میٹنگ مینجمنٹ پریکٹس پروڈکٹیوٹی کو بہتر بنانے میں مدد کریں

ہم ملاقاتوں میں بہت زیادہ کام کرتے ہیں. کئی مثالوں میں، شرکاء کے وقت کے ناقابل استعمال استعمال میں غریب میٹنگ مینجمنٹ کے طریقوں کا نتیجہ ہے. متعلقہ مراسلہ میں، میں مشترکہ واقعات میں پانچ مشترکہ ملاقات کے منظر نامے کو تبدیل کرنے پر رہنمائی پیش کرتا ہوں. اس پوسٹ میں، میں افادیت، پیداوار، اور اجلاسوں کے اثر کو مضبوط بنانے کے لئے اضافی خیالات پیش کرتا ہوں .

میٹنگ مینجمنٹ کلیدی - پیٹی کھڑے ہو

کچھ مینیجرز نے پی اے ٹی کو ملازم کیا

ملاقاتوں کے سلسلے میں، ایک پی ارادے، ایک اے گینڈا، اور T imeframe کی ضرورت ہوتی ہے. سیشن سے پہلے سیاحت کے ان اہم نقطہ نظروں کے ساتھ شرکاء کا ارادہ رکھتا ہے کہ اجلاس کے مجموعی ارادے کو حصہ لینے اور مدد کرنے کے لئے لوگوں کو تیار کیا جائے. واضح پی اے اے کی ایک لائن سازی کا سیشن یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے.

آپ کو میٹنگ کے مقصد کو زیادہ سے زیادہ 1 یا 2 جملے میں وضاحت کرنے کے قابل ہونا چاہئے. "یہ اجلاس نئی مارکیٹنگ مہم کی منصوبہ بندی کرنا ہے" یا "یہ اجلاس واپسی کو سنبھالنے کے لئے شپنگ کی نئی پالیسی کا جائزہ لینے کے لئے ہے." مقصد اس بات کو یقینی بنانے میں مدد ملتی ہے کہ ہر کوئی جانتا ہے کہ وہ کہاں ہیں، کیا کرنے کی ضرورت ہے، اور کس طرح ترقی کی رہنمائی اور اختتام کے لئے چلائیں.

ایک ایجنڈا مقرر کریں. ان اشیاء کو فہرست کریں جو آپ جائزہ لینے / بحث کرنے / معائنہ کرنے جا رہے ہیں. میں ہر اجنڈا کے شے میں ایک وقت کی حد تفویض کرنا چاہتا ہوں (ذیل میں ملاحظہ کریں) اور اس شخص کی شناخت کریں جو گفتگو کو اعتدال کرنے کے لۓ ذمہ دار ہے. ٹائم فریم مقرر کریں؛ بہت کم از کم ایک شروع اور اختتام کا وقت مقرر کیا.

میں اجنڈا میں ہر چیز کے لئے ایک مدت کی ترتیب کی بھی سفارش کرتا ہوں. یہ مجموعی میٹنگ ٹائم فریم پر کل ہونا چاہئے.

وقت پر اپنی ملاقاتیں شروع کریں

اگر آپ ان ثقافتوں میں سے ایک میں کام کرتے ہیں جہاں لوگوں کو طے شدہ طور پر شروع ہونے والے وقت کے بعد پانچ یا دس منٹ تک پورے طریقے سے اجلاسوں میں چیلنج ہوتی ہے، تو یہ نیا رجحان شروع کرنے کا وقت ہے.

ایک فرم نے اپنے مینیجر کو مقرر کردہ آغاز کے وقت دروازے کو بند کرنے کی حوصلہ افزائی کی ہے، اور جو لوگ دیر میں شرکت کرنے میں خوش آمدید نہیں ہیں. حالانکہ آپ کو کام کرنے کے لۓ یہ زیادہ دشمنی ہوسکتی ہے، آپ کو مقصد کے جائزہ لینے، امیدوں کا جائزہ لینے اور توقعات اور وقت کی تصدیق کرنے کے بارے میں کوئی قابلیت نہیں ہونا چاہئے.

stragglers ظاہر کرنے کے لئے انتظار مت کرو. جب کسی کو دیر سے پہنچ جاتا ہے، واپس نہیں آو اور اس کا جائزہ لیں جو پہلے سے ہی احاطہ کرتا ہے. اپنے میٹنگ کے موضوعات کے ساتھ جاری رکھیں. یہ جنگجوؤں کے لئے عجیب ہو جائے گا اور اگلے اجلاس میں اس وقت تک پہنچنے کی مشکلات بہتر ہو گی.

