HR معلومات کی ٹیکنالوجی کا تعین کرنے سے متعلق سوالات کی ضرورت ہے
لیکن HR اور دیگر ایگزیکٹوز کیسے جانتے ہیں کہ وہ تمام تفصیلات کو منظم کرنے کے لئے بہترین HR انفارمیشن ٹیکنالوجی کا انتخاب کر رہے ہیں، اور وہ جو حل منتخب کرتے ہیں وہ وقت کا امتحان کھڑے ہو گا؟
انسانی وسائل انفارمیشن ٹیکنالوجی کو منتخب کرنے کے عمل میں پوچھنا اور جواب دینے کے لئے کلیدی سوالات مندرجہ ذیل ہیں.
- ایچ ٹی معلومات کی ٹیکنالوجی کے سافٹ ویئر فراہم کرتا ہے کہ لچک اور اسکالٹیبل کی ڈگری کیا ہے؟ HR پیشہ افراد کو یہ معلوم ہونا چاہئے کہ آیا سافٹ ویئر ایک سے زیادہ ایکسل اسپریڈشیٹس، ڈیٹا بیس، اور کاغذ کے دستاویزات سے اعداد و شمار کو درآمد کرسکتے ہیں اور اس کے ساتھ ساتھ اس طرح کے دوسرے نظام اور اعداد و شمار کی ضرورت ہوتی ہے.
سوفٹ ویئر کو متعدد ذرائع سے معلومات میں لے اور فلٹر کرنے کے قابل ہونا چاہئے. مثالی طور پر، یہ عمل خود کار طریقے سے ہونا چاہئے. بہت سارے آن لائن اندراج کے حل کی ضرورت ہوتی ہے کہ ان کے نظام کو اپ ڈیٹ کرنے کے لئے کیریئر پر جانے سے پہلے ڈیٹا کو دستی طور پر جوڑی جائے. اپ ڈیٹ کی شکل، ٹرانسمیشن شیڈول، اور ترسیل کے طریقہ کار کے آٹومیشن بلنگ اور اہلیت کے مسائل کو ختم کرنے میں مدد مل سکتی ہے. - کیا سافٹ ویئر HR کی کمپنی اور فوائد کیریئرز کے قوانین کو ایڈجسٹ کرنے کے قابل ہو گی؟ واقعی قابل اندراج انجن ہر اندراج کی سرگرمی کا اندازہ کریں گے اور خاص طور پر مطلوبہ اہلیت کی ضروریات کو پورا کرنے کے لئے ڈیزائن کیا گیا اصولوں، پیغامات، اشارے، اور اختیارات کے کسی بھی ضروری مجموعہ کو لاگو کریں گے. اس سافٹ ویئر کو کسی بھی اہلیت کے قوانین کو ایڈجسٹ کرنا چاہئے جو کمپنی اور کیریئر ہے.
- کیا HR معلومات کی ٹیکنالوجی تنظیم کے ساتھ بڑھنے اور پیمانے پر قابو پائے گا؟ ایچ ٹی ٹی نے نئے ملازمین ، دفاتر، فوائد میں تبدیلیوں اور قوانین کو برقرار رکھنے کے طور پر ٹیکنالوجی کی صلاحیت بڑھانے کا ارادہ رکھتا ہے. HR ان عناصر کے لئے حد کے بارے میں پوچھنا چاہئے.
- کیا HR انفارمیشن ٹیکنالوجی سافٹ ویئر دوسرے نظاموں کے ساتھ ضم کرنے میں کامیاب ہے؟ پے پال اور دیگر افعال اکثر فوائد کے انتظام کے طور پر بہت سے معلومات کا اشتراک کرتے ہیں . HR زیادہ صلاحیتوں کو حاصل کرسکتا ہے جب اعداد و شمار اور کسی دوسرے نظام میں درج کردہ ملازمت کی معلومات کسی دوسرے نظام کے ساتھ شریک ہوجائے. ٹریکنگ ملازم کی بھرتی ایک اور ضروری تقریب ہے.
