سطح 1 مینجمنٹ کی مہارت

Beginners کے لئے مینجمنٹ کی مہارت

مینجمنٹ مہارت کی سطح کی سطح 1 بنیادی مہارت کو ظاہر کرتا ہے جو کسی بھی مینیجر کو شروع کرنا ضروری ہے. یہ مینجمنٹ کی مہارت کے پرامڈ کی بنیاد ہے، جو اس مہارت کو ظاہر کرتی ہے کہ مینیجر کامیاب ہونا پڑتا ہے اور یہ ظاہر کرتا ہے کہ ان مینجمنٹ کی مہارتوں کو کامیابی کے لحاظ سے ایک دوسرے پر کس طرح بنایا گیا ہے.

بنیادی مینجمنٹ کی مہارت

چار بنیادی مینجمنٹ کی صلاحیتیں موجود ہیں جو کسی کو کسی مینیجمنٹ کے کام میں کامیابی حاصل کرنے کے لئے ماسٹر ہونا ضروری ہے .

یہ چار بنیادی مہارتیں منصوبہ بندی، منظم، براہ راست اور کنٹرول کرنے کے لئے ہیں اور ذیل میں تفصیل سے الگ الگ تبادلہ خیال کیا جاتا ہے.

منصوبہ

منصوبہ بندی کسی بھی انتظامی کام میں پہلا اور سب سے اہم قدم ہے. یہ اکثر نظر انداز یا صاف طور پر کھڑا قدم بھی ہے. جبکہ منصوبہ بندی اور تفصیل کی تفصیل کی ضرورت ہوتی ہے، کام سے کام سے مختلف ہو جائے گا، اس کام کو چھوڑنے کے لئے یہ یقینی طور پر تباہی کو بلغاریہ کو بلغاریہ کو مدعو کرنا ہے. یہی ہمیں ہمیں 6 پی منصوبہ بندی کی عکاسی دیتا ہے (یا 7 پی کے مطابق آپ کس طرح شمار کرتے ہیں).

اگرچہ زیادہ سے زیادہ لوگ عام کاروباری منصوبہ بندی کے ساتھ اصطلاح کی منصوبہ بندی سے منسلک ہوتے ہیں، لیکن منصوبہ بندی کے مختلف سطح بھی ہیں:

• اسٹریٹجک منصوبہ بندی
• حکمت عملی کی منصوبہ بندی
• آپریشنل منصوبہ بندی

اور مختلف قسم کی منصوبہ بندی ہیں:

• تباہی کی منصوبہ بندی
• کامیابی کی منصوبہ بندی
• بحران کی منصوبہ بندی
• معاوضہ منصوبہ بندی

منظم کریں

ٹیم کے کام کو موثر طریقے سے اور مؤثر انداز میں حاصل کرنے کے لۓ ایک مینیجر ٹیموں، کاموں اور منصوبوں کو منظم کرنے میں کامیاب ہوسکتا ہے.

ابتدائی مینیجر کے طور پر، آپ کو ایک چھوٹی سی ٹیم یا ایک پروجیکٹ ٹیم کو منظم کیا جا سکتا ہے. جب آپ کو ڈیپارٹمنٹ منظم کرنا یا کمپنی کا نیا ڈویژن کرنا ہوگا تو یہ وہی مہارتیں بعد میں اپنے کیریئر میں ضروری ہو گی.

واضح طور پر، کام کی منصوبہ بندی اور اسے منظم کرنے کے درمیان بہت زیادہ اوپریپ ہے. جہاں منصوبہ بندی کی ضرورت ہوتی ہے اس پر توجہ مرکوز کی جاتی ہے، تنظیم زیادہ فعال ہے اور اس سے زیادہ بہتر کام کیا جائے گا.

جب آپ کام کو منظم کرتے ہیں، تو آپ کو یہ ضرورت ہے:

• کردار کی ضرورت کا تعین،
• کرداروں کو کاموں کو تفویض کریں،
• کردار کے لئے بہترین وسائل (لوگوں یا آلات) کا تعین کریں،
• وسائل حاصل کریں اور کرداروں کو مختص کریں ، اور
• کرداروں کو وسائل کو تفویض کریں اور ان کی ذمہ داریاں اور ذمہ داری پیش کریں.

چاہے آپ کو ایک چھوٹا سا ٹیم یا انتظام کرنے کا ایک منصوبہ ملا ہے، مینیجرز کو شروع کرنا بھی دفاتر اور ڈیٹا سسٹم کو منظم کرنے کے قابل ہونا چاہیے.

