آفس اسسٹنٹ مہارت کی فہرست اور ذمہ داریاں

by الیسسن ڈیویل

دوبارہ شروع، کور خطوط، اور انٹرویو کے لئے آفس اسسٹنٹ مہارت کی فہرست

آفس معاون کبھی کبھی سیکریٹری یا انتظامی اسسٹنٹ کے طور پر جانا جاتا ہے، لیکن وہ کیا کرتے ہیں جو دفتر کے کام میں مدد کرتے ہیں. چاہے دفتر ایک قانونی فرم، ایک طبی مشق، ایک تعلیمی ادارہ، یا ایک کارپوریشن سے تعلق رکھتا ہے، ضروریات اسی طرح کی ہوتی ہیں؛ کسی کو ریکارڈ کرنا فائل، شیڈول برقرار رکھنا اور آفس کا استعمال کرتے ہوئے لوگوں کی طرف سے معمول مواصلات کا خیال رکھنا ہوگا.

یہ آپ کو ہو سکتا ہے.

آفس اسسٹنٹ ایوب ذمہ داریاں

دفتری اسسٹنٹ پوزیشن عام طور پر ایک دوسرے سے ملتے جلتے ہیں، یہ کام اب بھی متغیر ہے - یہ صرف دفتر سے دفتر کے بجائے دن سے مختلف ہوتی ہے. آج آپ شاید ایک استقبالیہ کے طور پر کام کر سکتے ہو، کل پرنٹر کی مرمت کی ضرورت ہو گی، اور اس کے بعد، آپ کو پورے فائل کا کابینہ بیس صدی میں لانا ہوگا. کامیاب ہونے کے لئے آپ کو بہت وسیع مہارت کی ضرورت ہوگی.

دفتری اسسٹنٹ کاروباری دنیا کے عظیم ناپسندیدہ ہیرووں میں سے ہیں، کیونکہ جب آپ اپنا کام صحیح کرتے ہیں تو کوئی نوٹس نہیں دیتا. دفتر خود ہی چل رہا ہے. لیکن کچھ لوگ تیز رفتار ابھی تک لچکدار کام سے لطف اندوز ہوتے ہیں، ہر چیز کے دل میں ہونے کا احساس. اور ایک اچھا سیکرٹری بھی کسی بھی قسم کی تنظیم میں تقریبا کہیں بھی کام تلاش کر سکتا ہے.

مہارت کی فہرستوں کا استعمال کیسے کریں

آپ ان مہارتوں کا استعمال کرسکتے ہیں جو آپ کے پورے کام کے تلاش کے عمل میں ہیں.

سب سے پہلے، ان کی مہارتوں کے نام مطلوبہ الفاظ کے طور پر کام کرتے ہیں، لہذا آپ کو دوبارہ شروع کرنے کے بعد لکھ سکتے ہیں. سپروائزروں کو ملازمت کرنے پر متفق نہ ہونا کہ یہ معلوم کرے کہ آپ کو کیا کرنا ہے، انہیں براہ راست بتائیں.

دوسرا، آپ ان الفاظ کو اپنے احاطہ خط میں استعمال کرسکتے ہیں. خاص طور پر ان لوگوں پر توجہ مرکوز کریں جو آپ کے ممکنہ آجر نے زیادہ تر پرواہ کی ہے.

آپ کو آپ کی تحقیق کرنا پڑے گا، کیونکہ دفتری اسسٹنٹ کی ملازمتیں اکثر اکثر ملتے جلتے ہیں، نوکری کرنے والے نگرانی کرنے والے اپنی ترجیحات میں مختلف ہوتے ہیں. کام کی تفصیل شاید ممکنہ مہارتوں کی فہرست میں شامل ہو گی. اس پر توجہ دینا.

آخر میں، آپ اس انٹرویو کو اپنے انٹرویو کی منصوبہ بندی کے لئے استعمال کر سکتے ہیں. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اس وقت کے لئے کم سے کم ایک مثال تیار کریں جو آپ یہاں درج کردہ سب سے اوپر 6 کی صلاحیتوں میں سے ہر ایک کا مظاہرہ کرتے ہیں.

