- دائرہ کار
- خطرہ
- مفروضے
یہ مضمون ان تین لازمی پراجیکٹ مینجمنٹ شرائط کی ایک سطر پیش کرتا ہے اور اضافی پڑھنے کے لئے روابط اور تجاویز شامل ہیں.
دائرہ کار
پراجیکٹ مینجمنٹ میں، دائرہ کار کی حدوں کی سیٹ ہے جو پراجیکٹ کی حد کی وضاحت کرتی ہے.
گنجائش یہ بتاتا ہے کہ اس منصوبے کے پہلو کے نتیجے میں گاہکوں کو کیا کیا جانا چاہئے.
گنجائش کو سمجھنے کے منصوبے مینیجر اور پروجیکٹ ٹیم کو یہ سمجھنے کی اجازت دیتا ہے کہ منصوبے کی حدود کے اندر یا باہر کیا ہو. اگر کچھ "گنجائش میں نہیں" ہے تو اس منصوبے کی منصوبہ بندی کے کام میں یہ حقیقت نہیں ہے . گنجائش کے بیان کے حدود میں گرنے والے سرگرمیوں کو "گنجائش" سمجھا جاتا ہے اور شیڈول اور بجٹ میں حساب کی جاتی ہے. اگر ایک سرگرمی سرحدوں سے باہر آتا ہے تو اسے "گنجائش سے باہر" سمجھا جاتا ہے اور اس کے لئے منصوبہ بندی نہیں ہے.
چاہے آپ پروجیکٹ مینیجر یا پروجیکٹ ٹیم کا حصہ ہو ، آپ اس بات پر غور کرنا چاہتے ہیں کہ اگر آپ کچھ آگے بڑھتے ہیں تو گنجائش یا گنجائش سے باہر ہے.
مثال کے طور پر، تصور کریں کہ ایک کلائنٹ نے آپ کو ایک ویب سائٹ بنانے کے لئے کہا ہے. جیسا کہ آپ منصوبے کے گنجائش (یا حدوں کو مقرر کرتے ہیں) کے طور پر پیش کرتے ہیں، آپ مندرجہ ذیل اشیاء کو دائرہ کار کے طور پر اشارہ کرتے ہیں:
- سائٹ کے ڈیزائن اور تار فریم ڈایاگرام
- ٹیسٹ بستر کی تشکیل
- منظور شدہ wireframe کو کوڈنگ
- ویب سائٹ مرکزی خیال، موضوع کے لئے گرافکس کی ترقی
- ویب سائٹ کو عوامی بنانے سے پہلے جانچ اور ڈیبنگ کرنا
اس منصوبے کے دوران، کلائنٹ آپ کو کمپنی کے ویڈیو کا جائزہ لینے کے لئے پوچھتا ہے. ویڈیو اس منصوبے کی گنجائش میں متعین نہیں ہے اور اس وجہ سے دائرہ کار سے باہر ہے.
جب آپ اضافی چارج کے لئے ویڈیو کام کرنے کے لئے خوش ہوں گے تو، اس منصوبے کے لئے گنجائش اور لاگت اور وقت کی تخمینہ کی نظر ثانی کی ضرورت ہوگی.
دائرہ کار دستاویز پر واضح اور اتفاق کی غیر موجودگی میں، ویڈیو کا مسئلہ آپ کی ٹیم اور گاہک کے نمائندوں کے درمیان متضاد ہوسکتا ہے. ایک واضح گنجائش کا بیان آپ کو صورت حال کو خراب کرنے اور منظم طریقے سے ترتیب سے نمٹنے کے لئے کی اجازت دیتا ہے.
تو آپ کا اندازہ کیا ہے کہ دائرہ کار میں کیا یا باہر ہے؟ آپ سب سے پہلے اس پراجیکٹ کے تمام تفصیلات کی وضاحت کرنا چاہتے ہیں جو آپ فی الحال کلائنٹ یا پراجیکٹ مالک کے ساتھ بات چیت پر مبنی جانتے ہیں. اس کے بعد آپ کلیدی مفادات بنانا چاہیں گے جو گنجائش سے باہر یا باہر سے باہر نکلے گا.