- عمل کو لاگو کرنے یا تعمیر کرنے کے لئے کون ذمہ دار ہے؟ کیا سطح کی تربیت شامل ہے؟ بعض حلوں کو کلائنٹ کو ابتدائی عمل درآمد کے ساتھ بہت ملوث ہونے کی ضرورت ہوتی ہے، جس سے پہلے سے ہی ہیگ ایچ ٹی منتظمین کے لئے زبردست ہوسکتا ہے.
انسانی حقوق کو لازمی طور پر ٹریننگ اور تکنیکی مہارت کی سطح پر واضح سمجھنے کی ضرورت ہو گی جس کی ضرورت ہوگی اور متوقع وقت کی مقدار. اس موضوع پر سوال و جواب حل فراہم کرنے والے ٹھیک ٹھیک علاقوں میں بصیرت فراہم کرسکتے ہیں جو ابتدائی طور پر سادہ نظر آسکتے ہیں، لیکن ابھی تک اہم تکنیکی ماہرین شامل ہیں. اس کے بعد HR اس مخصوص کاموں کا تعین کرسکتا ہے جو مکمل طور پر مکمل طور پر مکمل ہونے سے بچنے کے لئے ممکن ہوسکتا ہے، ممکنہ طور پر HR معلومات کی ٹیکنالوجی کی قیمت اور ROI کو کم کرنا. - اگر تربیت شامل ہے تو کیا کوئی چارج ہے؟ ٹریننگ کی اخراجات کا بھی اندازہ کیا جانا چاہئے- دور دور دورہ اور دورے کے دورے کے سفر کے اخراجات بھی شامل ہیں. انسانی حقوق کی معلومات ٹیکنالوجی اپنانے میں شامل تمام مشکل اور نرم اخراجات کے بارے میں انسانی حقوق کے بارے میں آگاہ ہونا ضروری ہے.
- ڈیٹا کون کرے گا؟ اس سوال کا جواب انسانی وسائل کی تنظیم ہونا چاہئے . کمپنیوں کو کسی بھی ایپلی کیشن سروس فراہم کرنے والے (ایس ایس پی) کو اپنے ڈیٹا کو منتقل کرنے کے قابل ہونا چاہئے. اگر ڈیٹا کیریئر کے ملکیتی سرور پر رہتا ہے تو، اس وقت کبھی بھی کمپنیوں کو اضافی فیس چارج کی جا سکتی ہے جو اس کیریئرز کو تبدیل کرنا چاہئے.
- کیا قسم کی بحالی اور رکنیت کی ضرورت ہے؟ جب سافٹ ویئر کسی سائٹ کے سائٹ کے کاموں یا سرورز پر نصب ہوجائے تو، اس ٹیکنالوجی کو باقاعدگی سے اپ ڈیٹس کی ضرورت ہوتی ہے اور اس کی منصوبہ بندی کرنے اور انتظام کرنے کے لئے ممکنہ ہوسکتا ہے. HR معلومات کی ٹیکنالوجی کے بارے میں اپ ڈیٹس اکثر خود کار طریقے سے ایپلی کیشنز سروس فراہم کرنے والے (ASP) یا سافٹ ویئر سروس (ساؤ) ماڈل کے ذریعہ دستیاب آن لائن کے ساتھ آن لائن دستیاب ہوتے ہیں.
- HR معلومات کی ٹیکنالوجی میں کیا حفاظتی اقدامات کئے جاتے ہیں ؟ اگر سافٹ ویئر آن لائن دستیاب ہے تو، ASP یا SaaS ماڈل کے ذریعہ، فراہم کنندہ روزانہ بیک اپ، بیک اپ سرورز، اور حفاظتی تہوں کو پیش کرنا چاہئے. غیر مجاز اہلکاروں کی طرف سے کھوئے ہوئے یا تک رسائی حاصل کرنے سے معلومات کی حفاظت کے لئے اضافی نظام اور طریقہ کار ہونا چاہئے. ایچ آر، دوسرے مینیجرز کے مشورے سے، ان کو اختیار کرنے کے لئے خصوصی اختیار ہونا چاہئے کہ اس کو انسانی حقوق کی معلومات کے ٹیکنالوجی تک رسائی حاصل ہوگی اور کس حد تک.
