پراجیکٹ کام اور معمولی کام کو تقسیم کرنے کے 5 طریقے
جب میں ٹیموں میں لوگوں سے گفتگو کرتا ہوں تو، وہ اکثر مجھے بتاتا ہے کہ وہ اس بات کا یقین نہیں کر رہے ہیں کہ آیا وہ ایک منصوبے پر کام کر رہے ہیں یا 'بس' معمول کی تقریب کے طور پر کاروبار کر رہے ہیں. دونوں کرداروں کو ایک تنظیم میں اور برابر طور پر درست ہونے کی ضرورت ہوتی ہے، لیکن یہ اس بات کو سمجھنے میں مدد کرسکتا ہے کہ آپ اس کام پر کام کر رہے ہیں تاکہ آپ بہتر طور پر تنظیم میں مجموعی طور پر بیٹھ سکتے ہیں.
چلو فرق کو صاف کرتے ہیں تاکہ آپ اس بات پر یقین رکھتے ہو کہ اس منصوبے میں کیا ہے اور کاروبار کا معمول ہونے کا کیا حصہ ہے. پراجیکٹ کے کام اور کاروبار کے درمیان معمول کے کام کے پانچ اہم فرق ہیں. آپ اکثر 'بزنس کے طور پر کاروبار' دیکھیں گے BAU کے طور پر مختصر.
منصوبوں بزنس میں تبدیلی؛ BAU تبدیلی کی شناخت کرتا ہے
سب سے پہلے، اس طرح کی تبدیلی سنبھالنے میں فرق ہے.
بزنس معمول کی کارروائیوں کے کاروبار کو چلاتے ہیں. وہ روشنی پر رکھتی ہیں. وہ گاہکوں کی خدمت کرتے ہیں، اور وہ اہداف کو مارتے ہیں. BAU ٹیموں کو یہ بھی پتہ چلا ہے کہ موجودہ کاروباری عمل کیوں کام نہیں کررہے ہیں اور اب مقصد کے لئے موزوں نہیں ہیں. جب ایسا ہوتا ہے، بی اے یو ٹیمیں ایسے ہیں جو تبدیلی کی ضرورت کو پہچانتے ہیں.
ایک مینیجر، اسٹریٹجک جائزہ لینے کے ایک حصے کے طور پر، یہ بتاتا ہے کہ اس ڈویژن یا کاروباری یونٹ کو اپنے اہداف تک پہنچنے کے لۓ کیا تبدیلی کی ضرورت ہے. یا، ایک ڈیپارٹمنٹ میں روشن چمک شاید ملازمت کی تجویز کی منصوبہ بندی کے ذریعہ تبدیلی کے لۓ ایک تجویز پیش کرے.
سپیکٹرم کے دوسرے اختتام پر، آپ کو ایک سینئر مینیجر کی طرف سے تیار ہونے والے ایک مکمل کاروباری کیس ہوسکتے ہیں جس میں تبدیلیوں کی فراہمی کی ضرورت ہوتی ہے جو ان کے ڈویژن کو سال کے لئے اپنے مقاصد تک پہنچنے میں مدد ملتی ہے.
یہ صرف کاروباری عمل کو چلانا نہیں ہے. بی اے یو کرداروں میں کام کرنے والوں کو یہ بھی احساس ہوسکتا ہے کہ ریگولیٹری فریم ورک میں تبدیلیوں کی وجہ سے یا تنظیم کے مسابقتی صورتحال کا حصہ ہے.
فرنٹ لائن عملے کو حکمت عملی فراہم کرنے کے لئے کام کرتا ہے، اور وہ جانتا ہے کہ وہ وہاں حاصل کرنے کے لئے مختلف کیا چاہتے ہیں.
منصوبوں کو اس تبدیلی کو لاگو کرنے کے لئے میکانزم ہے. منصوبوں پراجیکٹ مینجمنٹ کا استعمال کرتے ہوئے BAU افعال میں اور اس کے ذریعے تبدیل کر دیتے ہیں. ہم واضح کریں گے کہ پراجیکٹ مینجمنٹ مزید ہے. پروجیکٹ تنظیم نے تبدیلی کی فراہمی پر کام کیا ہے کہ بی اے یو ٹیموں کی نشاندہی کی گئی ہے. ایسا ہوتا ہے جب ایک پروجیکٹ کی منظوری کے عمل سے گزر گیا ہے جو عام طور پر کاروباری معاملہ اور سینئر مینجمنٹ کی منظوری دیتا ہے.