یہ نوکری اور مہارت کی مہارت کے ذریعہ درج کردہ مہارتوں کی ہماری فہرستوں کا جائزہ لینے میں بھی مدد مل سکتی ہے.

اوپر چھ آفس اسسٹنٹ کی مہارت

دفتر کے اسسٹنٹ کے لئے سب سے اوپر چھ سب سے اہم مہارتوں کی فہرست ذیل میں ہے، اس کے ساتھ ساتھ مہارت کے آجروں کی ایک طویل فہرست آپ کی توقع کر سکتی ہے.

زبانی مواصلات کی مہارت: دفتر کے اسسٹنٹ کے لئے مواصلات ایک نازک نرم مہارت ہے . آپ اپنے سپروائزر، ساتھی آفس کے عملے، پیشہ ور آپ کی مدد کرسکتے ہیں، اور ممکنہ طور پر گاہکوں یا اسی تنظیم کے دیگر دفاتر میں لوگوں سے رابطہ کرنا پڑے گا. آپ سب ایک ٹیم کے طور پر کام کرتے ہیں، اور آپ اس کے اہم مواصلاتی مرکز ہیں. آپ کو ہر دن خوشگوار، مددگار، اچھی طرح سے مطلع، آرٹیکل، اور ایک اچھا سننے والا ہونا پڑے گا.
تحریری مواصلات کی مہارت: زیادہ تر دفتری اسسٹنٹ بہت زیادہ لکھتے ہیں. وہ میمو لکھ سکتے ہیں، فارم بھریں، یا ڈرافٹ خطوط یا ای میلز کرسکتے ہیں. کچھ کمپنی کی ویب سائٹ کے لئے مواد بناتے ہیں یا دوسروں کے لئے متن میں ترمیم کریں. صاف، پیشہ ور لکھا ہوا مواصلات لازمی ہے.

دوستی: آفس داخل ہونے پر کلائنٹ کو دیکھتا ہے کہ ایک دفتر اسسٹنٹ سب سے پہلے شخص ہو سکتا ہے. اگر اس وقت کے آفس پرائمری پر قبضہ ہو جاتا ہے تو، آفس اسسٹنٹ صرف ایک ہی شخص ہو سکتا ہے جو وزیٹر کے ساتھ بات چیت کرتا ہے. آپ ہر ایک کو مسکراہٹ اور ایک قسم کی کلام کے ساتھ سلامتی حاصل کرنے کے لئے تیار رہیں اور ان کی مدد کرنے کے لۓ ان کی مدد کرنے کے لئے تیار رہیں جب تک آپ قابل ہو. لہذا، اچھی باہمی مہارت کی ضرورت ہے.
ٹیکنالوجی کی مہارت: پرانے دنوں میں سیکریٹریوں نے بہت ٹائپنگ کیا. ٹائمز تبدیل ہوگئے ہیں اور اس کے ساتھ ٹیکنالوجی ہے، لیکن آفس اسسٹنٹ اب بھی ایک کی بورڈ کے سامنے کافی وقت خرچ کرنے کی توقع کر سکتے ہیں. ایک ٹائپ رائٹر کے بجائے، آپ کو مختلف قسم کے سافٹ ویئر کے ایپلی کیشنز کے ارد گرد اپنا راستہ جاننا پڑے گا. کچھ ہلکے ٹیک کی مدد کرنے کے لئے کس طرح جاننے اور ریئلکولیٹر پرنٹر کو ٹھیک کرنے کے طریقہ کار کو کیسے حل کرنا پڑتا ہے، یا نہیں.

تنظیم: آفس اسسٹنٹ انتہائی مؤثر طریقے سے ان کے بہت سے کاموں کو ضائع کرنے کے لئے منظم کیا جانا چاہئے. آپ کو منظم رکھنے کے لۓ کیلنڈروں کو برقرار رکھنے سے، دوسرے لوگوں کو بھی منعقد کرنے میں مدد کرنے کی ضرورت ہوگی.
مسائل کو حل کرنے میں مہارت: مسئلے کو حل کرنے ، یا اہم سوچ کی مہارت ، کسی آفس اسسٹنٹ کے لئے اہم ہیں، کیونکہ آپ اکثر دوسروں کو سوالات یا مسائل کے ساتھ اکثر آتے ہیں.