آپ اپنی ٹیم کو ایک دوسرے کے ساتھ مل کر جسمانی طور پر منتقل کرنے میں کامیاب نہیں ہوسکتے، لیکن آپ کو اس پر غور کرنا چاہئے. دوسری طرف، آپ کو بہت سے لوگوں کو ایک چھوٹی سی جگہ میں منتقل کرنے کی ضرورت ہو گی اور آپ کو چیزیں منظم کرنا پڑے گی تاکہ ٹیم اس جگہ کے اندر مؤثر طریقے سے کام کرسکیں. بعد میں اپنے کیریئر میں، آپ کو کئی مختلف محکموں اور ان کی مخصوص ضروریات سے ٹیموں کو ایڈجسٹ کرنے کے لئے دفتر کو منظم کرنے کی ضرورت ہوسکتی ہے.

آپ کو تمام سارے نظاموں کو منظم کرنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہوگی جس سے آپ کی ٹیم کو جمع کرنے یا تقسیم کرنے کی ضرورت ہو گی. ان دنوں، وہ شاید کمپیوٹر سسٹم ہیں. آپ کو یہ فیصلہ کرنا ہوگا کہ آیا مثال کے طور پر، آپ کو کمپنی کے اندرونی مشترکہ صفحات یا فائل سرور پر صرف مشترکہ فولڈر قائم کرنے کی ضرورت ہے. آپ کس طرح نظام کو منظم کرنے کے لئے جا رہے ہیں تاکہ معلومات کی ضرورت ہے جو سب کو اس کے پاس رسائی ہے (اور یہ ان لوگوں کے لئے دستیاب نہیں ہے جو اسے اپنے حریفوں کی طرح نہیں دیکھنا چاہتے ہیں)؟

اگر آپ کی ٹیم کو معلومات کے علاوہ کسی چیز کی ضرورت ہوتی ہے یا پیدا کرتی ہے، تو آپ کو منظم کرنا ضروری ہے کہ آپ کی ٹیم کو اس کی ضرورت ہو گی، جب اسے ضرورت ہو تو، اور دوسروں کو یہ بھی معلوم ہوسکتا ہے کہ آپ کی ٹیم صحیح وقت پر پیدا کرتی ہے.

اپنے آپ کو منظم کرنے کے بارے میں مت بھولنا. ہم اس مینجمنٹ مہارت کے پرامڈ کے لیول 3 میں اعلی سطح پر جائیں گے، لیکن ابتدائی منیجر کے طورپر بھی آپ کو اپنے آپ کو منظم کرنے کے قابل ہونا ضروری ہے، آپ کا وقت، اور آپ کی جگہ تو آپ سب سے مؤثر ہوسکتے ہیں.

آخر میں، یاد رکھیں کہ یہ ایک بار چیزوں کو منظم کرنے کے لئے کافی کم ہے. وسائل، مقاصد اور بیرونی عوامل میں مسلسل تبدیلیوں کے ساتھ آپ کو عام طور پر ان کے لئے ایڈجسٹ کرنے کے لئے دوبارہ منظم کرنے کی ضرورت ہوگی.

براہ راست

ڈائریکٹنگ عمل قدم ہے. آپ نے منصوبہ کی منصوبہ بندی اور منظم کیا ہے. اب آپ کو کام کرنے کے لۓ اپنی ٹیم کو براہ راست کرنا ہوگا. اس بات کا یقین کرکے شروع کریں کہ ٹیم ہر کسی کو ٹیم میں واضح ہے.

کیا وہ سب جانتے ہیں کہ مقصد کیا ہے؟ کیا وہ سب جانتے ہیں کہ اس مقصد کو ٹیم کو حاصل کرنے میں ان کی کردار کیا ہے؟ کیا ان کے پاس ہر چیز کی ضرورت ہوتی ہے (وسائل، اتھارٹی، وقت، وغیرہ).

ھیںچو، پش نہ کرو

اگر آپ کو اپنی طرف متوجہ کرنے کے بجائے ٹیم کو ہدایت (ان کی قیادت کریں) کو ہدایت کرنے میں آپ کو مؤثر ثابت ہو جائے گا (واپس بیٹھو اور احکامات دیں ). آپ اپنی ٹیم میں لوگوں کو حوصلہ افزائی کرنا چاہتے ہیں اور انہیں ٹیم کے اہداف کی طرف مدد اور حوصلہ افزائی کرنا چاہتے ہیں.

اختیار

کچھ لکھنے والوں کو اس مہارت کو "نرم" کرنے کی کوشش کرتے ہوئے اسے "سماج" یا اسی طرح کی شرائط کہتے ہیں. میں مضبوط اصطلاح کو ترجیح دیتا ہوں، کیونکہ یہ ضروری ہے کہ مینیجر ٹیم کی سرگرمیوں کو کنٹرول کرنے میں کامیاب ہو.

