سمارٹ ملازمین ملازمین ریکارڈز کے لئے 4 مختلف فائلوں کو برقرار رکھنے کے
ملازم ریکارڈز کی کارل فائلیں
ہر ملازم کے لئے ایک اہلکار کی فائل برقرار رکھی جاتی ہے. ان پرسنل فائلوں میں خفیہ دستاویزات شامل ہیں اور انسانی وسائل کے عملے کے ذریعہ منظم اور زیر انتظام ہیں.
کارکن فائلوں کو کچھ ملازمتوں میں ملازم، ملازم، اور ملازم کے مینیجر کی طرف سے استعمال کردہ اہم ملازم ریکارڈز ہیں.
دوسروں میں اور یہ ملازم اہلکار کی فائل کی سفارش کردہ نقطہ نظر تک رسائی HR سے محدود ہے اور نگرانی کے تحت ملازم ہے.
ایک اہلکار فائل میں عام دستاویزات میں ملازمت کی درخواست ، ایک خاندان کے ہنگامی رابطہ فارم، دستاویزی مضحکہ خیز عمل کی تاریخ، دوبارہ شروع، ملازم ہینڈ بک رسید ملازمت کا دستخط، آجر کو دستخط کرنے کے دستخط، اختتامی تشخیص، نوکری تشخیص، یا کارکردگی میں شامل ہیں ترقیاتی منصوبہ، ٹریننگ سرٹیفکیٹ اور حاضری ثبوت، اور ہر ملازم کے بارے میں موجودہ ذاتی رابطہ کی معلومات.
تمام اہلکار فائلوں میں ایک ہی دستاویزات موجود نہیں ہیں لیکن ہر عمل کے فائل میں کچھ دستاویزات موجود ہیں. ملازم کی کارکردگی کا دستاویزی اہلکار فائل میں نہیں ہے جب تک کہ اس نے نظم و ضبط کی کارروائی، ایوارڈ، یا بقایا کامیابی حاصل کرنے کا کوئی دوسرا معاہدہ نہیں کیا.
اس طرح کے روزانہ کی کارکردگی کا نوٹ فائل میں ہے کہ مینیجرز اپنے ملازمین کی کارکردگی، مقاصد، اور شراکت کو برقرار رکھے.
ملازم ریکارڈز کے پے رول فائلیں
پے رول فائلوں کو ملازم کا ریکارڈ بھی برقرار رکھا جاتا ہے. پے رول فائلوں میں ملازم کی ملازمتوں، محکموں، معاوضہ کی تبدیلیوں، گارنشیات، قرضوں، اور کسی ملازم کو ادا کرنے کے لئے ضروری ہے اور ملازم کی معاوضہ کی تاریخ کی ایک نقل رکھنا ضروری ہے.
تنخواہ کی فائل میں سرکاری فارموں جیسے ڈبلیو، ڈبلیو، 4، اور سوشل سیکورٹی جیسے ملازمت کی طرف سے بھرا ہوا دستاویزات کی تاریخ بھی شامل ہوگی. فائل میں ملازم کے فوائد کے بارے میں معلومات اور ملازم پنیچ سے ادائیگیوں کو واپس لینے کی اجازت بھی ہوگی.
ملازمین کی میڈیکل فائلیں
ملازمت کی طرف سے ایک ملازم طبی فائل بھی برقرار رکھی جاتی ہے. طبی فائل میں ملازم کا ریکارڈ کسی کو بھی دستیاب نہیں ہے، اس کے علاوہ انسانی وسائل نامزد کردہ عملے اور ملازم جن کے ریکارڈ فائل میں برقرار رہیں. طبی فائلوں میں ڈاکٹر کے نوٹ، FMLA درخواست کاغذ، منشیات کی جانچ کی معلومات، ضروری جسمانی معلومات، اور دیگر ایسے دستاویزات جو ملازم یا اس کے خاندان کے رکن کے طبی صحت سے متعلق ہیں.
ملازمین کے ریکارڈوں کی رازداری کی وجہ سے میڈیکل فائلوں کو محفوظ اسٹوریج اور رازداری کا سب سے زیادہ ڈگری حاصل ہے. یہ سفارش کی جاتی ہے کہ طبی فائلوں کو بند شدہ فائل دراز میں رکھنا چاہئے جس میں ایک کمرے میں مقفل ہوسکتی ہے جو انسانی حقوق کے نامزد کارکنوں کے علاوہ ملازمین تک رسائی نہیں ہے.
