یہاں عملے کی فائلوں کے بارے میں جاننے کی ضرورت ہے
- جب آپ کسی بھی وجہ سے معلومات تک رسائی کی ضرورت ہوتی ہے تو نوکری کو درست معلومات اور منظم کرنے کی ضرورت ہے. ہنگامی رابطوں میں تبدیلی، ملازم کے پتوں، کارکردگی کا اندازہ لگانا ، نظم و ضوابط ، ملازمت کی شناخت ، اور ملازمت کی درخواست کے مواد کو انفارمیشن کی قسم کی مثال ہے جو نجران کو فوری طور پر رسائی حاصل کرنے کے قابل ہو جائے گا.
- ملازمت صرف اہلکاروں کے مسائل جیسے ملازم کا انتخاب، کارکردگی، کام کی تاریخ، معاوضے کی استدلال، اور اندرونی فروغ دینے والے ایپلی کیشنز کے بارے میں دستاویزات کو برقرار رکھنے کی ضرورت ہے.
ایک ای ای او سی کا دعوی، ایک مقدمہ یا ملازمت کو بڑھانے یا فروغ دینے کی کمی کی توثیق کرنے کی ضرورت یہاں تک کہ نجر نے اس قسم کے ملازم دستاویزات کو جمع اور برقرار رکھا ہے. - کچھ ملازم ریکارڈ لازمی طور پر وفاقی یا ریاستی حکومتوں کے ذریعہ رکھنے کے لئے نرسوں کے لئے ضروری ہیں. کسی اہلکار کی فائل میں ملازم کی معلومات کو منظم کرنے تک رسائی اور قانونی تعمیل اور تیاری کا احساس ہوتا ہے.
کارل فائلوں کی اقسام
ایک آجر عام طور پر کئی قسم کے اہلکاروں کی فائلوں کو برقرار رکھتا ہے، کاروباری استعمال کے لئے، ملازم کی رازداری کے لئے، طبی رازداری کے لئے، اور قانونی تعمیل کے لئے. میں کسی بھی قانون سے واقف نہیں ہوں کہتا ہے کہ آجر کی کتنی فائلوں کو رکھنے کی ضرورت ہے.
تاہم، وہاں بہت سے قوانین ہیں، اور ملازمت کی فائلوں کے مواد کو کنٹرول کرنے اور اس کی معلومات تک رسائی حاصل کرنے والے ملازمین کی خفیہیت کے لئے بہترین عمل موجود ہیں.
یہ اہلکاروں کی فائلیں ہیں جو امریکہ میں زیادہ تر آجروں کو برقرار رکھتی ہیں. (دنیا بھر میں قوانین اور عمل مختلف ہو سکتے ہیں.)
- کارل فائل : یہ اہم ملازم فائل ہے جس میں ملازمت کے تعلقات کی تاریخ ہے.
- پے رول فائل : آپ تنخواہ اور فوائد کے بارے میں تمام تنخواہ کے معاملات کے لئے الگ فائل رکھنا چاہتے ہيں.
- ملازم میڈیکل فائل : وفاقی ہیلتھ انشورنس پورٹیبلٹی اور اکاؤنٹیبلٹی ایکٹ 1996 (ایچ آئی پی اے اے) نوکریوں کو خفیہ طور پر ملازم طبی ریکارڈوں کو تحفظ فراہم کرنے کی ضرورت ہے.
- I-9 ملازم کے فارم : آپ کو تمام ملازمین کے لئے علیحدہ فائل کی ضرورت ہوتی ہے (فی ملازم نہیں) I-9 فارمز کے بعد سے آپ سرکاری ملازمت نہیں چاہتے ہیں، جو مختلف قسم کے حالات کے تحت ان فارم کو چیک کرنے کے اہل ہیں. اہم، رازدار ملازم عملے کی فائلیں.
کارکن فائلوں پر ملازم تک رسائی
ملازمتوں کو انسانی وسائل کے عملے کی رہنمائی اور نگرانی میں ان کے ملازمت کے عملے کی فائل تک رسائی کی اجازت ہے . ملازمت کے اہلکار فائلوں کو آجر کا ملکیت سمجھا جاتا ہے جو ان کو برقرار رکھنے اور حفاظت کرنے کا ذمہ دار ہے.
نمونہ کارکن فائل کی پالیسی
مندرجہ ذیل آپ کی کمپنی میں استعمال کے لئے ایک نمونہ اہلکار فائل کی پالیسی ہے. اس سے مختلف فائلوں پر غور کیا جاتا ہے جو سفارش کی جاتی ہیں اور ہر فائل تک رسائی حاصل کرنا چاہئے.
