ملازمین ایک سفارش خط فراہم کرسکتے ہیں جو ان ہدایات کو پیروی کرتی ہیں
جب وہ حرکت کرتے ہیں، ملازمتوں کو تبدیل کرتے ہیں، یا ریٹائیر کرتے ہیں تو ملازمین کو نگرانیوں کا سراغ لگ جاتا ہے.
کاروبار چلتے ہیں اور قریبی یا مل کر یا حاصل کر رہے ہیں. انسانی وسائل کے محکموں کو ریکارڈ کھو دیا گیا ہے.
ممکنہ حوالہ کے طور پر سابق سپروائزر کے ساتھ رابطے میں رہنے کی کوشش کرتے ہیں یہاں تک کہ ملازمین، اور ایک حوالہ چیک کے لئے ان کے حوالہ جات تیار ، وقت کے ساتھ ان کے حامیوں کا ٹریک کھو سکتے ہیں. کسی ممکنہ ملازم کے بارے میں حوالہ جات حاصل کرنے کے لئے میری کوششوں میں سے ایک میں، میں نے ایک کمپنی کو کاروبار سے باہر دیکھا، ایک سپروائزر نامعلوم جگہوں پر منتقل ہوگیا، اور ایک سپروائزر جو مر گیا. خوش قسمتی سے، تین کمپنیوں میں سے ایک ایک ایچ آر دفتر تھا جو ملازم کا ریکارڈ تھا اور ملازمت کی تفصیلات کی تصدیق کرنے میں کامیاب تھا - لیکن کچھ نہیں.
میرے پاس ایک سفارش خط کے بارے میں جذبات ہیں. جیسا کہ میں کسی حوالہ چیک کی درخواست کے جواب میں بتاتا ہوں، ایک سفارش کا خط ہمیشہ کے لئے رہتا ہے اور سفارش کے خط لکھے جانے کے بعد اس کے مواد کو لاگو نہیں ہوتا ہے. لیکن، ایک تحریری خط ایک قابل ملازم کے لئے ممکنہ تحفہ ہے.
ایک سفارش خط دن بچا سکتا ہے. واضح طور پر چھپی ہوئی ایڈریس اور ٹیلی فون کے ساتھ، کمپنی اسٹیشنری پر تحریر، سفارش کے خط کو کبھی کبھی کسی درخواست دہندگان کی سندوں کو فروغ دینے کی ضرورت ہوتی ہے. ایک آجر کے طور پر، خاص طور پر اگر آپ اپنی کاروباری صورتحال میں تبدیلیوں کی توقع کرتے ہیں، جیسے ہی آپ نے ابھی تک بیان کیا ہے، اپنے ملازمتوں کو عطیہ دیتے ہیں.
ملازم کو ایک سفارش خط کے ساتھ فراہم کریں .
ایک سفارش خط لکھیں
ایک سفارش کا خط ہمیشہ کے لئے ختم ہوسکتا ہے اور وقت میں کسی خاص لمحے میں ملازم کی کارکردگی کی ایک سنیپ شاٹ ہے. اس کے نتیجے میں، خیال رکھو اور آپ کو ایک سفارش خط لکھتے ہیں اور اس معلومات پر غور کریں کہ آپ کی سفارش کے خط کو تسلیم کیا جاتا ہے. اگر پالیسی موجود ہے تو ایک سفارش خط کے حوالے سے اپنی کمپنی کی پالیسی پر عمل کریں.
کسی بھی صورت میں، اپنے انسانی وسائل کے شعبہ سے اپنے سفارشاتی خط کا جائزہ لینے کے لۓ اس سے کہو کہ آپ اس بات کا یقین کر لیں کہ آپ اپنی کمپنی اور آپ کی اپنی اپنی دلچسپیوں کی حفاظت کر رہے ہیں. ان ہدایات کے مطابق ایک ملازم سفارش کے خط لکھیں.
