سربراہان: وفاقی قوانین اور ریاستی قوانین اختلافات
ایچ آر ریکارڈ رکھنے کے لۓ بنیادی ہدایات موجود ہیں. یاد رکھیں، اگرچہ، ریاستی قوانین ان ہدایات سے مختلف ہوتی ہیں. اگر ریاستی قوانین اور وفاقی قوانین تنازع میں ہیں تو، ہمیشہ کی ضرورت ہوتی ہے جس کی بنیاد پر ریکارڈ رکھی جاتی ہے.
کافی عرصہ تک کافی عرصے سے کچھ عرصہ تک برقرار رکھنا بہتر ہے.
ہیکنگ ریکارڈز: 1 سال
آپ کو نوکری پیشکش کرنے کا فیصلہ کرنے کے بعد ایک سال کے لئے آپ کو ان سبھی دوبارہ شروع کرنے، انٹرویو نوٹوں، ایپلی کیشنز، اور نوکری پوسٹنگ، اور آپ کے درخواستوں کے ٹریکنگ سسٹم کے ذریعہ بھی آپ کی تلاشوں کا ایک ریکارڈ محفوظ کرنا ہوگا. لہذا، اگر آپ کسی درخواست دہندگان سے انٹرویو کرتے ہیں، اور پورے عمل کو تین مہینے تک ڈھونڈنا ہے، تو تک تک حتمی ملازمت کا فیصلہ نہیں کیا جاسکتا ہے.
تمہیں یہ کرنا کیوں ہے؟ اگر کوئی آپ کو اپنے ملازمت کے فیصلے سے متعلق سوالات کا جواب دیتی ہے، تو آپ کو یہ دکھانے کی ضرورت ہوگی کہ آپ کسی بھی طرح ، شکل، یا شکل میں غیر قانونی طریقے سے درپیش نہیں کر رہے تھے. قوانین جیسے امریکیوں کی معذوری کے ایکٹ ، عنوان VII اور بہت سے دوسرے آپ کو آپ کو تعمیل میں ہونے کا مظاہرہ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے. ان ریکارڈوں کو برقرار رکھنے میں آپ کو یہ کرنے میں مدد ملتی ہے.
دوا ٹیسٹ کے ریکارڈز: ٹرانسپورٹ نوکریاں کے لئے 1 سال یا 5 سال
اگر آپ کو پہلے سے ملازمت کے لئے منشیات کی جانچ کی ضرورت ہو تو، یہ ملازمت کے ریکارڈ کا حصہ ہے اور آپ کو ایک سال کے نتائج کا ایک کاپی رکھنا چاہیے.
اگر آپ اضافی منشیات کی جانچ کرتے ہیں، چاہے کام پر کسی واقعہ کی وجہ سے یا بے ترتیب چیک کے حصے کے طور پر، آپ کو ان ریکارڈوں کو بھی ایک سال تک برقرار رکھنے کی ضرورت ہے. تاہم، اگر آپ نقل و حمل کی قواعد و ضوابط کے تحت ہیں تو، منشیات کے امتحان کے ریکارڈ کے لئے کم از کم ٹائم فریم پانچ سال ہے.
پے رول / ٹائم بیکڈ، وغیرہ: 3 سال کم از کم، 5 سال کی مدت ختم ہونے کی سفارش کی جاتی ہے
قانون آپ کو تین سال تک ان ریکارڈوں کو برقرار رکھنے کے لئے ضروری ہے، لیکن حالیہ قوانین کا مطلب ہے کہ یہ آپ کے لئے طویل عرصہ تک برقرار رکھنے کے لئے ہوشیار رہیں گے.
آپ ریکارڈ کرنا برقرار رکھنا چاہتے ہیں کہ ہر ملازم کو کس طرح ادا کیا گیا تھا، اور آپ نے آپ کی کمپنی میں ان کی پوری مدت کے لئے کتنے گھنٹے کام کیا. ملازمین کی پتیوں کے بعد کم از کم پانچ سال تک اپنے ریکارڈ رکھیں.
مستحکم ملازمین کے لئے، آپ کو وقت کے ریکارڈ کو برقرار رکھنے کی ضرورت نہیں ہے، کیونکہ ان کی تنخواہ اسی وقت ہوتی ہے جب تک گھنٹوں کی تعداد میں کام نہیں ہوتا. تاہم، اگر آپ نے کسی ملازم کو غلط طور پر غلط قرار دیا ہے تو اسے غیر مستحکم ہونا چاہئے تو، ان گھنٹوں میں ریکارڈ ریکارڈ ریکارڈ کرنے کے لۓ آپ کو ہدایت کرسکتا ہے.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کس طرح کمپنی کی تنخواہ کی ادائیگی کی ہے. مثال کے طور پر، آپ کو یہ معلوم کرنا ہوگا کہ آیا یہ براہ راست تنخواہ، تنخواہ کے علاوہ کمیشن، اضافی وقت، ٹکڑا، یا براہ راست فی گھنٹہ ادا کرے گا.