ملازمت کی ریکارڈز I-9 فائلیں
I-9 فائلیں گھر کے ملازم کا ریکارڈ ہے جو تمام ملازمین کے لئے ایک فائل میں رکھی جاتی ہیں جو دوسرے ملازم کے ریکارڈ سے علیحدہ ہیں.
ملازمتوں کو ملازمت I-9s کا جائزہ لینے کے لئے اختیار کرنے والے سرکاری اہلکاروں اور دیگر اداروں سے ملازم کی رازداری کو برقرار رکھنے کے لئے ملازمین کو دوسرے ملازم کے ریکارڈ سے علیحدہ رکھنا.
علیحدہ مقام میں I-9s کو برقرار رکھنے کے اس بات کو یقینی بنایا جائے گا کہ اگر آپ فیڈرل I-9 فائل کا جائزہ لیں تو سرکاری ملازمین کو ملازمین یا اس کے روزگار کے بارے میں کسی دوسرے ریکارڈ تک رسائی حاصل نہیں ہوگی، I-9 فارم. ان تحقیقات ہر سال بڑھ رہے ہیں تاکہ اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ کے ملازمین نے I-9 فارموں کو مناسب طریقے سے بھرایا ہے یا آپ جینوں کے تابع ہوسکتے ہیں اور ممکنہ طور پر جیل کے وقت ہوسکتے ہیں.
ملازمتوں کے ملازمین کی ریکارڈ تک رسائی
ملازمتوں کو عام کاروباری گھنٹوں کے دوران انسانی وسائل عملے کے شخص سے رابطہ کرکے اپنے ملازم کا ریکارڈ دیکھ سکتا ہے.
کوئی ملازم کسی بھی دستاویز کو اپنے ریکارڈوں میں تبدیل نہیں کرسکتا یا خارج کرسکتا ہے جو انسانی حقوق کے عملے کے عملے کی موجودگی میں نظر آسکتا ہے.
آپ کو اپنے ملازمت کے دستی کتاب میں ملازمت کے اہلکار دیکھنے کی پالیسی ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہے اور ان کی فائلوں کو دیکھنے کے لئے ملازم کی درخواستوں کے بارے میں انفرادی طور پر عمل کریں.
اگر ملازمت آپ کے ملازمت کو چھوڑنے کے بعد اپنے اہلکار کے ریکارڈ کی نقل کا ایک تحریری درخواست بھیجتا ہے، تو آپ انہیں ایک کاپی بھیجنے کی ضرورت ہے.
کبھی کبھار، آپ ایک ملازم کا سامنا کریں گے جو شکایات سے متعلق ہیں کہ ان کے انسانی وسائل کے شعبے کے ذریعہ کس قسم کے ملازمین کو برقرار رکھا جاسکتا ہے. یہ ایسے ملازمین ہیں جو زیادہ تر ان کے ملازم فائلوں کی ایک نقل کی درخواست کر رہے ہیں. ایک بار پھر، بغیر امتیازی سلوک ، فائل کا ایک کاپی بنانا اور اسے بھیجنا. (آپ کو یہ ممکنہ طور پر رائے مل جائے گی کہ ملازمت حیران کن ہو گی کہ انسانی حقوق کے عملے کو کیسے برقرار رکھا گیا ہے.)
کچھ حکومتی اداروں میں، ملازم کو چارج کرنے اور فائل بھیجنے کے لئے چارج کرنے کے لئے جائز ہے.
ڈس کلیمر: براہ کرم نوٹ کریں کہ فراہم کی گئی معلومات، جبکہ مستند، درستگی اور قانونییت کی ضمانت نہیں دی جاتی ہے. یہ سائٹ دنیا بھر کے ناظرین کے ذریعہ پڑھا جاتا ہے اور روزگار کے قوانین اور قواعد و ضوابط ریاست سے ملک اور ملک سے ملک میں مختلف ہوتی ہیں. برائے مہربانی قانونی مدد یا ریاست، فیڈرل، یا بین الاقوامی سرکاری وسائل سے مدد حاصل کریں، اپنی قانونی تشریح کو یقینی بنائیں اور آپ کے مقام کے فیصلے درست ہو. یہ معلومات رہنمائی، خیالات، اور مدد کے لئے ہے.