یہ کہنا نہیں ہے کہ ایک پروجیکٹ کے کردار میں لوگ کاروباری مشقوں کو بہتر بنانے کا مشورہ نہیں دے سکتے ہیں، لیکن وہ ان کے کردار کے تحت ان کے کردار کے کردار کے بجائے ملازم کے طور پر کام کر رہے ہیں.
یہ تقسیم، جس میں آپ کو بھی 'کاروبار کو تبدیل کرنے کے طور پر خلاصہ سنا جائے گا، کاروبار چلائیں' منصوبوں کے اختتام پر بھی نمایاں ہے. اس منصوبے کو لاگو کرنے کا ایک متبادل ایک پیداوار فراہم کرنا ہے. یہ نیا سافٹ ویئر کا ایک ٹکڑا، ایک عمارت، ایک نیا سروس یا کچھ اور ہو سکتا ہے. BAU ٹیم کاروباری فوائد کو فروغ دینے کے لۓ اس کے لۓ لے جانے اور اس کے اچھے استعمال کے لۓ ذمہ دار ہے. دوسرے الفاظ میں، منصوبے فوائد حاصل کرنے کی صلاحیت فراہم کرتی ہے، اور BAU آپریشنز اس صلاحیت کو فائدہ حاصل کرنے کے لئے استعمال کرتے ہیں.
منصوبوں خطرے کا انتظام کریں؛ BAU خطرہ کو کم کرتا ہے
کاروباری طور پر معمول کے افعال کے اثرائط ہونے کے لۓ، آپ یہ محسوس کریں گے کہ بی اے یو ٹیموں کو تمام خطرات کو آپریشن میں کم کرنے کی کوشش کی جاتی ہے. بہتر تنظیمی استحکام کے لئے کاروبار سے باہر کی غیر یقینی صورتحال کو لے کر اور دوبارہ قابل عمل عمل ایک اچھی چیز ہے.
منفرد اور غیر یقینی ہونے کے ان کی فطرت سے، منصوبوں کو خطرے کا ایک عنصر کی ضرورت ہوتی ہے. کمپنی ایک منصوبے کے ذریعہ نامعلوم ہونے میں تھوڑا سا چھلانگ بنا رہی ہے، کیونکہ یہ تبدیلی متعارف کردی جاتی ہے اور کچھ بھی نہیں بچاتا ہے جو اس سے پہلے نہیں تھا.
اس وجہ سے پراجیکٹ ٹیموں کو تنظیم کے BAU طرف مختلف طریقے سے خطرہ ہے. مثبت نتائج حاصل کرنے کے لئے پروجیکٹ مینیجرز، مثبت اور منفی دونوں خطرے کا انتظام کرنا چاہتے ہیں. اس میں ممکنہ خطرے کو کم کرنے کے لئے خطرے کو کم کرنے میں شامل ہوسکتا ہے جو یہ ہونے والا ہے، لیکن اس میں دیگر خطرے کے انتظاماتی حکمت عملی بھی شامل ہے.
یہ ممکن نہیں ہے کہ آپ کبھی کسی منصوبے پر خطرے کو بجھانا کریں گے، لیکن آپ اپنے BAU کے کام کے لئے اچھے آپریشنل وجوہات کے لئے ایسا کرنے کے قابل ہوسکتے ہیں.
منصوبوں وقت پر پابند ہیں؛ BAU جاری ہے
منصوبوں میں ایک آغاز، درمیانی اور آخر ہے. یہ منصوبے کی زندگی سائیکل ہے . دراصل، ایک منصوبے کی سب سے زیادہ وضاحت کی خصوصیت یہ ہے کہ یہ ختم ہوجاتا ہے. پروجیکٹ مینیجر اور منصوبے ٹیم اس وقت کے دوران منصوبے پر کام کرتی ہے. پھر ٹیم اختتامی اور قریبی مرحلے کے دوران ختم ہو گیا ہے.
BAU روکا نہیں ہے. آپ، یقینا، کسی فنکشن کو بند کر سکتے ہیں یا عمل کو روک سکتے ہیں، اگر یہ تجارت کے لئے زیادہ ضرورت نہیں ہے - اگرچہ یہ ایک منصوبے کے طور پر منظم کیا جائے گا !. بی اے یو فنکشن جاری نہیں ہونے والی تاریخ کے ساتھ جاری کام تیار کرتا ہے.
