اگر آپ ایک حوالۂ خط لکھنے کے لئے کہا جاتا ہے تو، ذہن میں رکھو کہ آپ کا مقصد اس بات کا ثابت کرنا ہے کہ یہ شخص کام کے لئے ایک مضبوط امیدوار ہے.
بس آپ کی تعریف کا اظہار کافی نہیں ہوگا؛ یہ خط مخصوص مثالوں پر توجہ دینا چاہئے جس سے پتہ چلتا ہے کہ ملازم اعلی کارکردگی کا حامل ہے. خط بھی پیشہ ورانہ ہونا چاہئے، اور کاروباری شکل میں لکھا جائے اور اچھی طرح ترمیم کی.
ملازمت کے لئے ایک ریفرنس خط لکھنا کس طرح کے بارے میں مزید جاننے کے لئے، ذیل میں تجاویز اور نمونہ حوالۂ خط ملاحظہ کریں.
ریفرنس خط لکھنے کے لئے مشورہ
- ہاں کہہ کر اس سے پہلے احتیاط سے سوچو. اگر آپ شخص کے لئے مثبت خط لکھ سکتے ہیں تو صرف ایک حوالہ خط لکھنا "جی ہاں" کا کہنا ہے. اگر آپ اس شخص کو اچھی طرح سے نہیں جانتے ہیں، یا نہیں سوچتے ہیں کہ آپ کسی شخص کو اس بات کا یقین کر سکتے ہیں کہ آپ کو ملازمت کی سفارش کی جائے تو آپ کو نہیں کہنا چاہئے . یاد رکھیں کہ آپ کسی بھی خطے کے حوالہ فراہم کرنے کے کسی بھی ذمہ داری کے تحت نہیں ہیں، اور اس کے ساتھ آپ کو اتنی طاقتور طریقے سے کرنے کا اختیار ہے. آپ کہہ سکتے ہیں، مثال کے طور پر، آپ ایک حوالہ پیش کرنے کے لئے شخص کے کام کے ساتھ کافی واقف نہیں ہیں، یا حوالہ فراہم کرنے کے بارے میں نرس کی پالیسی کا حوالہ دیتے ہیں . (اگر، حقیقت میں، ایک موجود ہے. جھوٹ مت، یا آپ کو اپنے ساتھی کے سامنے پکڑ لیا اور شرمندہ ہونے کا خطرہ چلائیں گے.)
- کاروباری خط کی شکل کا استعمال کریں. اپنے خط کے لئے کاروباری خط کی شکل پر عمل کریں. اپنی رابطے کی معلومات، تاریخ، اور آجر کے رابطے کی معلومات شامل کریں. نوکری کو نوکری سے خطاب، یا، اگر آپ کو خط سے خطاب کرنے کے لئے نہیں معلوم ہے، تو آپ کہہ سکتے ہیں کہ "وہ کون ہے جو اس پر غور کر سکتا ہے،" یا صرف آپ کے پہلے پیراگراف کے ساتھ شروع ہوسکتا ہے.
- ملازمت کی تفصیل پر توجہ مرکوز کریں. آپ کو سفارش کرنے والے شخص سے ملازمت کی تفصیل کا ایک نقل پوچھنا. اس طرح، آپ پوزیشن کی مخصوص ضروریات پر توجہ مرکوز کرسکتے ہیں. اپنے خط میں مطلوبہ الفاظ کی تفصیل سے مطلوبہ الفاظ شامل کرنے کی کوشش کریں. یہاں تک کہ اگر آپ زیادہ عام سفارش لکھ رہے ہیں تو، آپ اب بھی نوکری سے ان قسم کی ملازمتوں کے بارے میں پوچھ سکتے ہیں جو ان کے لئے درخواست کریں گے.
- مخصوص مثالیں شامل کریں. کور خط میں، وقت کے مخصوص مثالیں فراہم کریں جس میں ملازم نے کام کے لئے ضروری مختلف خصوصیات یا مہارت کا مظاہرہ کیا. اگر ممکن ہو تو، اپنی کامیابیوں کو کم کرنے کے لئے نمبر استعمال کریں . مثال کے طور پر، آپ اس بات کی وضاحت کرسکتے ہیں کہ آپ کی کمپنی کے لئے کتنا پیسہ کمایا گیا ہے، یا کتنے گاہکوں نے روزانہ کی بنیاد پر اس سے رابطہ کیا.
- مثبت رہیں. ریاست جسے آپ سمجھتے ہیں کہ یہ شخص ایک مضبوط امیدوار ہے. شاید آپ کچھ کہہ سکتے ہیں کہ "میں اس شخص کو ریزرویشن کے بغیر سفارش کرتا ہوں،" یا "میں اس شخص کو دوبارہ کروں گا اگر میں کر سکتا ہوں." یاد رکھیں، آپ اس امیدواروں کی مدد کرنے میں مدد کرنا چاہتے ہیں.
- اپنی رابطے کی معلومات کا اشتراک کریں. اگر وہ مزید سوالات رکھتے ہیں تو آجر کے لۓ آپ سے رابطہ کرنے کا راستہ فراہم کریں. خط میں اپنا ای میل ایڈریس، ٹیلی فون نمبر، یا دونوں شامل کریں.