- کیا ملازمتوں کو فوائد کی منصوبہ بندی میں اندراج کرنے کے قابل ہو جائے گا اور حقیقی وقت میں ان کے ذاتی ڈیٹا اور منصوبہ کا انتخاب کرنے میں تبدیلی کی جائے گی؟ ملازمت کا رسائی ایک وسیع پیمانے پر، کمپیوٹر تک عام رسائی پر غور کر دیا جانا چاہئے.
ملازم کی اکثریت گھر میں انٹرنیٹ تک رسائی حاصل ہے. ملازمت خود سروس وقت اور رقم کو بچانے کے لئے بہت بڑی صلاحیت فراہم کرتا ہے. ایک خود مختار سروس سسٹم اپنے ملازمین اور ان کے انحصاروں کے بارے میں معلومات داخل کرنے کے ذریعے آسانی سے ملازمین کو ہدایت کرے گا.
سسٹم کو دستیاب منصوبوں کو واضح طور پر پیش کرنا چاہئے اور ملازمین کو اپنی سہولت پر انتخاب کرنے کے قابل بنائے، ان عملوں کو پورے عمل میں جادوگروں کے ساتھ آسان کرنا. ملازمتوں کو بھی انحصاروں کو شامل کرنے اور معلومات کے طور پر ضروریات کو تبدیل کرنے، ایک دن میں 24 گھنٹے، ہفتے کے سات دن، سال کے دور میں بھی شامل ہونا چاہئے.
یہ آپ کے تنظیم کے انسانی وسائل کی معلومات کی ٹیکنالوجی کی ضروریات کا جائزہ لینے کے طور پر جواب دینے کے لئے اضافی سوالات ہیں.
- کیا ٹیکنالوجی کو اختیار کرنے کے اختیار سے انسانی وسائل فراہم کرے گا جو تک رسائی حاصل کرے گی اور کونسی ڈگری حاصل کرے گی؟ اسی رگ کے ساتھ ملازم تک رسائی فراہم کرنا، ٹیکنالوجی کو حتمی طور پر HR کو دینا چاہئے. انسانی حقوق کو یہ ہونا چاہئے کہ وہ تمام اعداد و شمار کو منظور کرنے سے پہلے کیریئرز منتقل ہوجائے، اور یہ بھی اس بات کا تعین کرنی چاہئے کہ ملازمین اور دوسروں کو کس حد تک رسائی حاصل ہے.
- انسانی معلومات کی ٹیکنالوجی سے کیا قسم کی رپورٹنگ کی صلاحیتیں دستیاب ہیں؟ رپورٹنگ ٹیکنالوجی کو ایک سے زیادہ خیالات اور فارمیٹس (سپریڈ شیٹ، پی ڈی ایف، ایچ ٹی ایم ایل)، بڑے تصویر کی تشخیص اور فیصلہ سازی کو بڑھانے کے لئے ڈرل کرنے کی صلاحیت پیش کرنا چاہئے. HR کسی بھی وقت، مخصوص منصوبوں میں اندراج، بقایا کارروائی، اور فوائد اور دیگر ملازم کے اعداد و شمار کے سلسلے میں ملازم ڈیموگرافک معلومات میں تبدیلیوں کا تعین کرنے کے قابل ہونا چاہئے.
- کیا سافٹ ویئر HR بچانے کے وقت کی مدد کے لئے مخصوص خصوصیات پیش کرتا ہے؟ اپنی اپنی ڈیپارلیمنٹ کی ضروریات پر منحصر ہے، HR ممکنہ طور پر بیچ میں معلومات پر عملدرآمد کرنے، اطلاعات اور COBRA پالیسیوں کے بلنگ کو منظم کرنے، خود بلنگ اور بلٹیفیکیشن کے اوزار، اور مخصوص رپورٹنگ فراہم کرنے کے بارے میں پوچھ گچھ کرنا چاہتا ہے.