اگر میٹنگ آرگنائزر / اسپانسر وقت پر ظاہر نہیں ہوتا تو، اجلاس کو منسوخ کردیا اور کام پر واپس جائیں. 5 سے 7 منٹ انتظار کی مدت مناسب ہے. مشکلات ہیں، میٹنگ آرگنائزر ایک غیر متوقع مشکل میں بھاگ گیا اور ترجیح دیتے ہیں کہ آپ اپنے وقت کا انتظار نہیں کرتے.

موضوع پر اجلاس رکھو

ایک اچھا عمل یہ ہے کہ کسی کسی کو اجلاس کے دوران ٹریک پر رکھنے میں کردار ادا کرنا. بہت زیادہ، بات چیت، خیالات، حقائق، اور جذبات میں تبدیلی کے بعد بات چیت اور بڑھا دیا. اس کے بجائے، کردار کو تفویض کریں اور حاضری میں سب کو مطلع کریں کہ یہ فرد بحث کرے گا اور بحث بحث کے اجنبی اور مخصوص شے سے بحث کی جائے گی.

کچھ فرموں میں، یہ کردار دوسروں میں "ٹریفک کاپ،" کے طور پر حوالہ دیا گیا ہے، "موضوع کیپر." لیبل سے قطع نظر، آپ کے اجلاسوں کی تاثیر اور پیداوری کو مضبوط بنانے میں کردار انتہائی مددگار ثابت ہے.

اگر اضافی موضوعات سامنے آتے ہیں کہ دور ایجنڈا ہیں لیکن بات چیت کرنے کے لئے ضروری ہے، ان کو واضح طور پر مستقبل میں غور اور بحث کے لئے "پارکنگ لاؤ" میں رکھا جانا چاہئے اور ایک غیر متفق میٹنگ کے لئے. میٹنگ کے مالک کو ایک معمولی متعدد بحث کی اجازت دینے کا حق محفوظ ہے اگر یہ مجموعی میٹنگ مقصد کی حمایت کرتا ہے.

میٹنگ نوٹ / منٹ کو رکھیں اور تقسیم کریں

کسی کو، اجلاس کے آرگنائزر کے علاوہ، اجلاس کے منٹ رکھنا چاہئے. منٹوں کی ایک اچھی ریکارڈنگ میں شامل ہوں گے:

• اجلاس کا وقت، تاریخ، مقام
• مقصد کا بیان
• ایجنڈا کا کاپی
• حاضریوں کی فہرست اور ان لوگوں کی فہرست جس میں شرکت نہیں کی

• نتیجہ، کارروائی اشیاء، ذمہ داریاں اور مکمل ہونے کے لئے تاریخوں کی تفصیلی خلاصہ کی فہرست. بہت سے نگاروں نے اجنڈا کے نتائج اور اعمال کو درج کرنے کے لئے ہدایت کے طور پر استعمال کیا.
• اگر ضرورت ہو تو منصوبہ بندی کی پیروی کی ملاقات.

مثالی طور پر اجلاس کے اختتام کے بعد اور بالکل ایک کاروباری دن کے اندر ہی میٹنگ نوٹس تقسیم کریں. منٹس اور نوٹس شرکاء کے ساتھ ساتھ دوسرے اسٹیک ہولڈرز کے لئے ایک معلومات کے ذریعہ کے طور پر خدمت کرتے ہیں یا ان لوگوں کے لئے جنہوں نے اجلاس کو یاد کیا. لوگوں کو ان کے وعدہ کردہ اقدامات کے اقدامات اور ٹیموں کو یاد دلانے کے لۓ منٹ کا ایک بڑا ذریعہ ہے.

اب کے لئے نیچے لائن:

یہ ممکن ہے کہ میٹنگ ایک مثبت نتیجہ کے نتیجے میں، منصوبوں اور لوگوں کو آگے بڑھانے میں مدد ملتی ہے، اس پر اس کا شمار نہ کریں. آپ میٹنگ مینجمنٹ کی تکنیکوں کے کچھ محتاط اور جانبدار بنانے میں بہت اچھا نتیجہ ملے گا.

-

آرٹ پیٹی کی طرف سے اپ ڈیٹ