مفروضے
کچھ عرصے سے آپ کی زندگی میں آپ کو شاید کہا گیا ہے کہ "تصورات کو کبھی نہ بنائیں." تاہم، پراجیکٹ مینجمنٹ میں مفکوم بنانے کا ایک روزانہ سرگرمی ہے. شکایات آپ کو وقت اور قیمت کے لئے گنجائش اور خطرات کی وضاحت کرتے ہیں اور اپنے تخمینہ کو ٹھیک کرنے میں مدد کرتی ہیں. یقینا، یہ ضروری ہے کہ آپ اپنے مفہوم کو دستاویز اور درست کریں.
کسی چیز کو آسان بنانا، جیسا کہ ایک کتاب بنانا. آتے ہیں کہ آپ کے دوست کو کافی میز کی کتاب کے لئے ایک خیال ہے اور آپ نے اس منصوبے کا انتظام کرنے کے لئے کہا ہے. ان کی پہلی درخواست ایک بجٹ کے لئے ہے لہذا وہ فنڈز محفوظ کرسکتے ہیں.
جیسا کہ آپ گنجائش کی وضاحت کرتے ہیں، یہ واضح ہے کہ آپ کے دوست کے صفحے پر شمار ہونے، صفحہ شمار، تصویر میں شامل ہونے، کور سٹائل اور صفحات کے لئے استعمال ہونے والے کاغذ کے وزن سمیت کئی تفصیلات پر غیر یقینی ہے. چونکہ یہ تمام عوامل لاگت اور پیداوار کی پیچیدگی کو متاثر کرے گی، آپ کو وضاحتیں کے بارے میں تصورات مرتب کرنا پڑے گا اور ان کے خیالات کو آپ کے دوست کے ساتھ قابل قبول یا غیر منقولہ طور پر درست کرنا ہوگا.
مزید بحث کے بعد آپ کا دوست آپ کو بتاتا ہے کہ وہ کتاب میں 50 تصاویر شامل کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں. آپ 50 تصویروں پر اپنے تصور کو بنیاد بنا سکتے ہیں یا، یہ متوقع ہے کہ یہ نمبر وقت کے ساتھ بڑھ جائے گا، آپ یہ سمجھ سکتے ہیں کہ تصاویر کے ساتھ 75-90 صفحات کے درمیان ہو گا.
آپ دیکھ سکتے ہیں کہ کس طرح تصورات کو براہ راست شیڈول پر بھی اثر انداز ہوتا ہے. مثال کے طور پر، تصور کریں کہ آپ اس پارک پر ایک منصوبے کی قیادت کر رہے ہیں جو سوئنگ سیٹ کی تعمیر میں شامل ہے.
آپ کے منصوبے کو ترتیب دینے کے بعد آپ کو بجٹ اور تفویض ٹیم کے ارکان دیئے جاتے ہیں، جن میں سے ایک مواد کا حامل ہے. جب آپ اپنا شیڈول بناتے ہیں تو آپ اس شخص کو مواد پر چارج کرتے وقت جب سیمنٹ پہنچ جائیں گے. یہ شخص اس بات کا جواب دیتا ہے کہ اس بات کا یقین نہیں ہے کہ جب سیمنٹ آ جائے گا لیکن اس کا یقین ہے کہ یہ 1 جون اور 10 جون کے درمیان ہوگا. جب آپ اپنے گنجائش اور شیڈول کی تعمیر کرتے ہیں، تو آپ یہ سوچتے ہیں کہ سیمنٹ 10 جون کے بعد بعد میں نہیں آئے گا. مثال کے طور پر تصورات کو بنانے کے لئے دو فوائد ظاہر ہوتے ہیں.
پہلا فائدہ یہ ہے کہ 10 جون سے بعد میں سیمنٹ وصول کرنے کا تصور آپ کو سیمنٹ پہنچنے پر سرگرمیوں کی منصوبہ بندی کرنے کی اجازت دیتا ہے. دوسرا فائدہ یہ ہے کہ یہ سیمنٹ کو فراہم کرنے کے لئے آخری وقت کے ساتھ مواد کا چارج فراہم کرتا ہے، جسے وہ اپنے سپلائر سے ریلے کر سکتا ہے. آگے بڑھنے کے منصوبے کے لئے اس نے ناقابل یقین حد تک ایک کلیدی آخری وقت مقرر کی ہے.
مفکوم بنانا معیار بناتا ہے جو اکثر منصوبے کے دوران گنجائش، وقت اور بجٹ کے اندر اندر پروجیکٹ ٹیم کی مدد کے لئے دوبارہ نظر ثانی کرتا ہے. لیکن کیا ہوتا ہے جب تصورات غلط ہیں؟ یہی ہے جہاں خطرہ کھیل میں آتا ہے.