- کیا سافٹ ویئر ملازمتوں سے بہتر بات چیت کرنے میں مدد کرنے کے لئے مخصوص خصوصیات پیش کرتا ہے؟ کچھ پروگرامز HR کو ملازمین کے ساتھ کئی سطحوں پر بات چیت کرنے کے لئے لچک فراہم کرتی ہیں - بڑے پیمانے پر ای میل، برقی بولٹن بورڈز، اور مخصوص فلٹر معیار (جیسے مقام، ڈپارٹمنٹ، انشورنس کی منصوبہ بندی، اندراج کی حیثیت، ریٹائرمنٹ کی حیثیت، اور دیگر) کے ذریعے HR معلومات ٹیکنالوجی کے نظام. بات چیت کرنے کے لۓ ایک بہت سے ذریعہ عمل عمل کو بہتر بنانے اور HR کو بہتر ہدف کرنے والے پیغامات میں مدد کرسکتے ہیں.
- کیا HR انفارمیشن ٹیکنالوجی کا نظام چیک اور بیلنس کا ذریعہ فراہم کرتا ہے؟ ٹرانزیکشن کو منظور کرنے کے لۓ HR کو چالو کرنے کے علاوہ، بہت سے HR معلومات ٹیکنالوجی کے نظام کو HR کے لئے اہلیتیں فراہم کرنے کے لئے بھی آڈیٹنگ کیریئر بلنگ میں دروازے کیپر کے طور پر خدمت کرنے کے لئے اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ وہ نظام کے اعداد و شمار سے اتفاق کرتے ہیں. یہ کر سکتے ہیں:
کیریئر انوائس کی درستگی کو یقینی بنائیں،
بچہ وقت اور پیسے،
ملازم اندراج کے بروقت ترسیل میں ، اور
جب ملازمتوں کی دیکھ بھال کے لئے جانے کی اہلیت کی اہلیت کی توثیق.
- کیریئرز کے بارے میں معلومات کس طرح تبدیل ہو گی؟ اور، اس بات چیت کے لئے کون ذمہ دار ہوگا؟ انسانی حقوق کی معلومات ٹیکنالوجی کے نظام کی انضمام صرف نگرانوں کی تعداد کی طرف سے فیصلہ نہیں کیا جاسکتا ہے جس کے ساتھ سافٹ ویئر رشتہ دار ہے لیکن کنکشن کی نوعیت سے یہ قابل بناتا ہے. فوائد کے انتظام کے سافٹ ویئر کے ذریعے کیریئرز کے ساتھ کامیاب بات چیت کو یقینی بنانا بہت سے اقدامات کی ضرورت ہے، بشمول:
ابتدائی عمل درآمد کے اعداد وشمار کی مردم شماری؛
جاری معلومات کے تبادلے کے لئے ابتدائی انضمام کو قائم کرنا؛
یقینی طور پر روزانہ یا ہفتہ وار بات چیت یقینی بنانے کیلئے ڈیٹا موصول ہوئی ہے اور درست طریقے سے لاگو کیا جاتا ہے؛
جاری اپ ڈیٹس کی نگرانی؛
اندراج کے لئے سنبھالا کیریئر کی ضروریات کو ریگولیٹرز کے مطابق عمل کیا جا رہا ہے؛ اور
ڈیٹا ایکسچینج کے رشتے کو بہتر بنانے کے لئے ہر کیریئر کے ساتھ ایک فعال رشتہ کو فروغ دینا.
جاننے والا ہر کام کے ذمہ دار کون ہے جو ایک مصنوعات کی پیشکش کو مکمل طور پر سمجھنے کے لئے ضروری ہے. ہر سافٹ ویئر کے فراہم کنندہ کو مندرجہ بالا بیان کردہ کاموں میں سے کچھ فراہم کرنے میں ایک مختلف سطح کی انضمام پیش کرے گی. ایچ ٹی وی کمپنیوں کے منتخب کردہ کیریئرز کے ساتھ مضبوط، مسلسل، ہموار تعلقات کا مظاہرہ کرنے والے وینڈرز کے ساتھ کام کرنے کی کوشش کرنی چاہئے.