- جمع کرانے کے ہدایات پر عمل کریں. ملازم سے پوچھیں کہ خط کو کیسے جمع کرنا ہے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کسی بھی ضروریات کو پورا کرتے ہیں، خاص طور پر جہاں بھیجنے کے لئے اور جب، ساتھ ہی شکل (مثال کے طور پر، پی ڈی ایف، جسمانی خط، وغیرہ).
حوالہ خط کا مثال کیسے استعمال کریں
اپنے خط لکھنا سے پہلے سفارش کے نمونے اور سفارش ٹیمپلیٹس کے خط کا جائزہ لینے کا ایک اچھا خیال ہے. مثال آپ کو یہ دیکھ سکتے ہیں کہ آپ کو آپ کے دستاویز میں کیا مواد شامل کرنا چاہئے، جبکہ ٹیمپلیٹس آپ کو بہترین ترتیب کا احساس حاصل کرنے میں مدد کرسکتے ہیں اور کون سی سیکشن استعمال کرتے ہیں (جیسے تعارف اور جسم پیراگراف).
جب آپ کے تجزیہ خط کی تشکیل کی جاتی ہے تو، ہر پیراگراف کے درمیان ایک جگہ کے ساتھ واحد جگہ کی قسم کا استعمال کریں. اپنے متن کو بائیں طرف سیدھا کریں، اور تقریبا چار انچ انچ مارجن استعمال کریں. ایک روایتی فونٹ منتخب کریں جیسے ٹائم نیو رومن یا Arial. کم سے کم ایک صفحے کی لمبائی میں گولی مارو؛ اگر آپ کا خط بہت چھوٹا ہے، تو ایسا لگتا ہے کہ آپ کو امیدواروں کے بارے میں کافی سفارش نہیں ہے.
مثال کے طور پر، ٹیمپلیٹس اور ہدایات آپ کے خط میں ایک عظیم نقطہ نظر ہیں، امیدواروں کے کام کی تاریخ کو فٹ ہونے کے لئے آپ کو ہمیشہ ایک خط مثال کے طور پر درکار ہونا چاہئے، اور وہ کام جس کے لئے وہ درخواست دے رہا ہے.
ملازمت کے لئے حوالہ خط مثال
آپ کی بارگاہ میں عرض ہے:
میں آپ کی تنظیم کے ساتھ پوزیشن کے لئے امیدوار کے طور پر شیرون دو کی سفارش کرنا چاہتا ہوں. اسٹاف اسسٹنٹ کے طور پر اپنی حیثیت میں، شیرون کو اپنے دفتر میں 20XX-20XX سے ملازمت دی گئی تھی. شیرون نے اس پوزیشن میں ایک بہت اچھا کام کیا اور دفتر کے ساتھ اپنے دورے کے دوران ہماری تنظیم کے لئے ایک اثاثہ تھا. اس کے پاس بہترین تحریری اور زبانی مواصلات کی مہارت ہوتی ہے، بہت منظم ہے، آزادانہ طور پر کام کر سکتا ہے اور یہ کام یقینی بنایا جاسکتا ہے کہ یہ کام یقینی بنایا جائے.
ہماری کمپنی کے ساتھ اپنے دور کے دوران، شیرون محکمہ آفس کے اسسٹنٹس کی نگرانی کے لئے ذمہ دار تھا. یہ معاون، شیرون کے انتظام کے تحت، دفتر کے بنیادی انتظامی اور مذہبی افعال کے بہت سے ذمہ دار تھے.
شیرون نے مؤثر طریقے سے موثر آفس آپریشن کو برقرار رکھنے کے لئے بہت سے معاونین کا تعین کیا اور منظم کیا.
اس نے ان معاونوں کے لئے ایک تربیتی پروگرام تیار کیا جس نے انہیں نصف وقت میں استعمال کیا تھا.
شیرون ہمیشہ اس کی مدد کی پیشکش کرنے کے لئے تیار تھا اور گاہکوں، نرسوں، اور دیگر پیشہ ورانہ تنظیموں سمیت ہمارے دفتر کی خدمت کرنے والے بہت سے حلقوں کے ساتھ ایک بہت اچھا ریکارڈ تھا. ای میل، فون پر، اور اس شخص نے اس طرح کے اثاثے کو اپنے دفتر میں بنا کر ان تمام لوگوں کے ساتھ موثر طریقے سے بات چیت کرنے کی صلاحیت دی.
وہ کسی بھی کمپنی کی قیمت میں اضافہ کرے گی، اور میں اس کی کوشش کرتا ہوں کہ وہ کسی بھی کوشش کے لۓ وہ پیچھا کرے. براہ مہربانی مجھے بتائیں کہ اگر آپ کے پاس کوئی سوال ہے.
آپ واقعی میں،
دستخط ( سخت کاپی کا خط )
جین سمتھ
مزید پڑھیں: حوالۂ خط لکھیں مزید حوالہ خط مثالیں