہاں تک کہ جب آپ یہ فیصلہ نہیں کررہے ہیں، آپ کو اس فیصلے کو آگے بڑھایا جائے گا جس کے بارے میں آپ اسپانسر کو لے جانے کے فیصلے کے لۓ سفارش کریں گے، کیونکہ آپ نے تمام تفصیلات حاصل کی ہیں اور اس پر غور کیا ہے، اور ان کے پاس ایسا کرنے کی صلاحیت نہیں ہے وہ.
منسلک اسٹیک ہولڈرز
اس سے پہلے یہ نہیں کہ، پراجیکٹ مینجمنٹ ادب نے 'شیخ ہولڈر مینجمنٹ' کے بارے میں بات کی. آج یہ تسلیم کیا گیا ہے کہ آپ کو 'حصول' نہیں کر سکتے ہیں. یہ ناراض ہے اور تھوڑا سا بدمعاش ہے کہ یہ تجویز کریں، لہذا ہم اس کے بجائے 'انکوائری' کے بارے میں بات کرتے ہیں.
عملی شرائط میں، شامل ہونے والے اوزار میں تبدیل نہیں ہوا ہے - یہ صرف ایک بیان ہے اور اس کا رویہ مختلف ہے. آپ اب بھی اس منصوبے پر غور کریں گے جو حصول دار اس منصوبے پر ہیں اور کیا وہ کام کر رہے ہیں جو آپ کے کام کے سلسلے میں خاص طور پر طاقتور یا باثبات ہیں. ایک مواصلاتی منصوبہ تیار کریں اور اسے عملی طور پر ڈالیں.
اسٹیک ہولڈر مصروفیت کا مطلب یہ ہے کہ اس منصوبے سے متاثر ہونے والے لوگوں کے ساتھ کام کرنا اس بات کو یقینی بنانا ہے کہ وہ آنے والی تبدیلیاں سمجھیں.
اگلا پڑھیں: مشکل اسٹیک ہولڈرز سے نمٹنے (کیونکہ ہر کوئی کام کرنے کے لئے آسان نہیں ہو گا).
پراجیکٹ کے مقاصد کو نجات دیں
آپ اپنی ٹیم کے ملوث ہونے کے ساتھ یہ کریں گے، اور یہ وہی کام ہے جو ابھی تک جاری ہے.
جو آپ نے وعدہ کیا ہے اس پر مؤثر طریقے سے فراہم کرنے کے قابل ہونے کے قابل ہونے پر انحصار کرنے کے بارے میں بہت واضح ہے. آپ کو اہم کامیابی کے عوامل کی دستاویزات اور اس اقدام کا استعمال کرنے کے لئے استعمال کیا جائے گا جو آپ کو حاصل کرنے کے لئے مقرر کردہ چیزوں کو حاصل کرنے کے لۓ استعمال کیا جائے گا.
اس منصوبے کے کاروباری کیس یا پروجیکٹ ابتدائی دستاویز (یا دونوں، مختلف سطح پر مختلف سطحوں پر) میں مقرر کیا جانا چاہئے. لہذا یہ نسبتا براہ راست ہونا چاہئے کہ وہ ان مقاصد کو دیکھیں تاکہ اس بات کا یقین کرنے کیلئے کہ آپ انہیں فراہم کررہے ہیں.
اچھی منصوبہ بندی، مضبوط قیادت اور بڑی تصویر دیکھنے کے ساتھ ساتھ تفصیل تفصیل کی صلاحیت انتہائی مدد ملے گی.
ہینڈوورور کو لائیو کرنے کا انتظام کریں
پراجیکٹ مینیجرز کو ڈویلپر مینیجر کی حیثیت سے آپ کی کردار کا خاتمہ نہیں ہے. عملدرآمد کے مرحلے کے اختتام پر سب سے اہم بات یہ ہے کہ آپ اس ٹیم کو واضح اور مکمل ہینڈل فراہم کرتے ہیں جو مستقبل کے منصوبے کو آگے بڑھانے کے انتظام میں رہیں گے.
ایک اچھا معنی یہ ہے کہ آپ ایک قدم واپس لے سکتے ہیں. آپ اب اس منصوبے کے بارے میں 'جانے والے' نہیں ہوں گے، اور آپ اپنے اگلے منصوبے پر منتقل ہونے کے قابل ہو جائیں گے کہ یہ معلوم ہے کہ کاروباری ٹیم آپ کو ان سب سے بہتر بنانے میں کامیاب ہوسکتی ہے.
علم کا اشتراک کریں
'سیکھا سبق' یہ ہے کہ ہم کس طرح اس منصوبے کے ذریعے سیکھا تھا کہ مستقبل میں دیگر پہلوؤں پر کیسے استعمال کیا جا سکتا ہے. اس منصوبے کے مینیجر کو منصوبے کے اختتام پر میٹھا سیکھنے کا سبق ہونا چاہئے. اس ٹیم میں مدد ملتی ہے اور تنظیمی معلومات کو برقرار رکھتا ہے. دوسرے الفاظ میں، اس کمپنی کو ایک ہی غلطی دوبارہ بناتی ہے.
لہذا سارا دن ایک پروجیکٹ مینیجر ہے. آپ کی حقیقی فہرست کی فہرست اس فہرست سے تھوڑا سا مختلف نظر آسکتی ہے، لیکن لازمی طور پر وہاں موجود تمام کاموں کو ان منصوبوں میں ایک مینیجر مینیجر بننے میں مدد ملے گی. یہ ایک وسیع اور چیلنج کام ہے، لیکن یہ مختلف اور ایک عظیم کیریئر کا انتخاب بھی ہے!