خطرہ
ایک بار جب آپ نے اپنی گنجائش بنائی ہے اور اس تصور کی شناخت کی ہے کہ دائرہ کار اور تخمینوں کے پیچھے ہیں، آپ خطرے کے علاقوں کا اندازہ شروع کرنا چاہتے ہیں. پراجیکٹ مینجمنٹ میں خطرہ وہی ہے جیسے یہ حقیقی دنیا میں ہے. یہ خطرہ یا موقع ہے جو نقصان پیدا کر سکتا ہے. (نوٹ: پراجیکٹ مینجمنٹ انسٹی ٹیوٹ اور پراجیکٹ مینجمنٹ باڈی - PMBOK خطرات اور اقسام کے تفصیلی تعریف پیش کرتے ہیں اور منصوبے کے خطرے کے انتظام کے لئے فریم ورک کی شناخت کرتے ہیں.)
تمام منصوبوں کے خطرے پر مشتمل ہے اور اگر آپ پروجیکٹ مینیجر یا پراجیکٹ کے مالک ہیں، تو یہ صرف آپ کی ذمہ داری نہیں ہے کہ خطرے کی توقع کی جائے، لیکن یہ بھی آپ کا کام ہے کہ ان منصوبوں کی ٹیم کے ان خطرات کے ممکنہ اثرات اور مواقع کو کم کرنے کے لئے تیار کریں.
مختلف ڈگری میں خطرہ آتا ہے. بعض اوقات خطرے کا مطلب یہ ہے کہ اس منصوبے کو تھوڑا مختلف طریقے سے چلائے گا یا ایک غیر متوقع موڑ لے جائے گا. تاہم، بعض صورتوں میں، خطرے کے نتیجے میں تباہی کا باعث بن سکتا ہے جو آپ کے منصوبے کو اس کے سر پر تبدیل کرتی ہے.
مندرجہ ذیل سیمنٹ مثال کے طور پر کھیل کے میدان کے منظر کا استعمال کرتے ہیں. خطرات میں سے ایک یہ ہے کہ 10 جون کی متوقع تاریخ کی طرف سے سیمنٹ نہیں آتی ہے. اس خطرے کا کیا امکانات ہیں؟ سیمنٹ کے بعد عملدرآمد کی تمام سرگرمیوں کو اس مسئلے کے نتیجے میں تاخیر ہوئی ہے.
خطرات بھی مثبت ہوسکتے ہیں. اس منصوبے کے اثرات پر غور کریں اگر سیمنٹ کی پیشکش سے قبل ظاہر ہوتا ہے. جبکہ یہ مثبت نتیجہ کی طرح لگتا ہے، یہ اب بھی منصوبے کے تمام مرحلے کے وقت اور ترتیب کے لئے ایک مسئلہ پیدا کرتا ہے.
پراجیکٹ مینیجرز ان منصوبوں کی ٹیموں کے ساتھ کام کرتے ہیں اور ممکنہ خطرات کی شناخت کرتے ہیں. وہ عمل ایک قدم آگے لے جاتے ہیں اور خطرے کے امکانات اور امکانات کی اس کی ممکنہ شدت کو دیکھتے ہیں. مزید برآں، وہ ان افراد کو شناخت کرتے ہیں جو خطرے کی صورت میں شناخت کرتے ہیں اور وہ خطرے میں کمی کی منصوبہ بندی پر اتفاق کرتے ہیں.
بہت سے اداروں کے پاس خطرے سے متعلق ٹیمپلیٹس ہیں جنہوں نے وقت اور تجربے سے دوسرے منصوبوں کے ساتھ تیار کیا ہے. کچھ صنعتوں نے خطرے کی تجزیہ کے لئے ابتدائی نقطہ کے طور پر استعمال کیا جاتا ہے خطرے کی پروفائلز مرتب کی ہے. بہت سے صنعت خطرے کی منصوبہ بندی کے ساتھ ساتھ بہت تفصیلی اعداد و شمار کے تجزیہ پر عمل کرتے ہیں.
نیچے کی سطر
شرائط: دائرہ کار، تصورات، اور خطرے، پراجیکٹ مینجمنٹ کی دنیا میں سب اہم ہیں. مزید مضمون میں ان مضمون اور دیگر اہم پراجیکٹ مینجمنٹ کے شرائط کو تلاش کرنے کیلئے ایک نقطۂ آغاز کے طور پر اس آرٹیکل کا استعمال کریں.