بہت سے فراہم کنندہ عام ANSI 834 فائل کی ٹرانسمیشن کو فعال کرتے ہیں، جو کیریئر کی طرف سے قبول نہیں کیا جاسکتا ہے، اکثر عنصر گروپ کے سائز سے ایک عنصر ہوتا ہے. مینیجرز کو یہ فراہم کرنے والے افراد کو تلاش کرنا چاہئے جو پاک، قابل منتقلی ٹرانسفارمرز (ٹرانزیکشن کی اہلیت کو یقینی بنانا) پیش کرتے ہیں، مسائل سے بچنے کے لئے ہر کیریئر کی ضروریات کو اپنی مرضی کے مطابق. انہیں فراہم کرنے والوں کو یہ بھی دیکھنا چاہیئے کہ ایک وقف شدہ ایڈی آئی (الیکٹرانک ڈیٹا انٹرچینج) ڈیپارٹمنٹ کیریئر کے اپنے، مخصوص منتقلی کی زبان کے ساتھ بات چیت کرنے کے لئے.
- کتنے کسٹمر سروس فراہم کی جاتی ہے؟ کیا سروس کے لئے اضافی چارج ہے؟ ایچ ٹی آر کو مدد فراہم کرنے کے لۓ سطح کا تعین کرنا چاہئے اور کسٹمر سروس - آن لائن کی مدد سے کسی ڈیٹا بیس، آن لائن چیٹ، ای میل کی حمایت، ایک زندہ شخص کے ساتھ بات چیت، یا اس کا مجموعہ کے ذریعہ کیا ہونا چاہئے. فوائد کی حساسیت اور دوسرے HR کی معلومات کو دیکھتے ہوئے، مینیجرز کو براہ راست رابطے سے 24 گھنٹوں کے اندر انکوائری کرنے کا ایک جواب کی توقع ہے جو مدد کرسکتی ہے.
- HR انفارمیشن ٹیکنالوجی کے نظام کی لاگت کیا ہے اور اس سے فوائد کو بڑھاتا ہے؟ بشمول ایچ ٹی وی کی معلومات کے نظام کی مکمل لاگت کا جائزہ لینے کے، بشمول فراہم کردہ فوائد کے ساتھ، تمام سالانہ، ماہانہ، اور ایک بار چارجز شامل ہیں. تھوڑا سا زیادہ مہنگا نظام خصوصیات کے ساتھ ادائیگی کے مقابلے میں زیادہ ہوسکتا ہے جو ملازمین اپنے اپنے ریکارڈ کو برقرار رکھنے اور زیادہ سہولت، وقت کی بچت، اور درستگی فراہم کرنے کے قابل بناتے ہیں. ان عوامل پر غور کیا جانا چاہئے اور انسانی حقوق کی معلومات ٹیکنالوجی کے نظام کو منتخب کرنے میں وزن لیا جائے.
HR انفارمیشن ٹیکنالوجی کے نظام کی ضرورت بڑھ رہی ہے. HR کے عملے کے ساتھ انسانی معلومات ٹیکنالوجی کے نظام میں وسیع پیمانے پر اختیارات تلاش کرنے کے لۓ، یہ سب سے زیادہ دستیاب تجزیہ کا تجزیہ اور وزن بڑھانے کے لئے تیزی سے اہم ہے.
ایک ایچ ٹی وی انفارمیشن ٹیکنالوجی سسٹم کا انتخاب کرنا اس سرمایہ کاری کے طور پر دیکھنا چاہیے جو محکمہ اور کمپنی کی ضروریات کے ساتھ بڑھ جائے گا. یہ سوال آپ کو اپنی کمپنی کے لئے مناسب HR انفارمیشن ٹیکنالوجی کے نظام کی قیادت کرے گی.