- معیاری کاروباری خط کی شکل میں پرنٹ ایڈریس، فون، اور اضافی رابطے کی معلومات کے ساتھ اصل کمپنی سٹیشنری پر سفارش خط فراہم کریں. آپ سٹیشنری لفافے میں سٹیشنری پر سفارش خط کی کئی کاپیاں کے ساتھ ملازم کو فراہم کرسکتے ہیں. (یہ ہمیشہ کے لئے ایک سفارش کے خط بار بار فوٹو کاپی کرنے کے برا عمل کی حوصلہ افزائی کر سکتا ہے - ہمیشہ کے لئے.)
- سفارش کے خط کو مخصوص آجر کو جو ایڈریس لیٹر کی درخواست کر رہا ہے، یا ملازم کو بھیجنے کا ارادہ رکھتا ہے، سفارش خط. اگر سفارش کا خط عام ہے، تو خط کو ایڈریس کریں: "وہ کون ہو سکتا ہے جو اس سے ہو ."
- سیاہی میں سفارش خط پر دستخط کریں اور آپ کا نام، نوکری کا عنوان ، فون توسیع، اور ای میل ایڈریس شامل کریں.
- اس کے ساتھ شروع کریں: یہ سفارش کی ایک خط ہے : ملازم کا نام.
- ملازم، ملازم کے ملازمت کا عنوان، اور ملازم کا کام اپنے رشتے کا بیان کریں. مثال کے طور پر، "میں مارک کے سپروائزر تھا جب اس نے الیکشن کے آلے میں لطیہ ڈپارٹمنٹ میں ایک ہنر مند تجارتی مشین آپریٹر کے طور پر کام کیا."
- سفارش خط کے اہم اجزاء کے لئے، ملازم کے کام کی اہم ذمہ داریوں کی وضاحت کریں. مثال کے طور پر، "مارکس کی اہم ذمہ دارییں ایکس مشین چل رہی تھیں؛ کمپنی کے اوزار اور آلات کو برقرار رکھنے؛ ایک محفوظ اور اچھی طرح سے محفوظ کام کے علاقے کو تشکیل دے. خرابیوں کا سراغ لگانا معیار، مشین، اور کارکردگی کے مسائل؛ دن شفٹ ٹیم لیڈر کے طور پر خدمات انجام دے رہے ہیں؛ میری غیر موجودگی میں متبادل سپروائزر کے طور پر مجھے حمایت کرنا؛ اور ملازم ملوث ٹیم کے سربراہ کے طور پر کام کرتے ہیں.
- پھر، سفارش خط کے جسم میں، ملازم کے شراکت اور قدر کا مجموعی تشخیص فراہم کرتے ہیں. بیان پر غور کرنا چاہئے کہ تشخیص مارک کی کارکردگی کے لئے وقت میں ایک خاص نقطہ نظر کے لئے ہے. مثال کے طور پر، "مارک ایک قابل ملازم تھا جس نے اپنے ڈیپارٹمنٹ میں کام کیا جب معمول سے بہتر تھا. یہ واضح ہے اور ان کی تفویض کی قیادت میں قیادت کی کرداروں کو تسلیم کیا گیا ہے. "
- ریاست مارکس کے اگلے ملازمت کا موقع کے لئے معاونت کی وجہ سے اگر مارکس نے سفارش خط میں آپ کا روزگار چھوڑ دیا ہے. مثال کے طور پر، "ایک اور کمپنی میں سپروائزر کی حیثیت کو قبول کرنے کے لئے الیکون کا آلہ بائیں نشان زد کریں. کئی سالوں تک ایک سپروائزر کا کام یہاں دستیاب نہیں ہوگا. "
- مثبت نوٹ پر سفارش کا خط مکمل کریں. مثال کے طور پر، "ہم مارک جانے کے لئے معذرت مند تھے لیکن سپروائزر کے طور پر اپنی نئی نوکری میں انہیں سب سے بہتر کی خواہش تھی."