منصوبوں کی سرمایہ کاری کی جا سکتی ہے؛ BAU اکثر نہیں ہو سکتا
منصوبوں کو دارالحکومت بنایا جا سکتا ہے اور اکثر بی اے یو نہیں ہوسکتا ہے - آپ اپنے موجودہ کاروباری کاروبار کے معمول کے کام کے لئے آپریٹنگ اخراجات پر متفق ہیں. دوسرے الفاظ میں، منصوبوں اور 'دوسرے' کاموں کے لئے اکاؤنٹنگ علاج مختلف ہیں.
پراجیکٹ فنڈ اکثر خدمات میں اثاثہ لانے سے متعلق ہے، مطلب یہ ہے کہ قیمت سرمایہ کاری کی جا سکتی ہے. کچھ معاملات میں، آپ دنیا اور آپ کے مقامی اکاؤنٹنگ کے قواعد و ضوابط پر منحصر ہے، آپ لائن سے بھی کم قیمت پر لاگو کرسکتے ہیں.
BAU اخراجات عام طور پر اویکس (کام کرنے والے اخراجات) کو سمجھا جاتا ہے اور کمپنی کے منافع اور نقصان کے اکاؤنٹس میں ٹریک کیا جاتا ہے.
پراجیکٹ فنڈ اور کاروباری فنڈز عام طور پر، ایک بہت ہی خاص علاقہ ہے لہذا یہ ہمیشہ آپ کے فنانس کے ماہرین سے مشورہ لے جانے سے قبل اپنے تنظیم میں کیا ہونا چاہئے اور اس کے بارے میں کوئی فیصلہ نہیں کرنا چاہئے. اکاؤنٹنگ قوانین ملک سے ملک سے مختلف ہیں، اور یہاں تک کہ تنظیم سے تنظیم میں جہاں انفرادی کاروباری اداروں کو خاص عمل اور کام کرنے کے طریقوں ہیں.
اگر شک میں، ہمیشہ چیک کریں!
منصوبوں کو کراس فیکٹری ٹیموں میں شامل BAU فنکشنل ٹیمز میں شامل ہے
آخر میں، پراجیکٹ ٹیموں کے میک اپ میں بہت بڑا فرق ہے. منصوبوں میں ماہرین کے کثیر نظریاتی ٹیموں کو شامل کرنے کے لئے ایک خاص پیداوار فراہم کرنے کے لئے ایک دوسرے کے ساتھ لایا جاتا ہے. معلوم ہے کہ پروجیکٹ ٹیم کو کیسے حوصلہ افزائی کرنا اہم ہے کیونکہ بعض اوقات منصوبوں کو ہر کسی کے ساتھ بات چیت کے بغیر شروع ہوتا ہے. اگر لوگ ان پر واضح کام نہیں کرتے ہیں تو وہ ان کے بہترین کام نہیں کرتے.
پروجیکٹ ٹیموں کو خاص کرداروں کو بھرنے کے لوگوں سے بنا دیا گیا ہے. یہ کام کے عنوان نہیں ہیں لیکن مختلف ذمہ داریوں کے ساتھ اس منصوبے کے اندر پوزیشن. پراجیکٹ کی ٹیم پر اہم کردار ہیں:
- پروجیکٹ اسپانسر
- پروجیکٹ مینیجر
- سینئر سپلائر (کام کرنے کے لئے ذمہ دار تنظیم، جو آئی ٹی کی طرح ایک داخلی ٹیم یا ایک بیرونی ٹھیکیدار یا فروش ہو سکتا ہے)
- کسٹمر (یہ ایک داخلی کسٹمر ہو سکتا ہے جیسے مختلف ڈپارٹمنٹ مینیجر، یا، ایک کلائنٹ کی خدمات کے ادارے میں، وہ گاہک جس کے لئے آپ اس منصوبے کو فراہم کررہے ہیں)
- موضوع معاملہ ماہرین (لوگوں کو اس منصوبے کی مدت یا اس کے حصے کے لۓ ٹیم پر لایا جاتا ہے جو اپنی مہارت کا استعمال منصوبے کی کامیابی میں شراکت کے لۓ استعمال کرتے ہیں).
ایک منصوبے کی ٹیم میں رول کے بارے میں مزید معلومات حاصل کریں.
دوسری جانب BAU کام، فعال ٹیموں کی طرف سے منظم کیا جاتا ہے. وہ ان کے اپنے حق میں ماہرین ہیں لیکن تقسیم کے طور پر اور عام طور پر کم پراجیکٹ کے ساتھ دوسرے محکموں کو پروجیکٹ ٹیموں کے مقابلے میں زیادہ تر گروپ کے طور پر شامل کیا جاتا ہے.