آپ کو یہ صرف ادا کرنے اور ٹیکس کے سوالات کے لئے کرنے کی ضرورت نہیں ہے، لیکن بہت سے دوسرے فیصلے گھنٹوں کی تعداد پر کام کرتے ہیں. مثال کے طور پر، FMLA کے لئے اہلیت ایک سال میں کام کی گھنٹوں کی تعداد پر منحصر ہے. اگر آپ کے پاس ایک دفعہ مستثنی ملازم ہے تو، آپ FMLA کی اہلیت کا تعین کرنے کے لئے وقت کی ریکارڈنگ کی ضرورت پر غور کرنا چاہتے ہیں. آپ کو یہ ثابت کرنے کی بھی ضرورت ہے کہ آپ نے اپنے کاموں کو اپنے تمام کارکنوں کو ادا کیا جس میں انہوں نے کام کیا.
فارم I-9: 3 سال کرایہ کے بعد، ختم ہونے کے بعد 1 سال، جو بھی بعد میں ہے.
ملازمت I-9 فارم کو برقرار رکھنا، اپنے ملازمین کے ریکارڈ سے الگ الگ ذخیرہ کیا، آپ ملازم کو نوکری اور روزگار کے خاتمے کے بعد ایک سال کے بعد، جس کے بعد بھی بعد میں تین سال بعد.
صحت / پنشن فوائد معلومات: 6 سال
آپ کو کم از کم چھ سالوں کے لئے آپ کے تمام فوائد کے لئے اپنے منصوبوں کے اپنے ریکارڈ رکھنے کی ضرورت ہے. عدالتوں نے یہ فیصلہ کیا ہے کہ اگر ایک ملازم آپ کو تسلیم کرے تو کہا کہ وہ اعلی پنشن کا مستحق ہے، مثال کے طور پر، یہ یہ ثابت کرنے کے لئے نجر کی ذمہ داری ہے کہ وہ زیادہ محتاج نہ کریں، ملازمت کی ذمہ داری نہیں کہ وہ ثابت کرے. ان سبھی خلاصہ منصوبہ کی تفصیلات رکھیں.
اگر آپ کے سابق ملازمین ہیں جو COBRA کے اہل ہیں، تو ان کے صحت کے فوائد کو بڑھانے کے لۓ، آپ کو ان سالوں کو صرف چھ سال تک محفوظ رکھنے کے لئے بھی برقرار رکھنا چاہیے. قانون برقرار رکھنے کی وضاحت نہیں کرتا ہے، لیکن اس سے ملازم ریٹائرمنٹ انکم سیکیورٹی ایکٹ (ERISA) کے تحت درخواست دے سکتا ہے کہ اس قانون کو چھ سال کے لئے برقرار رکھنے کی ضرورت ہے. محفوظ پہلو پر، ان ریکارڈوں کو نہ ڈالو.
FMLA ریکارڈز: 3 سال
جب ملازم FMLA کی درخواست کرتا ہے تو ، آپ کو اس کاغذ کی راہ میں رکھنے کی ضرورت ہے، یہاں تک کہ اگر آپ کو چھوڑ کر انکار نہ ہو. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ ہر ملازم کی چھٹی کا سراغ لگاتے رہیں گے - جب یہ شروع ہوا اور کتنا وقت استعمال کیا جاتا ہے. اگر ملازم منسلک FMLA ہے، تو یقینی بنائیں کہ آپ ہر چھوٹ کو ٹریک کریں اور گھنٹوں کی تعداد استعمال کریں. تاریخوں اور گھنٹوں کی تعداد دستاویز کی جانی چاہئے. یاد رکھو، ایک دن میں چند گھنٹے یا ایک ہفتے میں چند دن کے لئے وقفے کی چھٹی کا استعمال کیا جا سکتا ہے. یہ سب دستاویز کریں اور ان ریکارڈ کو برقرار رکھیں.
یاد رکھیں، یہ جامع فہرست نہیں ہے اور صرف وفاقی قوانین کے مطابق ہوتا ہے. اگر آپ مثال کے طور پر، اضافی ریکارڈ برقرار رکھنے والے قوانین کے تابع ہوسکتے ہیں تو، آپ فیڈرل ٹھیکیدار ہیں یا آپ کے ریاست مختلف معیارات ہیں. جب شک میں، اسے باہر نہ پھینک دیں.
آپ سوسائٹی آف انسانی وسائل مینجمنٹ (SHRM) میں ریکارڈ رکھنے اور لازمی رپورٹنگ کے بارے میں اضافی وسائل تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں.
ڈس کلیمر: براہ کرم نوٹ کریں کہ فراہم کی گئی معلومات، جبکہ مستند، درستگی اور قانونییت کی ضمانت نہیں دی جاتی ہے. یہ سائٹ دنیا بھر کے ناظرین کے ذریعہ پڑھا جاتا ہے اور روزگار کے قوانین اور قواعد و ضوابط ریاست سے ملک اور ملک سے ملک میں مختلف ہوتی ہیں. برائے مہربانی قانونی مدد یا ریاست، فیڈرل، یا بین الاقوامی سرکاری وسائل سے مدد حاصل کریں، اپنی قانونی تشریح کو یقینی بنائیں اور آپ کے مقام کے فیصلے درست ہو. یہ معلومات رہنمائی، خیالات، اور مدد کے لئے ہے.