- آخر میں، یہ بتائیں کہ ممکنہ آجر آپ سے رابطہ کرسکتا ہے، اگر اسے اضافی معلومات کی ضرورت ہو. سفارش کا خط سائن ان کریں اور مکمل کریں.
یہ ایک ملازم سفارشاتی خط کا مناسب اجزاء ہیں.
سفارشاتی خط میں لکھنا نہیں ہے
آپ کو ایک ملازم کو ایک تحریر خط لکھنے سے پہلے کچھ احتیاط کے مطابق ہے. جب آپ ایک سفارش خط لکھتے ہیں تو اس طرح کے بیانات نہیں بناتے ہیں. مت کرو:
- تفصیلات فراہم کریں کہ آپ اس بات کا یقین نہیں جانتے کہ اگر وہ آپ کے فرم کے ملازمت کی ملازمت کی حد سے باہر تھے. مثال کے طور پر، اس کمپنی کا نام نہ لیں جس کے بارے میں آپ کو یقین ہے کہ ملازم کام کرنے گیا تھا. آپ کو معلوم نہیں ہے کہ ملازم کبھی وہاں ملازم کیا گیا تھا. آپ کو مارک کی طرف سے بتایا گیا تھا کہ اس نے ایک نگرانی کے طور پر کام کو قبول کیا ہے. آپ کی سفارش کا خط ممکنہ طور پر متضاد معلومات فراہم نہیں کرنا چاہئے جو اس کی ملازمت کی تلاش میں ملازم کے بعد بعد میں مشکلات پیدا ہوسکتا ہے.
- مستقبل کا فیصلہ ایک ہی کارکردگی جس پر آپ یہ کہہ سکتے ہیں وہ کارکردگی ہے جو آپ نے تجربہ کیا ہے جب ملازم نے آپ کے لئے کام کیا. کسی اور چیز کی سفارش کے خط کے لئے کرسٹل گیند گریز اور غیر مناسب ہے. یہ ناممکن ہے: "مجھے یقین ہے کہ آپ کو نشان زد سے بھی وہی مثالی کارکردگی ملے گی جسے ہم نے الیکشن کے آلے کے لئے کام کیا تھا." ٹائمز میں تبدیلی؛ زندگی میں تبدیلی غیر متوقع واقعات واقع ہوتے ہیں. سڑک کے نیچے دس سال یا آپ کے ممکنہ آجر کے لئے، یہ ناقابل قبول ہے.
- کسی بھی قسم کی تنخواہ، سوشل سیکورٹی نمبر ، دوڑ، مذہب، شادی شدہ حیثیت، خاندان کی ساخت، طبی مسائل یا عمر کی ذاتی، محفوظ، یا خفیہ اہلکار کی معلومات فراہم کریں . (میں نے ایک مرتبہ ایک حقیقی سفارش کا خط موصول کیا تھا کہ سپروائزر اس بات کو یقینی بناتا تھا کہ بیٹی اس کی حاضری کو بہتر بنانے اور اب ایک بہترین ملازم بنیں گے کہ اس کی طلاق حتمی تھی، اس کے بچے کی دیکھ بھال کے مسائل حل ہو چکے ہیں، اور اس کے سابق شوہر کو باہر سے باہر منتقل کردیا گیا تھا. میں یقین رکھتا ہوں کہ سپروائزر نے اس سفارش کو ایک مثالی مثبت طریقے سے بنایا.)
- حقیقت سے متعلق معلومات کے علاوہ کچھ بھی فراہم کریں جو آپ براہ راست ذاتی تجربے کے ساتھ کرسکتے ہیں.
انسانی وسائل کی طرف سے جائزہ لینے کے بعد، سفارش خط کی ایک نقل ، ملازم کے عملے کی فائل میں رکھنا چاہئے.