یہ عام طور پر واضح ہے کہ انہیں کیا کام کرنا ہے اور ٹیم کے مقاصد کو کیا کرنا ہے. ان شعبوں میں شرکت کے کردار کے لئے ان کا واضح اہداف اور نقطہ نظر ہوں گے. ایک مثال ایک کسٹمر سروس ٹیم ہو گی، جو آپ کے گاہکوں سے آپ کے پروڈکٹ کے بارے میں کالز اور ای میلز کو بڑے پیمانے پر کسٹمر سروس ڈویژن کا حصہ بناتے ہیں.
یہ پیچیدہ ہے: اوورلوپ ہے. مثال کے طور پر، اس کسٹمر کال سینٹر میں ٹیم لیڈر ان کے میدان میں ایک ماہر ہے. وہ ایک کام کی ٹیم کو منظم کرنے کے لئے ایک پراجیکٹ کی ٹیم میں اور دوسرے منصوبوں کو جو ایک گاہک کے رابطے سے تعلق رکھتے ہیں اس منصوبے کے حصے کو فراہم کرنے کے لۓ وسائل حاصل کرسکتے ہیں. لیکن ان کے منصوبے کے کام میں، وہ موضوع معاملہ کے ماہر، کردار کسٹمر سروس ٹیم لیڈر نہیں ہیں. ایک پروجیکٹ ٹیم کے رکن کے طور پر، وہ منصوبے کے بجٹ کے ان کے حصے کے ذمہ دار ہوں گے اور اختتام اہداف کو پورا کرنے کے لئے کام کیسے کیا جائے گا اس کے ارد گرد اعلی درجے کی صوابدید ہے. شاید یہ ان کے BAU کردار میں نہیں ہے.
BAU اور منصوبوں کے درمیان تنازعہ
پروجیکٹ کا کام اور BAU کام ایک دوسرے کے ساتھ ساتھ ساتھ بیٹھ سکتا ہے، لیکن اس سے کہیں زیادہ کشیدگی نہیں ہے. ایسا ہوتا ہے کیونکہ منصوبوں کی حیثیت کو تبدیل کرنے کی کوشش کی جاتی ہے. حیثیت یہ بہت اچھی طرح سے کام کرتا ہے، اور لوگوں کو، زیادہ تر حصے کے لئے تبدیلی کی طرح نہیں ہے، لہذا وہاں ہمیشہ کشیدگی کا تھوڑا سا اثر ہوگا.
دوسرا، جب آپ اپنے منصوبے کی ٹیم میں شامل ہونے کے لئے لوگوں سے پوچھ رہے ہیں، تو وہ وفاداری کے تنازع سے متاثر ہوسکتے ہیں. کیا ان کی پہلی ذمہ داری ان کے روزگار یا منصوبے پر ہے؟ واضح مقاصد اور انتظامیہ سے منصوبے کے لئے ایک مضبوط عزم یہاں کی مدد کرسکتا ہے اور مواصلاتی طور پر کھلی لائنوں کو برقرار رکھتا ہے تاکہ وہ جان لیں کہ کمپنی اور ٹیم کی ترجیحات کیا ہونا چاہئے.
تیسری، کاروبار چلانے کو ہمیشہ رکھنا ہمیشہ ترجیح ہے. اس کے منصوبوں کی ٹیموں کے لئے اس کا اثر ہے جو ان کے فنڈز کو کاٹ کر دیکھتے ہیں، اہم وسائل BAU کرداروں اور اوقات کی فہرستوں میں تاخیر کی وجہ سے تاخیر کی وجہ سے ہیں کیونکہ تنظیم کے روزانہ آپریشن رکھنے کے لۓ کام توجہ مرکوز کر رہا ہے.
پروجیکٹ مینیجرز اس کے ساتھ مایوس ہو سکتے ہیں لیکن یہ ہمیشہ اس طرح کی جا رہی ہے، اور یہ ہونا چاہئے. اگر اس کمپنی میں اس وقت ٹوٹ گیا ہے تو ایک شاندار منصوبے فراہم کرنے میں کوئی نقطہ نظر نہیں ہے اور جو کچھ آپ نے بنایا ہے اسے استعمال کرنے کے لئے کوئی بھی باقی نہیں ہے!
دماغ میں ان ہدایات کے ساتھ، یہ دیکھنے کے لئے آسان ہونا چاہئے کہ آیا آپ منصوبوں یا BAU یا دونوں پر کام کر رہے ہیں.