مندرجہ بالا قدموں میں، آپ نے کام کی منصوبہ بندی کی ہے، وسائل کو منظم کرنے کے لئے یہ سب سے مؤثر طریقے سے بنائے، اور ٹیم کو کام شروع کرنے کی ہدایت کی. کنٹرول کے قدم میں آپ کام کئے جا رہے ہیں. آپ منصوبہ کی اصل پیش رفت کا موازنہ کریں. آپ اس بات کی توثیق کرتے ہیں کہ تنظیم آپ کام کر رہی ہے جیسا کہ آپ نے اسے ڈیزائن کیا ہے.

اگر سب کچھ اچھی طرح سے جا رہا ہے، تو آپ کو نگرانی کے سوا کچھ کرنے کی ضرورت نہیں ہے. تاہم، یہ مکمل طور پر ہوتا ہے. کسی کو بیمار ہو جاتا ہے، ڈیٹا بیس کی طرح ہر ایک تکرار سے زیادہ عرصہ لگتا ہے، ایک اہم مدمقابل ان کی قیمتوں کو کم کرتا ہے، آگ اگلے دروازے کی تعمیر کو تباہ کر دیتا ہے اور آپ کو کئی دنوں تک نکلنا پڑتا ہے، یا کسی اور عنصر کو آپ کی منصوبہ بندی پر اثر انداز ہوتا ہے. کنٹرول کے قدم اب یہ بتاتا ہے کہ آپ کو اثرات کو کم سے کم کرنے کے لئے کارروائی کرنا ہے اور جلد از جلد ممکنہ طور پر ممکنہ طور پر چیزوں کو واپس لاتا ہے.

اکثر اس کا مطلب منصوبہ بندی کے مرحلے اور ایڈجسٹ کرنے کے منصوبوں پر واپس جا رہا ہے. بعض اوقات یہ تنظیم میں تبدیلی کی ضرورت ہوسکتی ہے. اور آپ کو نئے اہداف کی طرف لے کر ان کو حوصلہ افزائی کرنا پڑے گا. اس کے بعد، آپ کو نئی منصوبہ بندی پر قابو پانے اور اگر ضرورت ہو تو ایڈجسٹ کریں. یہ کام جاری ہے جب تک کہ آپ کام کو مکمل نہ کریں.

منیجر کنٹرول کے اوزار

کنٹرول کے مرحلے میں، آپ نے کارکردگی اور معیار کے معیار کو مقرر کیا اور آپ اس بات کا یقین کرنے کی نگرانی کرتے ہیں کہ وہ ملاقات کر رہے ہیں. اس طرح کے بہت سے اوزار آپ کے پاس دستیاب ہیں کیونکہ آپ کی نگرانی کرنے کی ضرورت ہے.

• شیڈولنگ ٹولز - کئی سافٹ ویئر کے اوزار آپ کو اپنے شیڈول میں شامل کرنے کی اجازت دیتا ہے اور پھر باقاعدہ ترقی کو اپ ڈیٹ کرنے کی اجازت دیتا ہے. پروگرام شیڈول میں تبدیلیوں کو اجاگر کرے گا لہذا آپ لینے کے لئے اصلاحی کارروائی کی شناخت کرسکتے ہیں.
• مالیاتی کنٹرول - مینیجر کے طور پر، آپ کو عام طور پر بجٹ پڑے گا. فنانس ڈیپارٹمنٹ کی رپورٹیں آپ کو بتائیں گے کہ آپ کے اخراجات (لوگوں اور دیگر وسائل پر) منصوبہ سے مماثلت کیسے رکھتا ہے.
• لوگ کنٹرول کرتے ہیں - آپ کو یقین رکھنا ضروری ہے کہ آپ کے ٹیم پر تمام لوگ منصوبہ بندی کے طور پر کام کر رہے ہیں. اگر وہ نہیں ہیں تو، آپ کو اس وجہ سے تلاش کرنے اور درست کرنے کی ضرورت ہے. کیا وہ مقصد نہیں سمجھتے؟ کیا ان کے پاس کچھ وسائل یا مہارت نہیں ہے جو انہیں ضرورت ہے؟ کیا کام ان کے لئے بہت بڑا ہے اور کسی دوسرے وسائل کو ترمیم یا تفویض کرنے کی ضرورت ہے؟ مینیجر کے طور پر آپ کا کام کا مطلب ہے کہ آپ کی ٹیم کو اس کے بارے میں رائے دینے کا مطلب ہے کہ ان کی کارکردگی منصوبہ سے متعلق ہے. جب ایسا نہیں ہوتا، تو آپ کو اصلاحی کارروائی کرنے کی ضرورت ہے.