نمونہ پالیسی
کمپنی ہر ملازم کے لئے تین ملازم فائلوں کو برقرار رکھتی ہے.
ایک اہلکار کی فائل ہر ملازم کے لئے (آپ کے نام کا نام) برقرار رکھا جاتا ہے. ان پرسنل فائلوں میں خفیہ دستاویزات شامل ہیں اور انسانی وسائل کے عملے کے ذریعہ منظم اور زیر انتظام ہیں.
اس فائل تک رسائی انسانی حقوق کے عملے تک محدود ہے اور یہ فرض کرتا ہے کہ ہر ملازم کے مینیجر کو ملازم کی کارکردگی کی کارکردگی سے متعلقہ دستاویزات کے ساتھ اپنی اپنی فائل برقرار رکھی جاتی ہے.
ایک اہلکار فائل میں عام دستاویزات میں ملازمت کی درخواست، ایک خاندان کے ہنگامی رابطہ فارم، دستاویزی مضحکہ خیز عمل کی تاریخ، دوبارہ شروع، ملازم ہینڈ بک اور آجر آجر آف دستی نشانیاں، موجودہ ذاتی معلومات، اور نوکری حوالہ جات شامل ہیں.
تمام اہلکار فائلوں میں ایک ہی دستاویزات موجود نہیں ہیں لیکن ہر عمل کے فائل میں کچھ دستاویزات موجود ہیں.
پے رول فائلوں کو بھی برقرار رکھا جاتا ہے؛ پے رول فائلوں میں ملازم کی ملازمتوں، محکموں، معاوضہ کی تبدیلی، اور اسی طرح کی تاریخ شامل ہے. پے رول فائل تک رسائی مناسب اکاؤنٹنگ اور ایچ آر کے عملے تک محدود ہے.
ایک ملازم طبی فائل بھی برقرار رکھی ہے. طبی فائل کے مواد کسی کو بھی دستیاب نہیں ہیں، اس کے علاوہ انسانی وسائل نامزد کردہ عملے اور ملازم جن کے ریکارڈ فائل میں برقرار رہیں. آپ کی کمپنی کا نام پر)، طبی فائلوں کو اعلی ترین ڈگری محفوظ اسٹوریج اور رازداری حاصل ہوتی ہے.
عام ملازمین کے دوران انسانی وسائل کے عملے کے فرد سے رابطہ کرکے ایک ملازم اپنے یا اپنے اہلکاروں کو فائل دیکھ سکتے ہیں. کوئی ملازم اس کے اہلکاروں کی فائل سے کسی بھی دستاویز کو تبدیل یا خارج کر سکتا ہے جو انسانی حقوق کے عملے کے عملے کی موجودگی میں نظر آسکتا ہے.
اس کے علاوہ ملازم فائلوں، ملازم کے ریکارڈوں، انسانی وسائل فائلوں، دستاویزات کے طور پر جانا جاتا ہے
ڈس کلیمر - برائے مہربانی نوٹ کریں:
سوسن ہیاتھ فیلڈ اس ویب سائٹ پر دونوں درست، عام احساس، اخلاقی انسانی وسائل کے انتظام، آجر اور کام جگہ جگہ کی مشورہ دینے کے لئے ہر ایک کوشش کرتا ہے، اور اس ویب سائٹ سے منسلک ہے، لیکن وہ ایک وکیل نہیں ہے، اور اس سائٹ پر مواد، جبکہ مستند، درست اور قانونییت کی ضمانت نہیں ہے، اور قانونی مشورے کے طور پر تشکیل نہیں کیا جارہا ہے.
یہ سائٹ دنیا بھر میں ناظرین اور ملازمت کے قوانین اور قواعد و ضوابط ریاست سے ریاست اور ملک سے ملک تک مختلف ہوتی ہے، لہذا یہ سائٹ آپ کے کام کی جگہ کے لئے ان پر متفق نہیں ہوسکتا ہے. جب شک میں، ہمیشہ قانونی مشورے یا ریاستی، وفاقی، یا بین الاقوامی حکومتی وسائل سے آپ کی قانونی تشریح کو یقینی بنانے کے لئے اور فیصلے درست ہیں. اس سائٹ پر معلومات صرف رہنمائی، خیالات اور مدد کے لئے ہے.